Como fazer um gráfico de Gantt no Excel passo a passo

O gráfico de Gantt responde a três perguntas de qualquer projeto: o que precisa ser feito, em que datas e o que já está atrasado. Existem programas caros para isso, mas para uma reforma, um evento, um lançamento ou o plano de uma pequena equipe, o Excel basta. E dá menos trabalho do que parece, porque dá para fazer as barras sem desenhar nada.

Aqui está o método em cinco passos, com um exemplo de projeto de lançamento de um site. No final, indico um modelo gratuito que já vem pronto.

Passo 1: monte a tabela de tarefas

Cada linha é uma tarefa. As colunas mínimas são: número, tarefa, responsável, início, duração em dias e término.

O término é =C2+D2-1, considerando que o dia de início conta. Se quiser apenas dias úteis, use a função DIA.TRABALHO:

=DIA.TRABALHO(C2;D2-1;Feriados!$A$2:$A$30)

A lista de feriados evita que uma tarefa termine num dia em que ninguém trabalha.

Passo 2: crie a escala de dias

À direita da tabela, escreva as datas em colunas estreitas, uma por dia. Na primeira, coloque a data de início do projeto; nas seguintes, =H1+1. Formate com o formato personalizado dd para exibir só o dia, e deixe a largura das colunas pequena.

Passo 3: pinte as barras com formatação condicional

Aqui está o truque. Selecione a área da grade e crie uma regra de fórmula:

=E(H$1>=$C2;H$1<=$E2)

Escolha uma cor de preenchimento. Cada célula cujo dia esteja entre o início e o término da tarefa fica colorida, formando a barra. Se mudar uma data, a barra se move sozinha.

Passo 4: mostre o progresso e o dia de hoje

Acrescente a coluna «% concluído». Uma segunda regra, com cor mais escura, pinta a parte já feita:

=E(H$1>=$C2;H$1<=$C2+ARRED($D2*$F2;0)-1)

Para o dia de hoje, uma terceira regra com borda ou cor diferente:

=H$1=HOJE()

Resultado: você vê a barra, quanto dela está concluído e onde está a linha do presente.

Passo 5: marque os atrasos

Uma tarefa está atrasada quando o término já passou e ela não chegou a 100%:

=SE(E(E2<HOJE();F2<1);"Atrasada";SE(F2=1;"Concluída";"Em andamento"))

Com esse status, é simples contar quantas tarefas estão em cada situação usando CONT.SE e calcular o percentual de conclusão do projeto como a média ponderada pelas durações.

Dependências entre tarefas

Se a tarefa 3 só pode começar depois da 2, o início dela é o término da anterior mais um dia: =PROCV(G3;A:E;5;FALSO)+1, em que G3 guarda o número da tarefa da qual ela depende. Quando a primeira atrasa, a seguinte se desloca sem você mexer.

Erros comuns

• Tarefas grandes demais. Uma tarefa de 40 dias esconde problemas. Quebre em partes de uma a duas semanas.
• Ignorar feriados. Um prazo de 10 dias úteis não é 10 dias corridos.
• Não atualizar o percentual. Um Gantt parado vira enfeite.
• Escala longa demais. Para projetos de meses, agrupe por semana.

Modelo pronto: Gráfico de Gantt no Excel — Modelo de Plano de Projeto

O modelo gratuito entrega exatamente esse esquema. Na aba «Parâmetros» ficam o nome do projeto, a data de início, a semana útil, os feriados e o passo da escala. Na aba «Plano» cabem até 100 tarefas, com responsável, início, duração, a coluna «Depende do nº», o percentual de conclusão e o status; dias úteis e corridos são calculados pelo calendário de trabalho. As barras são pintadas na escala de dias, com a parte concluída em outra cor e destaque para atrasos e para o dia de hoje.

A aba «Resumo» mostra quantas tarefas estão no prazo, em andamento ou atrasadas, o percentual de conclusão do projeto e o tempo até o término, e «Instruções» explica como preencher em 10 minutos. Vem uma planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo gratuito.

FAQ

Existe um tipo de gráfico de Gantt pronto no Excel?

Não como tipo nativo. Dá para improvisar com gráfico de barras empilhadas, mas a formatação condicional é mais simples de manter, pois você altera as datas na tabela e as barras acompanham.

Como imprimir o Gantt em uma página?

Em «Layout da Página», defina a orientação paisagem e ajuste a escala para caber em uma página de largura. Esconda as colunas de dias que não importam, se necessário.

Posso usar o Gantt para um projeto pessoal, como uma reforma?

Pode. Liste as etapas (demolição, elétrica, pintura), indique o responsável e acompanhe o que depende do quê. Funciona bem para qualquer projeto com início e fim.

Qual a diferença entre dias úteis e corridos na duração?

Dias corridos contam todos os dias do calendário; dias úteis descontam fins de semana e feriados. Para prazos de entrega com equipe, use úteis.