Como controlar aluguel de imóveis no Excel

Quem tem dois ou três imóveis para alugar já sabe como as coisas se embaralham: um inquilino paga adiantado, outro paga em duas parcelas, um terceiro atrasou e ninguém lembra de quanto. Quando o contrato chega ao fim, o proprietário descobre que não tem certeza de nada: nem do valor da caução nem de quanto ficou em aberto.

Uma planilha bem estruturada responde, por contrato, a três perguntas: quanto deveria ter sido pago até hoje, quanto foi pago e quanto falta. Veja como montá-la.

Passo 1: três cadastros

Separe os dados em abas:

• Imóveis: código, endereço, tipo (apartamento, sala comercial, garagem) e valor de referência do aluguel.
• Inquilinos: nome, documento e contatos.
• Contratos: imóvel, inquilino, data de início, data de término, valor do aluguel, dia de pagamento e caução.

Cada contrato liga um imóvel a um inquilino. Não repita endereços nem nomes em texto livre: use listas suspensas apontando para os cadastros.

Passo 2: calcule o valor cobrado

O aluguel é devido por mês iniciado. Para saber quantos meses já foram cobrados desde o início até hoje:

=DATADIF(D2;HOJE();"M")+1

Se o contrato começou em 15/06 e hoje é 10/11, são 4 meses completos mais o iniciado: 5 meses. Valor cobrado = meses × aluguel. Com aluguel de R$ 1.800,00: 5 × 1.800,00 = R$ 9.000,00. Se o contrato já terminou, limite os meses ao prazo do contrato com MÍNIMO.

Passo 3: registre os pagamentos

Numa aba Pagamentos, lance data, número do contrato e valor de cada recebimento. Na linha do contrato, o pago é:

=SOMASE(Pagamentos!$B:$B;A2;Pagamentos!$C:$C)

A dívida é cobrado menos pago. Se o inquilino pagou R$ 7.200,00 dos R$ 9.000,00, deve R$ 1.800,00, ou seja, um mês. Quando o resultado é negativo, houve pagamento a maior ou antecipado, e o sinal de menos o mostra com clareza.

Passo 4: status do contrato e do imóvel

Um imóvel está «Alugado» se hoje houver contrato vigente para ele:

=SE(CONT.SES(Contratos!$B:$B;A2;Contratos!$D:$D;"<="&HOJE();Contratos!$E:$E;">="&HOJE())>0;"Alugado";"Livre")

Para contratos, use um alerta de vencimento: =SE(E2<HOJE();"Encerrado";SE(E2-HOJE()<=60;"Vence em breve";"Vigente")). Os 60 dias dão tempo para negociar renovação ou procurar novo inquilino.

Passo 5: resumo da carteira

Taxa de ocupação = imóveis alugados ÷ total. Receita mensal = soma dos aluguéis dos contratos vigentes. Inadimplência = soma das dívidas positivas. Exemplo: 8 imóveis, 7 alugados (87,5% de ocupação), receita de R$ 13.400,00 por mês e R$ 2.600,00 em atraso. Esses números mostram se o problema é vaga ou cobrança.

Erros comuns

• Misturar caução com aluguel. Ela é uma garantia, não receita. Guarde-a em coluna própria.
• Não registrar o reajuste. Em contrato de longa duração, o aluguel muda. Registre a nova linha ou uma coluna de reajuste com a data.
• Lançar pagamentos sem o número do contrato. Não há como somar depois.
• Não revisar contratos prorrogados. Um contrato vencido que segue ocupado vira vigência indeterminada. Marque isso explicitamente.

Planilha pronta: Controle de Aluguel de Imóveis

O modelo pago organiza tudo isso. «Imóveis» comporta até 100 imóveis, com status «Alugado» ou «Livre», inquilino e valor. «Inquilinos» guarda os contatos. «Contratos» aceita até 300, com datas, valor do aluguel, dia de pagamento, caução, valor cobrado, pago, dívida e status. «Pagamentos» registra os recebimentos pelo número do contrato, e «Resumo» mostra ocupação, receita mensal, dívidas, vencimentos e um gráfico.

O prazo de «Vence em breve» é configurável, 60 dias por padrão. Sem macros, no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, em português do Brasil. O cálculo é aproximado e depende dos lançamentos; confira os parâmetros antes de usar.

Perguntas frequentes

Como registrar um pagamento atrasado com multa?

Lance o valor recebido como pagamento e, se quiser acompanhar multas e juros, use uma coluna de observações ou uma linha própria. Os critérios seguem o que está no contrato.

E se o inquilino paga antes do vencimento?

Basta lançar o recebimento na data real. O saldo mostra o valor pago a mais, com sinal negativo, até a próxima cobrança.

Como controlar a devolução da caução?

Registre o valor no contrato e anote, nas observações, a data e o valor devolvido. Assim o histórico fica junto do contrato.

Posso usar para aluguel de temporada?

Para contratos longos, sim. Para reservas diárias, com muita rotatividade, convém uma planilha de ocupação própria.