Como fazer uma escala de turnos no Excel (2/2, 24x72, 5/2, 6/1)

Escala de turnos feita à mão tem um problema conhecido: basta uma troca de última hora para desmontar o mês inteiro. Alguém esqueceu que o colega estava de atestado, outro ficou com dois turnos sobrepostos, e o posto da noite amanheceu sem ninguém. Quando a escala segue um ciclo (2/2, 24x72, 5/2, 6/1), o Excel pode preencher o calendário sozinho, e você só lança as exceções.

Veja o método passo a passo, com um exemplo de ciclo 2/2 (dois dias de trabalho, dois de folga).

Passo 1: descreva o ciclo com símbolos

Escreva cada ciclo como uma sequência de letras: D para turno de dia, N para noite, C para turno completo, e hífen para folga. Exemplos:

Cada funcionário recebe um modelo e uma data de início do ciclo, isto é, o dia em que ele começa na primeira posição.

Passo 2: preencha o calendário por fórmula

Para cada dia, calcule em que posição do ciclo o funcionário está. Com a data do dia em C$1, o início do ciclo em B2 e o tamanho do ciclo em D2:

=MOD(C$1-$B2;$D2)+1

O resultado é um número de 1 a 4 (no 2/2). Depois, com EXT.TEXTO, pegue a letra correspondente da sequência:

=EXT.TEXTO($E2;MOD(C$1-$B2;$D2)+1;1)

Se a sequência é «DD--» e o funcionário começou em 01/03, no dia 03/03 o resultado é «-», ou seja, folga. Em 05/03, volta ao «D». Pronto: o mês inteiro é preenchido sem digitar turno por turno.

Passo 3: conte turnos e horas

Com o calendário pronto, conte os turnos do mês:

=CONT.SE(C2:AG2;"D")+CONT.SE(C2:AG2;"N")+CONT.SE(C2:AG2;"C")

E multiplique pelas horas do turno. No 2/2 de 12 horas, o mês de 30 dias dá 15 turnos, ou 180 horas. Compare com a carga horária prevista para o mês (por exemplo, 176 horas) para ver o desvio: 180 − 176 = 4 horas a mais.

Passo 4: separe as horas noturnas

Defina o horário noturno (por exemplo, das 22h às 5h) e calcule a interseção com o turno. Um turno das 19h às 7h tem 7 horas dentro da janela noturna (22h–5h). Um turno N de 12 horas, nessa conta, gera 7 horas noturnas; vinte e um desses turnos num mês dão 147. Os parâmetros do horário noturno dependem do seu acordo coletivo e da legislação aplicável, então confirme-os antes.

Passo 5: lance só as exceções

Férias, atestados, trocas e cancelamentos vão numa tabela à parte: funcionário, data e tipo (FE, A, V). A fórmula final do calendário verifica primeiro se existe uma exceção naquele dia:

=SE(CONT.SES(Ajustes!$A:$A;$A2;Ajustes!$B:$B;C$1)>0;"EXC";EXT.TEXTO(...))

Em «EXC» entra a sigla lançada na tabela de ajustes (por exemplo, com PROCV), e em EXT.TEXTO(...) a fórmula do passo anterior. Dessa forma, o modelo do ciclo continua intacto e as mudanças ficam registradas.

Passo 6: confira a cobertura

Para cada dia e turno, conte quantas pessoas estão escaladas: =CONT.SE(C$2:C$101;"D"). Se o mínimo exigido é 3 e o resultado é 2, destaque a célula em vermelho. É o alerta que evita o posto descoberto.

Erros comuns

• Esquecer a data de início do ciclo. Sem ela, a fórmula não sabe onde começar.
• Turnos seguidos demais. Verifique quantos dias consecutivos cada pessoa trabalha.
• Misturar exceções com o modelo. Altere o ciclo só quando o ciclo mudar; use a tabela de ajustes para o resto.
• Ignorar o descanso semanal. Confira as regras da sua categoria.

Modelo pronto: Escala de Turnos em Excel

O modelo traz esse esquema montado. Na aba «Parâmetros» você define mês e ano, horas por turno, horário noturno, horário de início dos turnos D/N/C, modelos de ciclo editáveis (2/2, 24x72, 5/2, 6/1 ou o seu) e o mínimo de pessoas por turno. «Feriados» lista os dias não úteis de 2026 e 2027. A aba «Escala» comporta até 100 funcionários, com calendário de 31 dias, totais de turnos, horas, horas noturnas, folgas e ausências, carga horária, desvio e a coluna «Verificação».

Em «Ajustes» entram só as exceções: troca de turno, férias (FE), atestado (A), viagem a trabalho (V) e cancelamento. «Cobertura» mostra quantas pessoas há por turno em cada dia, destacando as equipes incompletas. A verificação de descanso é aproximada. Serve para chefes de segurança, despachantes, responsáveis por plantões e analistas de RH. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo pago.

FAQ

O que significa 24x72?

É o ciclo em que a pessoa trabalha um turno de 24 horas e folga as 72 horas seguintes. A sequência se repete a cada 4 dias.

Posso criar um ciclo próprio?

Sim, basta escrever a sequência com letras e hífens, como «DDNN----». O tamanho do ciclo é o número de caracteres.

Como tratar a hora extra de quem cobriu uma troca?

Lance a troca na tabela de exceções e compare o total de horas de cada pessoa com a carga prevista. O desvio positivo é a base para a conversa sobre compensação, conforme as regras da sua empresa.

A escala precisa de macros?

Não. As fórmulas mostradas funcionam em qualquer versão recente do Excel e no LibreOffice.