Como controlar a validade dos medicamentos da farmácia caseira no Excel

Quem abre a gaveta de remédios sempre encontra a mesma cena: uma cartela pela metade, um xarope sem data legível e a dúvida se ainda vale a pena usar. Em casa, no escritório ou na enfermaria de uma escola, o problema é igual: ninguém sabe o que existe, o que está vencendo e o que acabou.

A solução não exige sistema nenhum. Uma planilha simples, com nome, quantidade, estoque mínimo e validade, já responde às três perguntas que importam: o que descartar, o que repor e o que consumir primeiro. Neste guia você vê como montá-la do zero, com fórmulas em português do Excel.

Como montar o controle passo a passo

1. Uma linha por medicamento

Crie uma tabela com as colunas abaixo. Evite misturar dois lotes com validades diferentes na mesma linha; se tiver dois lotes, use duas linhas.

Registre a validade como data de verdade, não como texto. Se o Excel alinhar a data à esquerda, ela provavelmente é texto e as fórmulas não vão funcionar.

2. Registre o que foi consumido em outra aba

Em vez de editar a quantidade toda vez que alguém usa uma embalagem, crie uma aba “Saídas” com data, medicamento e quantidade usada. O estoque atual passa a ser a quantidade cadastrada menos a soma das saídas. Assim você mantém o histórico e não perde a conta.

Na coluna de estoque atual, a fórmula fica assim:

=C2-SOMASE(Saídas!B:B;A2;Saídas!C:C)

A função SOMASE soma só as saídas do medicamento da linha.

3. Calcule a situação da validade

Na coluna de status, combine HOJE com SE:

=SE(E2<HOJE();"Vencido";SE(E2-HOJE()<=60;"Vence em breve";"Em dia"))

O número 60 é o seu prazo de alerta em dias. Não deixe esse valor escondido dentro da fórmula: coloque-o em uma célula de parâmetros e referencie a célula. Se amanhã você quiser avisar com 90 dias, muda em um só lugar.

4. Calcule a necessidade de reposição

Outra coluna compara o estoque atual com o mínimo:

=SE(F2<D2;"Repor";"")

Com o exemplo acima, se o xarope for usado, o estoque cai para zero, fica abaixo do mínimo de 1 e a linha passa a mostrar “Repor”.

5. Destaque por cor

Use a formatação condicional: vermelho para “Vencido”, amarelo para “Vence em breve”. Em uma lista longa, a cor permite bater o olho e ver o problema em segundos.

Erros comuns

• Datas como texto. Digitar “09/27” não é uma data. Use sempre dia, mês e ano completos.
• Misturar lotes. Uma validade por linha, senão o alerta fica errado.
• Não registrar o consumo. Se o estoque só diminui na sua cabeça, a lista de reposição nunca fecha.
• Revisar só uma vez por ano. Marque no calendário uma conferência mensal; leva poucos minutos quando a planilha está em dia.
• Esquecer dos vencidos. Medicamento vencido deve sair da gaveta. Procure um ponto de coleta, que muitas farmácias mantêm, em vez de jogar no lixo comum ou na pia.

Lembre também que a planilha controla estoque e datas, nada mais. Dúvidas sobre uso, dose ou tratamento são assunto para médico ou farmacêutico.

Planilha pronta de controle de medicamentos

Se você prefere não montar tudo sozinho, o modelo “Controle de Medicamentos e Validades da Farmácia Caseira” já traz essa estrutura funcionando. É um arquivo pago, em Excel, que funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros.

Dentro dele você encontra:

• “Medicamentos”: nome, forma, quantidade, estoque mínimo e validade;
• “Saídas”: o registro das embalagens consumidas, de onde sai o estoque atual;
• “Descartar”: a lista montada sozinha com os medicamentos de validade vencida;
• “Repor”: os itens abaixo do estoque mínimo, com um resumo.

O alerta de “prestes a vencer” usa o número de dias que você define em “Parâmetros”, e as abas “Descartar” e “Repor” já estão prontas para imprimir. Serve para famílias, escritórios, enfermarias escolares e clubes esportivos ou de turismo. O arquivo não contém doses nem prescrições: é só controle.

Perguntas frequentes

Com quantos dias de antecedência devo avisar o vencimento?

Depende do uso. Para remédios de uso contínuo, 60 dias dão tempo de comprar outro sem correria. Para itens de uso raro, como pomadas, 30 dias costumam bastar. O importante é que o prazo seja um parâmetro fácil de mudar.

Preciso anotar o lote?

Se você tem mais de uma embalagem do mesmo remédio com validades diferentes, sim, ao menos como linhas separadas. Assim o alerta mostra qual delas vence primeiro e você consome essa antes.

O Excel avisa sozinho quando algo vence?

Não envia notificação. Ele destaca o item quando você abre o arquivo, porque a fórmula com HOJE se atualiza a cada abertura. Por isso vale criar o hábito de abrir a planilha uma vez por mês.

Posso usar a mesma planilha para a farmácia do escritório?

Pode. A estrutura é a mesma: só muda quem registra as saídas. Defina uma pessoa responsável pelo arquivo para que o histórico não fique incompleto.