KHIZHNYAKOVControle de validade de produtos: como fazer em uma planilha Excel
Controle de Validade de Produtos em Excel: lotes e descontos — Planilha Excel — Ver a planilha →
Em mercadinhos, cafés, farmácias e lojas de suplementos, o prejuízo silencioso vem de uma caixa esquecida no fundo da prateleira. Quando alguém a encontra, a validade passou e o produto vai para o lixo, junto com o dinheiro investido. O contrário também acontece: o lote perto de vencer poderia ter sido vendido com desconto, se alguém tivesse avisado antes.
Uma planilha de controle de validade resolve isso com três ideias: registrar por lote, calcular os dias restantes e dar um status a cada lote. Veja como montar.
Passo 1: registre por lote, não só por produto
Dois pacotes do mesmo produto podem ter validades diferentes. Por isso, cada linha deve representar um lote: produto, categoria, lote, quantidade, preço de compra, preço de venda e data de validade.
| Produto | Lote | Qtd. | Compra (R$) | Venda (R$) | Validade |
|---|---|---|---|---|---|
| Iogurte natural | L-102 | 40 | 2,50 | 4,90 | 20/06 |
| Queijo minas | L-087 | 12 | 18,00 | 32,00 | 12/06 |
| Biscoito integral | L-310 | 60 | 3,00 | 5,50 | 15/09 |
Passo 2: calcule os dias restantes
Subtraia a data de hoje da validade:
=F2-HOJE()
Se hoje é 10/06, o iogurte tem 10 dias, o queijo tem 2 e o biscoito, 97. Um número negativo indica que o lote já venceu.
Passo 3: defina os status
Escolha dois limites. Neste exemplo: «Em breve» quando faltam até 14 dias, e «Crítico» quando faltam até 3 dias.
=SE(G2<0;"Vencido";SE(G2<=3;"Crítico";SE(G2<=14;"Em breve";"OK")))
Resultado: o queijo (2 dias) é «Crítico», o iogurte (10 dias) está «Em breve», e o biscoito está «OK». Os limites dependem do produto: para pães, 3 dias já é muito; para enlatados, 14 dias é pouco. Se necessário, defina limites por categoria.
Passo 4: atribua um desconto por status
Um desconto escalonado empurra o estoque que está para vencer. Exemplo: 20% para «Em breve» e 40% para «Crítico». O preço com desconto:
=E2*(1-PROCV(H2;Descontos!$A:$B;2;FALSO))
O queijo, de R$ 32,00, sairia a R$ 19,20 (−40%); o iogurte, de R$ 4,90, a R$ 3,92 (−20%). Verifique se o preço com desconto ainda cobre o custo: o queijo custou R$ 18,00, então ainda sobra R$ 1,20 por unidade. O desconto de 40% é melhor do que perder 100% do valor.
Passo 5: calcule o valor em risco
Some o valor de compra dos produtos críticos e vencidos:
=SOMASES(I:I;H:H;"Crítico") em que I é quantidade × preço de compra.
No exemplo, 12 queijos × R$ 18,00 = R$ 216,00 em risco. Esse número ajuda a priorizar: o que tem maior valor e menor prazo vem primeiro.
Passo 6: crie a lista «agir hoje»
Filtre os lotes com status «Crítico» ou «Vencido» e mostre produto, quantidade e ação (liquidar ou descartar). Quem abre a loja de manhã sabe exatamente o que mover para a frente e o que retirar.
Erros comuns
- Registrar tudo no mesmo produto. Sem lote, perde-se o controle de qual está vencendo.
- Não revisar a planilha diariamente. Os dias restantes mudam todo dia, e o alerta só funciona se for lido.
- Descontos tardios. Aplique o desconto quando ainda há tempo de vender, não no último dia.
- Não registrar o descarte. O valor perdido é informação para melhorar a compra.
- Comprar demais. Muitos vencimentos no mesmo produto indicam pedidos acima da demanda.
Modelo pronto: Controle de Validade de Produtos em Excel
O modelo faz esse acompanhamento. Na aba «Parâmetros» você define quantos dias antes do vencimento contam como «Em breve» e «Crítico» (14 e 3 por padrão) e o desconto de cada status. Em «Lotes», com até 300 lotes, entram produto, categoria, lote, quantidade, preços de compra e venda e validade; dias restantes, status, desconto e preço com desconto são calculados sozinhos. Os lotes são registrados pelo nome e pelo número da entrega, sem código de barras.
A aba «Agir hoje» traz a lista automática de lotes para liquidar ou descartar, com o desconto e o valor em risco. O «Resumo» mostra quantos lotes estão vencidos, críticos e perto do vencimento, o valor dos produtos em risco e um gráfico. Serve para donos de lojas, encarregados de estoque, vendedores de alimentos, cafés e farmácias. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo pago.
FAQ
O que significa PVPS?
É a sigla de «primeiro que vence, primeiro que sai». O método organiza o estoque para que os lotes com validade mais próxima saiam antes.
A planilha substitui um sistema de estoque?
Não é essa a proposta. Ela controla validades de forma simples; se você já tem um sistema, pode exportar os lotes e conferir as datas aqui.
Como saber o melhor desconto para liquidar?
Compare o preço com desconto com o custo de compra. Se cobrir o custo, o desconto é seguro; se não, avalie se a perda menor ainda vale mais que o descarte.
Com que frequência devo olhar a lista?
Todo dia, no início do expediente. É um minuto de leitura que evita perdas semanais.
