KHIZHNYAKOVComo fazer o controle de entrega de EPI e uniformes no Excel
Controle de Entrega de EPI e Uniformes em Excel — Modelo Excel — Ver a planilha →
Uniformes e EPIs são entregues o ano inteiro, cada item com seu prazo de troca, e o controle em papel costuma esbarrar em duas dificuldades: ninguém sabe quando a luva do fulano precisa ser trocada e, na hora de comprar, ninguém sabe quanto vai precisar.
Uma planilha com três tabelas resolve as duas coisas. Veja como estruturá-la e quais fórmulas dão a data da próxima troca, o status e a previsão de compra.
Passo 1: duas tabelas de cadastro
Primeiro, o cadastro de EPIs, com a vida útil em meses e o custo unitário:
| EPI | Vida útil (meses) | Custo (R$) |
|---|---|---|
| Luva de raspa | 3 | 18,00 |
| Bota de segurança | 12 | 110,00 |
| Camisa de uniforme | 6 | 45,00 |
Os prazos acima são apenas exemplos; defina os seus conforme as normas aplicáveis às profissões e às condições de trabalho. Depois, o cadastro de funcionários, com cargo e departamento.
Passo 2: o registro de entregas
Cada entrega é uma linha: funcionário, EPI, data, quantidade. O departamento e o custo vêm por consulta:
=PROCV(A2;Funcionários!$A:$C;3;FALSO) para o departamento, e =D2*PROCV(B2;EPIs!$A:$C;3;FALSO) para o custo.
Se Marcos recebeu 2 pares de luvas a R$ 18,00, a entrega custou R$ 36,00.
Passo 3: data da próxima troca
Some a vida útil à data da entrega com DATAM:
=DATAM(C2;PROCV(B2;EPIs!$A:$B;2;FALSO))
Uma bota entregue em 10/03/2025, com vida útil de 12 meses, deve ser trocada em 10/03/2026. Uma luva entregue na mesma data, com 3 meses, em 10/06/2025.
Passo 4: semáforo de troca
Compare a data da troca com hoje e com o prazo de aviso:
=SE(F2<HOJE();"Trocar";SE(F2-HOJE()<=30;"Trocar em breve";"Em dia"))
O 30 vai para uma célula de parâmetros. Em vermelho aparece o que já deveria ter sido trocado, em amarelo o que está para vencer.
Passo 5: não gere falsos atrasos
Se o mesmo funcionário recebe novamente a mesma luva, o registro antigo continuaria "vencido" para sempre. A solução é avaliar só a última entrega de cada par funcionário-EPI. Marque as anteriores como "Substituído" com uma fórmula que compare a data com a maior data do par:
=SE(C2<MÁXIMOSES(C:C;A:A;A2;B:B;B2);"Substituído";SE(...))
MÁXIMOSES existe no Excel 2019 e no Microsoft 365; em versões antigas use uma fórmula matricial com MÁXIMO e SE.
Passo 6: necessidade para os próximos três meses
Para a compra, some as quantidades das últimas entregas cujo prazo de troca já passou ou vence em até 90 dias, multiplicadas pelo preço do cadastro:
=SOMARPRODUTO((F2:F500<=HOJE()+90)*(G2:G500<>"Substituído")*D2:D500*H2:H500)
Aqui F é a data da troca, G o status, D a quantidade e H o preço. Se 12 pares de luvas (R$ 18,00) e 4 pares de botas (R$ 110,00) estão nessa condição, a necessidade é 12 × 18 + 4 × 110 = R$ 656,00.
Passo 7: ficha pessoal
Para a ficha de cada funcionário, escolha o nome numa lista suspensa e traga com filtros todas as entregas dele. A ficha impressa e assinada pelo funcionário costuma ser exigida em inspeções; confira o formato com a sua organização.
Erros comuns
- Calcular a próxima troca a partir da data de compra do estoque, e não da entrega.
- Contar entregas antigas como atrasadas.
- Não ter o custo no cadastro, o que impede previsões de compra.
- Misturar tamanhos e modelos sem identificá-los.
- Deixar de registrar a quantidade quando entrega mais de uma unidade.
Modelo pronto de controle de EPI
Existe um modelo pago com essa lógica pronta. Em «Parâmetros» ficam a data de cálculo, o aviso com N dias de antecedência, o período de custos e os departamentos. «Cadastros» reúne os EPIs com vida útil e custo e a lista de funcionários com cargos e departamentos. Em «Entregas» cabem até 500 entregas, com funcionário, EPI, data, quantidade, data da próxima troca, semáforo e custo.
A aba «Ficha» traz a ficha pessoal do funcionário escolhido, para imprimir, e «Resumo» mostra os custos por departamento e a necessidade para 3 meses, com gráfico. Quando o mesmo EPI é entregue de novo, a situação é calculada pela última entrega, e as anteriores ficam como «Substituído». O pacote inclui uma planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios. Funciona no Excel 2007 e posteriores e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. Confira prazos e normas com as regras locais antes de usar.
Perguntas frequentes
Como definir a vida útil de cada EPI?
Pelo certificado e pelas instruções do fabricante, e pelas normas aplicáveis à sua atividade. A planilha apenas aplica o prazo que você informar.
O que fazer se o EPI é danificado antes do prazo?
Registre uma nova entrega na data da troca, com a observação do motivo. O prazo da próxima troca passa a contar dela.
Preciso de uma ficha por funcionário?
Em muitas organizações sim, com assinatura de recebimento. Verifique a regra local; a ficha pode ser gerada da própria planilha e impressa.
Dá para controlar também o estoque de EPI?
A planilha foca nas entregas e nos custos. Para o estoque, você pode manter uma aba à parte com entradas e saídas, mas isso é um controle diferente.
