KHIZHNYAKOVComo controlar garantias e notas fiscais numa planilha
Controle de Garantias e Notas Fiscais — Modelo Excel — Ver a planilha →
A geladeira começa a falhar e você descobre que a garantia acabou no mês passado. O celular tem um defeito de fábrica, mas ninguém acha a nota fiscal. Situações assim são comuns, e quase sempre o problema é o mesmo: o prazo de garantia é lembrado quando já é tarde.
Uma planilha simples guarda as compras, calcula quando cada garantia termina e avisa com antecedência. Veja como montar, e por que vale a pena cuidar disso mesmo para compras pequenas.
Passo 1: o que registrar de cada compra
Crie uma linha por produto com estas colunas: descrição, categoria (eletrônicos, eletrodomésticos, móveis, ferramentas), data da compra, loja, preço, prazo de garantia em meses, número de série e local onde está a nota fiscal.
O último campo é o mais subestimado. Escreva algo concreto: «pasta azul, gaveta do escritório», «e-mail, etiqueta Compras» ou «nuvem, pasta Notas 2025». Sem isso, a planilha avisa que a garantia vence, mas você não consegue provar a compra.
Passo 2: calcule a data de término
Soma de meses à data da compra, sem erro de calendário:
=DATAM(C2;F2)
Exemplo: uma TV comprada em 20/03/2025 com 12 meses de garantia termina em 20/03/2026. Cuidado: confira com o certificado de garantia. Em alguns produtos o prazo começa a ser contado da entrega e não da compra, e há garantias legais e contratuais que se somam.
Passo 3: o status
Compare a data de término com hoje e com um prazo de aviso (60 dias, por exemplo), guardado numa célula de parâmetros:
=SE(G2<HOJE();"Vencida";SE(G2-HOJE()<=$K$1;"Vencendo";"Na garantia"))
Pinte de vermelho as vencidas e de amarelo as que vencem em breve. Uma garantia «Vencendo» é o momento de testar o produto a fundo: se houver defeito, é a hora de acionar a assistência.
Passo 4: um resumo útil
| Situação | Quantidade | Valor (R$) |
|---|---|---|
| Na garantia | 9 | 14.300,00 |
| Vencendo | 2 | 3.150,00 |
| Vencidas | 4 | 5.200,00 |
Com =CONT.SE(H:H;"Vencendo") e =SOMASE(H:H;"Na garantia";E:E), você obtém esses números. O valor dos bens em garantia mostra quanto patrimônio está protegido.
Passo 5: faça uma revisão mensal
No primeiro dia do mês, olhe a lista de «Vencendo». Teste o que estiver prestes a perder a garantia. Um aparelho com defeito descoberto no último mês ainda é consertado sem custo.
Erros comuns
- Registrar a compra só no dia em que dá defeito. Registre ao comprar, com a nota ainda à mão.
- Guardar a nota fiscal de papel térmico sem fotografar. O papel desbota em poucos meses.
- Ignorar a garantia estendida. Se você a contratou, registre como prazo próprio.
- Esquecer o número de série. Ele costuma ser exigido pela assistência técnica.
Planilha pronta: Controle de Garantias e Notas
O modelo pago traz isso pronto. A aba «Parâmetros» guarda a data do relatório, quantos dias antes avisar e as categorias. «Compras» comporta até 300 itens com loja, preço, prazo de garantia, número de série e local da nota; a data de término e o status são calculados sozinhos. «Resumo» mostra quantas compras estão na garantia, quantas estão vencendo ou vencidas e o valor dos bens em garantia.
O aviso vem por padrão 60 dias antes e pode ser alterado. O pacote inclui planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios. Sem macros, no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, em português do Brasil. Confira sempre o prazo no certificado do fabricante, pois algumas garantias são contadas de outra forma.
Perguntas frequentes
Preciso guardar a nota fiscal mesmo com o produto registrado?
Sim. A nota é a prova da compra e da data. Guarde o original ou uma foto legível, e anote onde está.
Vale registrar compras pequenas?
Vale para o que tem garantia relevante ou custo de reposição alto: eletrônicos, eletrodomésticos, ferramentas e móveis. Não vale a pena para o que custa pouco.
O que fazer quando a garantia vence?
Marque como «Vencida» e mantenha o registro por um tempo, para saber a idade do aparelho. Depois apague ou arquive.
Como separar garantia legal e garantia do fabricante?
Crie uma coluna para cada prazo e use a mais longa no cálculo, ou registre duas linhas. O importante é conferir o que diz a lei e o certificado do fabricante.
