Como fazer uma proposta comercial no Excel com tabela de preços

Toda vez que um cliente pede orçamento, você abre um arquivo antigo, troca o nome, corrige os preços na mão e torce para não esquecer nenhum item desatualizado. É assim que surgem propostas com o valor errado ou com data de validade vencida. Quando você envia dez por semana, o retrabalho pesa.

Uma proposta comercial em Excel pode ser montada de forma que os preços fiquem em uma tabela, os itens sejam escolhidos por código e o documento em A4 apareça sozinho. Veja o método, com um exemplo de proposta para serviços de manutenção de computadores.

Passo 1: tabela de preços

A base é uma lista única de produtos e serviços, cada um com código, descrição, unidade e preço.

Quando o preço mudar, você altera uma vez só. Todas as propostas novas usam o valor atualizado.

Passo 2: lista de itens por proposta

Em uma aba de itens, cada linha tem o número da proposta, o código, a quantidade e o desconto. A descrição e o preço vêm da tabela:

=PROCV(B2;Preços!$A:$D;2;FALSO) e =PROCV(B2;Preços!$A:$D;4;FALSO)

O total do item é =D2*E2*(1-F2), em que F2 é o desconto em percentual. Exemplo: 3 horas de visita (3 × 120,00 = 360,00), 1 formatação (180,00) e 2 SSDs com troca (2 × 290,00 + 2 × 150,00 = 880,00), totalizando R$ 1.420,00. Com 5% de desconto sobre o total, o valor final é R$ 1.349,00.

Passo 3: registro das propostas

Uma aba de registro guarda uma linha por proposta: número, data, cliente, prazo de validade em dias, status e valor. Os status mais úteis são Rascunho, Enviada, Aceita e Recusada. O valor total vem da soma dos itens do número:

=SOMASE(Itens!$A:$A;A2;Itens!$G:$G)

Passo 4: validade

A validade é a data da proposta mais o prazo em dias:

=B2+E2

Uma proposta enviada cuja validade já passou deve ser marcada como vencida:

=SE(E(F2="Enviada";G2<HOJE());"Vencida";F2)

Esse alerta é um lembrete valioso para retomar o contato: muitas vendas se perdem não por recusa, mas por silêncio.

Passo 5: o documento em A4

Crie uma aba «Proposta» com um campo para o número. Todo o conteúdo (cliente, data, itens, total, condições de pagamento, validade) é buscado com PROCV e ÍNDICE/CORRESP a partir desse número. Configure a área de impressão em A4, retrato, com logotipo e dados da empresa no topo. Para enviar por e-mail, salve como PDF.

Passo 6: acompanhe a conversão

Dois números orientam o seu comércio: a taxa de conversão (propostas aceitas ÷ propostas enviadas) e o ticket médio (valor total das aceitas ÷ quantidade). Se você enviou 20 e fechou 6, a conversão é 30%. Se essas 6 somaram R$ 18.000,00, o ticket médio é R$ 3.000,00.

Erros comuns

• Proposta sem validade. O preço de hoje pode não valer em 60 dias.
• Descrições vagas. «Serviços diversos» gera discussão; detalhe o que está incluso.
• Descontos sem controle. Registre o desconto por item para saber o impacto na margem.
• Não registrar a proposta. Se não está no registro, ninguém lembra de cobrar a resposta.
• Impostos e condições esquecidos. Informe forma de pagamento e prazo de entrega.

Modelo pronto: Proposta Comercial e Tabela de Preços em Excel

O modelo reúne tudo em um arquivo. Em “Minha empresa” ficam empresa, contatos, condições de pagamento, prazos e imposto. “Preços” e “Clientes” comportam até 200 itens e 100 clientes. No “Registro” e em “Itens” cabem até 300 propostas e 1500 itens, com os status Rascunho, Enviada, Aceita e Recusada. Descontos podem ser dados por item e sobre a proposta inteira.

A aba “Proposta” gera o formulário de impressão em A4 a partir do número, e o “Resumo” mostra propostas e valores por status, conversão, vencidas e ticket médio. A validade é a data da proposta mais o prazo em dias, que vem de “Minha empresa” ou pode ser próprio. Serve para vendedores, microempreendedores, pequenas empresas, freelancers e agências. Vem uma planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo pago.

FAQ

Qual a diferença entre proposta comercial e orçamento?

O orçamento costuma ser só uma lista de preços. A proposta comercial inclui também condições de pagamento, prazos, validade e uma apresentação da solução. Na prática, as duas palavras se misturam.

Quantos dias de validade devo colocar?

Entre 7 e 30 dias é comum, mas depende de quanto seus custos variam. Se seus preços mudam rápido, prefira prazos mais curtos.

Como acompanhar propostas sem resposta?

Filtre o registro por status «Enviada» e ordene pela data. Retome o contato com aquelas que estão perto de vencer.

Posso enviar a proposta em Excel ao cliente?

É melhor enviar em PDF, para preservar a formatação e evitar alterações acidentais nos valores.