Como fazer inventário de estoque no Excel

O inventário cansa menos pela contagem do que pela papelada. Contar parafusos, caixas ou peças de roupa é trabalho braçal; o que consome as horas é comparar com o registro, calcular o valor das diferenças, listar os itens problemáticos e preparar o documento final para a comissão assinar. O Excel assume essa segunda parte quase inteira.

Veja como montar um inventário de estoque em planilha, com um exemplo em reais, e como evitar os erros que mais atrapalham a conferência.

Passo 1: prepare a lista de contagem

Cada item é uma linha. Colunas: código, descrição, unidade, preço unitário, quantidade pelo registro (contábil ou do sistema) e quantidade física (a contada). Deixe a coluna da quantidade física em branco até que o item seja contado. Isso é importante, como veremos.

Passo 2: calcule a diferença

A diferença em unidades é o físico menos o registro, mas só quando o item já foi contado:

=SE(E2="";"";E2-D2)

Se o resultado for positivo, há sobra; se for negativo, falta. O valor em reais é a diferença vezes o preço:

=SE(F2="";0;F2*C2)

No exemplo: parafusos, −2 unidades, ou −R$ 90,00; fita, +5 unidades, ou +R$ 42,50; luvas, zero; lâmpadas, −8 unidades, ou −R$ 120,00.

Passo 3: classifique a divergência

Uma coluna de status deixa os totais claros:

=SE(E2="";"Não conferido";SE(F2>0;"Sobra";SE(F2<0;"Falta";"OK")))

Com CONT.SE você sabe quantos itens estão sem conferência, o que ajuda a dividir a contagem em dias ou por setor.

Passo 4: some os totais

Valor pelo registro: =SOMARPRODUTO(D2:D500;C2:C500). Valor pela contagem: =SOMARPRODUTO(E2:E500;C2:C500). No exemplo, o registro soma 5.400 + 2.550 + 960 + 900 = R$ 9.810,00; a contagem soma 5.310 + 2.592,50 + 960 + 780 = R$ 9.642,50. A diferença líquida é −R$ 167,50, composta de faltas de R$ 210,00 e sobras de R$ 42,50.

O percentual de divergência é a soma dos valores absolutos das diferenças dividida pelo valor do registro: (210 + 42,50) ÷ 9.810 = 2,6%. Esse indicador permite comparar um inventário com o anterior.

Passo 5: extraia só os itens divergentes

A comissão não quer ver 500 linhas, quer ver as 12 com problema. Use FILTRO (Excel 365) ou um filtro automático na coluna de status, excluindo «OK» e «Não conferido». Para imprimir, configure a área de impressão com cabeçalho e rodapé.

Passo 6: feche com a ata

O relatório final precisa trazer a organização, a data, os membros da comissão, o responsável pelos bens, os totais e as assinaturas. Se a sua empresa ou órgão exige um formulário oficial, use a planilha para calcular e transfira os totais para ele.

Erros comuns

• Contar enquanto o estoque se movimenta. Congele as entradas e saídas durante a contagem ou registre-as à parte.
• Preencher zero em itens não contados. Um zero vira «falta total». Deixe em branco.
• Preço desatualizado. O valor das divergências depende dele.
• Ignorar unidades diferentes. Caixa e unidade na mesma coluna estragam a conta.

Modelo pronto: Inventário em Excel

O modelo organiza essas etapas. Na aba “Dados” você informa a organização, a ordem, as datas, a comissão e o responsável pelos bens. Em “Contagem” entram até 500 itens com quantidade contábil e física; as sobras e faltas, em unidades e em dinheiro, são calculadas sozinhas. “Divergências” lista apenas os itens com diferença (até 100 linhas), pronta para imprimir. “Totais” traz os valores pelo registro e pela contagem, sobras, faltas, o percentual de divergências e as assinaturas.

Dá para conferir por partes: itens sem quantidade física não entram nas divergências, e em “Totais” vê-se quantos ainda faltam. Os formulários são de trabalho, baseados em modelos usuais, e não substituem um formulário oficial aprovado. Vem uma planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios. Serve para responsáveis administrativos, almoxarifes, contadores e presidentes de comissões de inventário. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo pago.

FAQ

Com que frequência devo fazer inventário?

Depende do negócio. Muitas empresas fazem um inventário geral por ano e contagens parciais (cíclicas) de itens de maior valor ao longo do ano.

O que fazer com as divergências encontradas?

Primeiro, recontar os itens divergentes para descartar erro de contagem. Depois, investigar a causa (lançamento errado, perda, furto) e só então ajustar o registro, com a aprovação da comissão.

Posso inventariar por setor ou prateleira?

Pode. Acrescente uma coluna de localização e divida a contagem em etapas. É mais fácil conferir 80 itens por dia do que 500 de uma vez.

Como saber se a contagem está confiável?

Faça uma segunda contagem por amostra, com outra pessoa, em cerca de 10% dos itens. Se os resultados coincidem, a contagem tem boa qualidade.