Como fazer um cronograma de manutenção preventiva no Excel

Equipamento quebra no pior momento, e quase sempre porque a manutenção foi esquecida. O compressor que deveria ter o filtro trocado em março, o gerador sem teste há um ano, o ar-condicionado cuja limpeza ninguém lembra quando foi feita. A manutenção preventiva existe para evitar isso, mas só funciona com um controle de datas confiável.

Um cronograma em Excel resolve o essencial: a partir da data do último serviço e da periodicidade, ele calcula a próxima, mostra o que está atrasado e organiza o ano. Veja como montar.

Passo 1: cadastre os equipamentos

Uma linha por equipamento, com as colunas: código, nome, local, responsável e periodicidade da manutenção em dias.

Os prazos devem seguir o manual do fabricante e as normas aplicáveis ao seu caso. A planilha só calcula, e quem define o prazo certo é o responsável técnico.

Passo 2: registre os serviços realizados

Numa aba separada, crie o registro: data, código do equipamento, tipo de serviço (inspeção, lubrificação, troca de peças), executor e observações. A separação é essencial: o cadastro é estável, enquanto o registro cresce a cada serviço.

Passo 3: encontre o último serviço e calcule o próximo

Com MÁXIMOSES, traga a data mais recente do registro:

=MÁXIMOSES(Registro!$A:$A;Registro!$B:$B;A2)

Em versões mais antigas do Excel, use =SOMARPRODUTO(MÁXIMO((Registro!$B$2:$B$500=A2)*Registro!$A$2:$A$500)).

A próxima manutenção é a data do último serviço mais a periodicidade:

=E2+D2

Exemplo: o compressor teve o último serviço em 15/01 e a periodicidade é de 90 dias. A próxima data é 15/04.

Passo 4: destaque os atrasos

Compare a próxima data com hoje:

=SE(F2<HOJE();"Atrasado";SE(F2-HOJE()<=15;"Próximo";"Em dia"))

Formate «Atrasado» em vermelho e «Próximo» em amarelo. Além disso, conte quantos dias de atraso há: =MÁXIMO(0;HOJE()-F2). Os itens com maior atraso vão para o topo da lista de prioridades.

Passo 5: monte o cronograma anual

Faça uma tabela com os equipamentos nas linhas e os 12 meses nas colunas. Em cada célula, verifique se a próxima manutenção cai naquele mês:

=SE(MÊS($F2)=G$1;"●";"")

Para equipamentos com periodicidade curta, que têm vários serviços no ano, calcule as datas em cadeia (última data + periodicidade, mais uma vez a periodicidade, e assim por diante) e marque cada mês correspondente. O resultado é um mapa visual: em janeiro, três serviços; em fevereiro, nenhum; em março, cinco. Isso permite nivelar a carga da equipe, em vez de acumular tudo em um mês.

Passo 6: resuma o quadro

Use CONT.SE para saber quantos serviços estão atrasados e quantos vencem nos próximos 15 dias. Dois números bastam para o gestor tomar decisões na reunião semanal.

Erros comuns

• Registrar o serviço sem a data real. Se foi feito dia 20 e lançado como dia 15, todo o cálculo seguinte fica errado.
• Uma periodicidade para tudo. Cada equipamento tem a sua, definida pelo fabricante ou pelo uso.
• Não registrar serviços corretivos. Eles mostram quais equipamentos dão mais problema.
• Imprimir e esquecer. O cronograma deve ser revisado semanalmente.

Modelo pronto: Cronograma de Manutenção Preventiva de Equipamentos

O modelo faz esse cálculo sem que você monte nada. Na aba «Equipamentos» você lista até 60 unidades, com periodicidade de manutenção e responsável. O «Registro de serviços» guarda o que foi feito e quando. A partir daí, o «Cronograma» mostra o plano anual dos serviços planejados, já configurado para impressão, e o «Resumo» destaca os serviços atrasados e os próximos. A próxima data é a do último serviço mais a periodicidade em dias.

É útil para engenheiros-chefe, mecânicos, técnicos de manutenção, zeladores e gestores de produção e de prédios. Vem uma planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios. É uma planilha de fórmulas comuns, não um sistema de gestão. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo pago.

FAQ

Qual a diferença entre manutenção preventiva e corretiva?

A preventiva é programada para evitar falhas; a corretiva acontece depois que o equipamento quebrou. O ideal é que a segunda diminua à medida que a primeira é bem executada.

Como definir a periodicidade de cada equipamento?

Comece pelo manual do fabricante e pelas exigências legais do seu setor. Depois, ajuste com o histórico de falhas: equipamentos que quebram entre as manutenções talvez precisem de intervalos menores.

Vale a pena controlar por horas de uso em vez de dias?

Para alguns equipamentos, sim, como geradores e máquinas industriais. Em uma planilha de periodicidade em dias, converta uma estimativa: se o equipamento roda 8 horas por dia e a revisão é a cada 500 horas, são cerca de 62 dias.

Como saber se o cronograma está funcionando?

Acompanhe o número de serviços atrasados e de paradas inesperadas ao longo dos meses. Se o primeiro cai e o segundo também, o plano está cumprindo seu papel.