KHIZHNYAKOVComo controlar planos e frequência de alunos de academia no Excel
Controle de Planos e Frequência em Excel — Modelo Excel — Ver a planilha →
Em uma academia pequena, um estúdio de yoga, uma escola de dança ou um personal com agenda cheia, três perguntas aparecem todo dia: quantas aulas esse aluno ainda tem, quando o plano dele acaba e quem está sumido há semanas? Se a resposta depende da memória da recepção ou de um caderno, algo escapa: aula cobrada a menos, plano vencido que continua frequentando, aluno que sai sem que ninguém tenha tentado reter.
Um controle em planilha resolve isso com três cadastros e algumas fórmulas. Veja como montar.
Passo 1: cadastre os tipos de plano
Uma lista com nome, número de aulas, validade em dias e preço. Planos ilimitados têm o campo de aulas vazio ou marcado como «ilimitado».
| Plano | Aulas | Validade (dias) | Preço (R$) |
|---|---|---|---|
| Avulso | 1 | 7 | 40,00 |
| Pacote 8 aulas | 8 | 30 | 240,00 |
| Pacote 12 aulas | 12 | 45 | 330,00 |
| Mensal ilimitado | ilimitado | 30 | 290,00 |
Passo 2: registre cada venda
Uma linha por plano vendido, com cliente, tipo de plano, data de início e valor. O término é calculado:
=D2+PROCV(C2;Tipos!$A$2:$D$10;3;FALSO)+K2
onde K é uma coluna de dias extras, usada para trancamentos ou compensações. Se o aluno viajou duas semanas e você prorrogou o plano, basta somar 14 nessa coluna.
Passo 3: registre as visitas
Cada vez que o aluno vem, uma linha em Visitas: data, cliente, turma. Quanto mais simples o preenchimento, maior a chance de a recepção usar. Uma lista suspensa para o cliente ajuda.
Passo 4: calcule aulas usadas e saldo
Conte as visitas do cliente dentro da vigência do plano:
=CONT.SES(Visitas!$B:$B;B2;Visitas!$A:$A;">="&D2;Visitas!$A:$A;"<="&F2)
O saldo é o total de aulas menos as usadas. Exemplo: Maria comprou o pacote de 8 aulas em 02/10, com término em 01/11. Foi a 5 aulas. Saldo: 3 aulas, e faltam poucos dias. Alerta de renovação:
=SE(F2<HOJE();"Vencido";SE(OU(F2-HOJE()<=7;H2<=1);"Termina em breve";"Ativo"))
Aqui F é o término e H, o saldo de aulas (para planos ilimitados, deixe a regra só pela data)
Passo 5: dias sem visita
No cadastro de clientes, calcule a última visita com =MÁXIMO.SES(...) (ou MÁXIMOSES, conforme a versão) e os dias sem visitas com =HOJE()-última. Quem passa de 14 dias sem aparecer é candidato a uma mensagem de contato. É a forma mais barata de reduzir cancelamentos.
Passo 6: o resumo do negócio
Receita do mês: =SOMASES(vendas;data;">="&início;data;"<="&fim). Planos ativos hoje: =CONT.SE(status;"Ativo"). Frequência por turma e por mês mostra quais horários lotam e quais estão vazios, informação preciosa para montar a grade.
Erros comuns
- Contar visitas fora da vigência. Uma visita de um plano antigo não deve descontar do novo.
- Esquecer o trancamento. Sem uma coluna para dias extras, a recepção acaba mexendo na data de término.
- Não verificar o plano na hora do check-in. Registrar uma visita de quem não tem plano vigente causa conflito depois.
- Misturar plano ilimitado com pacote de aulas. O saldo só faz sentido para o segundo.
Planilha pronta: Controle de Planos e Visitas
A planilha paga reúne tudo. «Tipos» traz os planos com aulas, validade e preço. «Clientes» guarda contatos, total de visitas e dias sem visitas. Em «Planos» cabem até 1500 vendas, com término, usadas, saldo e status. «Visitas» aceita até 8000 registros e verifica se há plano vigente. «Resumo» mostra receita, planos ativos e frequência por turma e por mês.
Nos planos ilimitados só a validade é controlada, o trancamento é feito na coluna «Dias extras», e o status «Termina em breve» fica destacado e entra no resumo. O pacote inclui planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios. Sem macros, no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, em português do Brasil. É uma planilha com fórmulas comuns, não um sistema contábil.
Perguntas frequentes
Como tratar a aula experimental?
Cadastre um tipo de plano «Experimental» com 1 aula e preço zero. Assim ela entra na frequência e você acompanha quantos experimentais viram alunos.
O que fazer com a aula não usada que expirou?
Defina a política antes: muitas academias não devolvem, outras estendem a validade em caso de motivo justificado. Registre a extensão na coluna de dias extras.
Quantos alunos a planilha comporta?
Centenas de alunos e milhares de visitas funcionam bem. Para redes de academias, vale um sistema próprio.
Como evitar que a recepção erre o lançamento?
Use listas suspensas e verificação automática de plano vigente. Quanto menos digitação, menos erro.
