Planilha de controle de prazos no Excel com semáforo

Prazos se perdem por um motivo simples: ficam espalhados. Uma determinação da diretoria num e-mail, um documento que chegou por protocolo, uma tarefa combinada na reunião. Quando chega a hora de cobrar, ninguém sabe qual vence primeiro. Um registro único, com cores que mudam sozinhas, resolve o problema melhor do que qualquer lembrete de papel.

Aqui está o método para montar um controle de prazos com semáforo no Excel: vermelho para atrasado, amarelo para crítico e verde para o que tem folga.

Passo 1: monte o registro

Uma linha por item, com as colunas: número, descrição, responsável, data de entrada, prazo em dias, prazo final, data de conclusão e status.

Use lista suspensa (Validação de Dados) para o responsável. Assim, os nomes saem sempre iguais e o resumo por pessoa funciona.

Passo 2: calcule o prazo final em dias úteis

A função DIA.TRABALHO soma dias úteis a uma data, descontando sábados, domingos e, se você indicar, feriados:

=DIA.TRABALHO(D2;E2;Feriados!$A$2:$A$40)

O dia de entrada não conta. Para o item 1, entrada na segunda-feira, 01/06, com 5 dias úteis, o prazo final é segunda-feira, 08/06 (se não houver feriado). Se o prazo for em dias corridos, a conta é simplesmente =D2+E2. E, se existir uma data específica já determinada, deixe uma coluna para ela e use-a com prioridade.

Mantenha a lista de feriados numa aba à parte e confira-a todo ano com o calendário oficial. Sábados trabalhados por compensação não entram na conta.

Passo 3: defina o status

Crie uma célula com a «data de cálculo», que pode ser HOJE() ou uma data digitada para simular outro dia. Defina também o limite da «zona amarela», por exemplo 2 dias.

=SE(G2<>"";"Concluída";SE(F2<$K$1;"Atrasada";SE(F2-$K$1<=$K$2;"Crítico";"No prazo")))

K1 é a data de cálculo, e K2, o limite amarelo. A conclusão tem prioridade: se o item foi concluído, o status é «Concluída».

Passo 4: acenda o semáforo

Selecione a tabela e crie regras de formatação condicional com fórmula:

• Vermelho: =$H2="Atrasada"
• Amarelo: =$H2="Crítico"
• Verde: =$H2="No prazo"
• Cinza: =$H2="Concluída"

Como a regra usa $H (coluna fixa) e linha relativa, a cor pinta a linha inteira.

Passo 5: faça o resumo por responsável

Com CONT.SES, conte por pessoa quantos itens estão em cada situação:

=CONT.SES(Registro!$C:$C;A2;Registro!$H:$H;"Atrasada")

E o percentual cumprido no prazo: concluídas dentro do prazo ÷ total de concluídas. Se Marta concluiu 8 itens e 6 foram no prazo, o índice é 75%. Esse número, usado com bom senso, mostra gargalos, não culpados.

Passo 6: liste as dez mais atrasadas

Ordene por dias de atraso (=SE(H2="Atrasada";$K$1-F2;0)) e traga os 10 maiores para uma lista. É o que se leva para a reunião de segunda-feira.

Erros comuns

• Contar o dia de entrada. Defina uma regra e mantenha-a.
• Esquecer os feriados locais. Inclua os municipais e os pontos facultativos que sua organização adota.
• Deixar itens concluídos sem data. Eles continuam aparecendo como atrasados.
• Zona amarela longa demais. Se tudo está amarelo, nada chama atenção.

Modelo pronto: Controle de Prazos com Semáforo

O modelo gratuito já traz essa estrutura. A aba «Registro» tem até 500 linhas, e o prazo pode ser um número de dias corridos ou úteis, ou uma data específica (a coluna «OU prazo — data específica» tem prioridade sobre o número de dias). «Feriados» lista os dias não úteis de 2026 e 2027, editável, para o cálculo de dias úteis com a função WORKDAY, em que fins de semana são sábado e domingo.

Em «Parâmetros» ficam os responsáveis (lista suspensa), o limite da «zona amarela» e o modo «calcular na data» (hoje ou data manual). A aba «Resumo» mostra, por responsável, total, concluídas, em andamento, atrasadas e o percentual cumprido no prazo, além das 10 mais atrasadas e de gráficos. Serve para gerentes de área, secretárias, analistas de controle e assistentes. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros e sem vínculos externos. Confira as datas dos feriados com o calendário oficial atual. É um modelo gratuito.

FAQ

Como simular os status em outra data?

Troque a data de cálculo por uma data digitada. Todos os status e cores se recalculam, e você vê como ficará a situação na próxima semana.

Dá para controlar prazos de várias equipes na mesma planilha?

Sim, com a coluna de responsável e uma lista de nomes. O resumo por pessoa mostra a situação de cada um.

O que fazer com itens concluídos há muito tempo?

Mantenha-os para o histórico por um período e depois mova-os para uma aba de arquivo. Assim, a lista ativa fica leve.

A planilha envia lembretes por e-mail?

Não. Ela é um painel visual; o hábito de abri-la todos os dias é que garante o efeito.