KHIZHNYAKOVControle de equipamentos de escritório em planilha: como saber quem está com o quê
Controle de Equipamentos de Escritório e Responsáveis — Modelo Excel — Ver a planilha →
Em algum momento, todo escritório faz a mesma pergunta: onde está o notebook que compramos em março? Quem ficou com o monitor da sala de reuniões? A garantia dessa impressora ainda vale? Sem registro, a resposta vira uma série de mensagens pelo grupo da empresa.
O controle de equipamentos não precisa de software de patrimônio. Duas tabelas e algumas fórmulas bastam: um cadastro com o que existe e um registro com o que aconteceu com cada item. Veja como montar.
O método: cadastro mais histórico de movimentações
1. Cadastre cada equipamento uma única vez
Cada item recebe uma linha, com um número de patrimônio único. Se a empresa não usa etiquetas, crie a sua numeração (NB-001, MON-014) e cole um adesivo no aparelho.
| Patrimônio | Tipo | Modelo | Nº de série | Compra | Valor | Garantia até |
|---|---|---|---|---|---|---|
| NB-001 | Notebook | Modelo X 14" | ABC123 | 10/03/2025 | R$ 4.200,00 | 10/03/2027 |
| MON-014 | Monitor | Modelo Y 24" | XYZ987 | 05/06/2024 | R$ 890,00 | 05/06/2026 |
O número de patrimônio é a chave de tudo. Nunca reaproveite um número, mesmo que o aparelho seja descartado.
2. Não edite o responsável: registre movimentações
O erro mais comum é ter uma coluna “Responsável” que se sobrescreve a cada troca. Quando alguém pergunta quem usou aquele notebook em janeiro, a informação não existe mais.
Em vez disso, crie uma segunda tabela só para eventos: data, patrimônio, tipo de operação (Entrega, Transferência, Devolução ao estoque) e funcionário. O responsável atual é, por definição, o da última linha daquele patrimônio.
Para achar a data da última operação de um item:
=MÁXIMO(SE(Movimentações!B:B=A2;Movimentações!A:A))
(em versões antigas do Excel, confirme com Ctrl+Shift+Enter). Depois, procure o funcionário dessa data com ÍNDICE e CORRESP. Se não houver nenhuma linha ou a última for “Devolução ao estoque”, o item está no estoque.
3. Alerta de garantia em três cores
Uma coluna de status resolve:
=SE(G2<HOJE();"Vencida";SE(G2-HOJE()<=60;"A vencer";"Em garantia"))
Com formatação condicional, a garantia vencida fica vermelha e a que vence em até 60 dias, amarela. No exemplo acima, o monitor MON-014 entra em “Vencida” depois de 05/06/2026, e é a hora de decidir se compensa renovar ou substituir.
4. Totais por tipo e por departamento
Para saber quanto o escritório tem investido em notebooks:
=SOMASE(B:B;"Notebook";F:F)
e para contar quantos itens há em cada setor, use CONT.SE. Cinco notebooks de R$ 4.200,00 somam R$ 21.000,00, um número útil na hora de renovar o seguro ou planejar a próxima compra.
5. Uma ficha por funcionário
Quando alguém se desliga, você precisa saber tudo o que está com a pessoa. Filtre o cadastro pelo nome do responsável atual e imprima. Com isso, a devolução na saída do funcionário vira conferência, não investigação.
Erros comuns
- Sobrescrever o responsável em vez de registrar a movimentação.
- Números de patrimônio repetidos. Use validação de dados para bloquear duplicatas.
- Não registrar o número de série. Em caso de furto ou acionamento da garantia, é o primeiro dado que pedem.
- Esquecer os acessórios caros, como monitores e docks.
- Confundir controle com documento. A planilha ajuda no inventário, mas termos de responsabilidade assinados continuam sendo documentos à parte.
Modelo pronto de controle de equipamentos
O modelo “Controle de Equipamentos de Escritório e Responsáveis” já traz essa estrutura montada. É um arquivo pago, em Excel (2007 ou superior) e LibreOffice, sem macros, com uma planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios.
As abas são:
- “Listas”: tipos de equipamento, departamentos, funcionários e parâmetros;
- “Cadastro”: até 300 itens, com patrimônio, série, modelo, compra, valor, garantia e condição; a alocação e o semáforo de garantia saem calculados;
- “Movimentações”: até 1000 operações, com validação dos lançamentos;
- “Resumo”: quantidade e valor por tipo, departamento e funcionário, mais um gráfico;
- “Ficha do funcionário”: ao escolher o nome, mostra o que está alocado, o valor e o histórico, pronta para imprimir.
O aviso de garantia usa 60 dias por padrão, ajustáveis na aba “Listas”. A planilha é uma ferramenta de controle e inventário; ela não substitui termos de entrega e recebimento.
Perguntas frequentes
Vale controlar também cabos e mouses?
Em geral, não. Registre o que tem valor relevante, número de série ou garantia. Itens baratos entram melhor numa contagem de estoque.
Como cuidar de equipamento emprestado temporariamente?
Registre como uma entrega normal e, ao voltar, uma devolução ao estoque. O histórico mostra o período do empréstimo.
Com que frequência fazer o inventário?
Pelo menos uma vez por ano, comparando a planilha com os aparelhos fisicamente. Diferenças aparecem rápido quando cada item tem etiqueta.
Posso usar para a escola ou clínica?
Sim, a lógica é a mesma: cadastro, movimentação e garantia. Só mude os departamentos e tipos de equipamento.
