Como montar o quadro de pessoal no Excel: cargos, vagas e folha

Em muitas organizações, o quadro de pessoal vive num documento e a lista de funcionários em outro. Quando alguém pergunta "quantas vagas temos abertas?" ou "quanto custa a folha do departamento?", a resposta exige abrir três arquivos e fazer contas na calculadora.

Dá para resolver isso com duas tabelas ligadas: uma que descreve as posições do quadro e outra que mostra quem as ocupa. Este guia explica como montá-las no Excel e quais fórmulas fazem a ligação.

Duas tabelas, duas perguntas

O quadro responde a o que a organização prevê: cargos, quantidade de vagas e remuneração de cada uma. A lotação responde a quem está ocupando: nomes, jornada e data de admissão. A diferença entre as duas são as vagas abertas.

Tabela 1: o quadro

Uma linha por cargo, com as colunas:

• departamento e nome do cargo;
• número de vagas previstas;
• salário-base;
• adicionais em porcentagem (por exemplo, insalubridade ou função) e em valor fixo;
• coeficiente regional, se existir.

A remuneração por vaga é:

=salário_base * (1 + adicional_%) * coeficiente + adicional_valor

E a folha prevista do cargo:

• por mês: =remuneração_por_vaga * vagas
• por ano: =folha_mensal * 12

Exemplo

Cargo "Assistente administrativo": 3 vagas, salário-base de R$ 2.500,00, adicional de função de 10% e auxílio fixo de R$ 150,00, sem coeficiente.

• Remuneração por vaga: 2.500 × 1,10 + 150 = R$ 2.900,00
• Folha mensal: 3 × 2.900 = R$ 8.700,00
• Folha anual: 8.700 × 12 = R$ 104.400,00

Lembre-se de que bônus e pagamentos variáveis não entram nesse cálculo, e que encargos podem ser aplicados à parte, com a alíquota que a sua organização usar.

Tabela 2: a lotação

Uma linha por pessoa: nome, cargo (escolhido de uma lista, para evitar erros de digitação), departamento, data de admissão e fração de jornada. Uma pessoa em jornada integral vale 1; em meio período, 0,5. Isso permite registrar vínculos parciais sem distorcer as contas.

Como achar as vagas ocupadas e abertas

No quadro, a ocupação de cada cargo é a soma das frações de jornada de quem está lotado nele:

=SOMASE(Lotação!C:C; A2; Lotação!E:E)

As vagas abertas são a diferença:

=vagas_previstas - ocupadas

E a situação de cada posição pode ser descrita assim:

=SE(abertas>0; SE(ocupadas=0;"Vaga aberta";"Ocupação parcial"); SE(abertas<0;"Excesso do quadro";"Completo"))

Se o resultado for negativo, há mais gente lotada do que vagas previstas; é um sinal de que o quadro ou a lotação precisam de revisão.

Folha prevista contra folha real

A folha prevista usa as vagas do quadro; a real usa as vagas efetivamente ocupadas:

=remuneração_por_vaga * ocupadas

A diferença entre as duas mostra quanto custaria preencher tudo. Se o cargo acima tem apenas 2 vagas ocupadas, a folha real é R$ 5.800,00 por mês, contra R$ 8.700,00 prevista. Os R$ 2.900,00 de diferença são o custo de uma contratação.

Resumo por departamento

Com SOMASE, some por departamento: vagas, ocupadas, abertas e folhas. O preenchimento é:

=ocupadas / vagas

Um gráfico de colunas com o preenchimento de cada departamento deixa clara a distribuição: onde há mais vagas e onde o custo está concentrado.

Erros comuns

• Digitar o cargo à mão na lotação: variações de escrita quebram a soma. Use uma lista suspensa.
• Contar pessoas em vez de frações de jornada: duas pessoas de meio período são uma vaga, não duas.
• Esquecer os adicionais: a folha sai subestimada.
• Misturar folha com encargos: mantenha as colunas separadas para saber o custo base e o total.
• Tratar a planilha como documento oficial: ela ajuda a analisar o quadro, mas o documento aprovado segue o modelo exigido pela sua organização.

Modelo pronto de quadro de pessoal

O modelo implementa essa estrutura. Em «Parâmetros» ficam organização, portaria, coeficiente regional, alíquota de encargos e a lista de departamentos. O «Quadro de pessoal» comporta até 120 cargos e calcula vagas do quadro, salário-base, adicionais em porcentagem e valor, folha por mês e por ano, vagas ocupadas, abertas e a situação de cada posição.

A «Lotação» aceita até 300 registros: nome, cargo da lista, fração de jornada, data de admissão, departamento, salário-base e remuneração, com verificação de excesso do quadro. O «Resumo» apresenta, por departamento, vagas, ocupadas, abertas, preenchimento, folha prevista e real, encargos e um gráfico.

Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. O pacote traz uma planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios. É um modelo pago. Alíquotas, limites e coeficientes ficam nos parâmetros e devem ser conferidos com as regras locais; o cálculo é indicativo e a planilha não substitui o documento oficial do quadro.

FAQ

O que é fração de jornada?

É a parte de uma jornada integral que a pessoa cumpre. Quem trabalha metade do tempo tem fração 0,5. A soma das frações dos lotados num cargo é o que ocupa as vagas.

Posso usar a planilha para uma empresa pequena?

Sim. Para poucos cargos, ela ajuda a enxergar o custo de cada contratação antes de abrir a vaga, algo valioso quando o orçamento é apertado.

Como lidar com cargos de confiança ou temporários?

Cadastre-os como cargos próprios, com suas vagas e remuneração, e acrescente uma observação. Assim eles aparecem na folha sem se misturar aos cargos efetivos.

Quando atualizar o quadro?

Sempre que houver admissão, desligamento ou mudança de salário. Revisar o arquivo uma vez por mês evita que a folha prevista se afaste da realidade.