KHIZHNYAKOVComo fazer a planilha de controle de extintores no Excel
Registro de Extintores em Excel: prazos de inspeção e recarga, semáforo de vencimento e resumo — Ver a planilha →
Uma inspeção ou recarga de extintor esquecida é uma causa frequente de problemas em vistorias. Em escritórios, lojas e depósitos, os extintores ficam espalhados, cada um com sua data, e as etiquetas são difíceis de conferir uma a uma.
Uma planilha resolve com pouco esforço: um registro por extintor, prazos calculados por tipo e um semáforo que mostra o que atacar primeiro. Veja como montar.
Passo 1: o registro
Cada extintor ocupa uma linha:
| Coluna | Exemplo |
|---|---|
| Nº de patrimônio | EXT-014 |
| Tipo | PQ-4 |
| Local | Depósito |
| Ponto de instalação | Corredor B, coluna 3 |
| Responsável | Carlos |
| Data da última carga | 15/02/2025 |
| Data da última inspeção | 10/08/2025 |
O número de patrimônio deve ser único e idêntico ao da etiqueta no extintor. Assim qualquer pessoa localiza o equipamento na planilha em segundos.
Passo 2: tabela de periodicidades por tipo
Crie uma tabela com cada tipo de extintor e os prazos em meses para inspeção e recarga. Os valores variam conforme o tipo, o fabricante e as normas locais, então os números abaixo são apenas ilustrativos:
| Tipo | Inspeção (meses) | Recarga (meses) |
|---|---|---|
| PQ-4 | 6 | 12 |
| CO2-3 | 6 | 60 |
Confira os prazos reais com a ficha técnica, as instruções do fabricante e as normas locais, e preencha a tabela com eles.
Passo 3: calcule os vencimentos
Com PROCV, traga o prazo do tipo e some à data com DATAM:
=DATAM(F2;PROCV(B2;Tipos!$A:$C;3;FALSO))
Para uma carga em 15/02/2025 e prazo de 12 meses, o vencimento é 15/02/2026. A inspeção segue a mesma lógica, usando a coluna de inspeção e a data da última inspeção.
O prazo mais próximo é o menor dos dois: =MÍNIMO(H2;I2).
Passo 4: dias restantes e semáforo
Dias restantes: =J2-HOJE(). Se for negativo, o extintor está vencido. O status:
=SE(J2<HOJE();"Vencido";SE(J2-HOJE()<=30;"Prazo próximo";"Em dia"))
Com formatação condicional, "Vencido" fica vermelho, "Prazo próximo" amarelo e "Em dia" verde. O 30 deve ficar numa célula de parâmetros, pois algumas organizações preferem avisar com 45 ou 60 dias de antecedência para ter tempo de contratar o serviço.
Passo 5: lista do que precisa de atenção
Num painel à parte, liste os extintores vencidos e os de prazo próximo, ordenados do mais atrasado para o menos. Uma forma simples: filtre o status diferente de "Em dia" e ordene pela coluna de dias restantes, em ordem crescente. Quem abre a planilha vê de imediato por onde começar.
Passo 6: resumo
Conte extintores por tipo e por local com CONT.SE, e vencidos, próximos e em dia com o mesmo recurso. Por exemplo, de 40 extintores, 3 vencidos, 5 com prazo próximo e 32 em dia significam que 8 deles (20%) precisam de serviço nas próximas semanas.
Erros comuns
- Calcular o prazo sempre a partir da compra, e não da última carga ou inspeção.
- Digitar a periodicidade dentro da fórmula, em vez de usar uma tabela de tipos.
- Não registrar o ponto de instalação, o que faz perder tempo na hora de localizar o equipamento.
- Atualizar o extintor fisicamente mas esquecer de atualizar as datas na planilha.
- Tratar a planilha como laudo: ela é um lembrete.
Modelo pronto de registro de extintores
Para quem prefere começar com tudo pronto, há um modelo pago. Na aba «Parâmetros» ficam a data de cálculo, com quantos dias de antecedência avisar, a periodicidade de inspeção e recarga por tipo (PQ-4, CO2-3 e outros) e a lista de locais. Em «Registro» cabem até 200 extintores, com número de patrimônio, tipo, local, ponto de instalação, responsável, datas de carga e inspeção, prazos e semáforo.
A aba «Requerem atenção» reúne os extintores vencidos e com prazo próximo, começando pelos mais atrasados. Em «Resumo» aparecem a quantidade por tipo e por local, vencidos, com prazo próximo e em dia, e um gráfico. Você pode acrescentar um tipo próprio em uma linha livre da tabela de tipos, e ele entra na lista de seleção do registro. O arquivo funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. As periodicidades são aproximadas: confira-as com as normas locais de segurança contra incêndio.
Perguntas frequentes
O registro substitui os laudos de inspeção?
Não. É um registro de lembretes. A inspeção e a manutenção devem seguir os requisitos locais e ser feitas por quem for habilitado para isso.
Como identificar cada extintor fisicamente?
Cole uma etiqueta com o número de patrimônio visível, o mesmo da planilha. Um código curto e único evita confusão entre extintores do mesmo tipo.
E se eu tiver extintores em vários endereços?
Use a coluna de local para distinguir os endereços e filtre por ele. Para operações maiores, mantenha um arquivo por unidade.
Posso receber lembretes automáticos?
O Excel por si só não envia e-mails. O que você pode fazer é abrir o painel de atenção toda semana, por exemplo na segunda-feira, e agendar os serviços do que aparecer.
