Planilha para professor particular: controle de aulas, cancelamentos e pagamentos

Dar aulas particulares exige mais organização do que parece. Com uns dez alunos, cada um com um valor, um ritmo de pagamento e uma regra de cancelamento, é fácil se perder: quem já teve oito aulas e pagou por seis? Quem pagou o mês adiantado e já esgotou o crédito? Quanto você recebeu de verdade em outubro?

A solução é tratar cada aula como um registro e deixar o saldo ser calculado. Abaixo está o método.

O método: aluno, aula, pagamento

1. Cadastro de alunos

Uma linha por aluno, com valor por hora (60 minutos) e contato.

2. Registro de aulas

Cada aula é uma linha: data, aluno, duração em minutos e status (Realizada, Cancelada com antecedência, Cancelamento tardio, Aula experimental). O valor é calculado, não digitado:

=PROCV(B2;Alunos!A:C;3;FALSO)*C2/60*D2

onde D2 é o percentual de cobrança do status. Uma aula de 90 minutos para Lucas, realizada (100%), vale R$ 90,00 × 90 ÷ 60 = R$ 135,00.

3. Tabela de status e percentual de cobrança

Esta é a parte que evita atritos. Defina por escrito:

Esses percentuais são exemplos; defina os seus e comunique ao aluno antes da primeira aula. Com o percentual em tabela, mudar a política é trocar um número.

4. Pagamentos

Pagamentos ficam em uma aba separada: data, aluno, valor e forma (Pix, dinheiro, transferência). Assim você pode receber adiantado, parcelado ou depois.

5. Saldo por aluno

O saldo é o que foi pago menos o que foi cobrado:

=SOMASE(Pagamentos!B:B;A2;Pagamentos!C:C)-SOMASE(Aulas!B:B;A2;Aulas!E:E)

Negativo significa dívida; positivo, adiantamento. Exemplo: Lucas pagou R$ 600,00 e teve 8 aulas de uma hora cobradas, R$ 720,00; o saldo é −R$ 120,00. Para saber para quantas aulas o crédito dá, divida o saldo positivo pelo valor da hora.

6. Receita por mês

Some o cobrado e o recebido por mês com SOMASES, e observe a diferença. Quem trabalha com dez a quinze alunos costuma perceber que o mês “forte” em horas não é o forte em dinheiro recebido, porque o pagamento atrasa. Acompanhar os dois evita surpresas.

Erros comuns

• Não escrever a política de cancelamento. Sem regra, cada caso vira negociação.
• Registrar a aula só quando o aluno paga. Cobrança e pagamento são coisas diferentes.
• Usar um valor fixo por aula quando a duração varia. Calcule pela duração.
• Misturar receita bruta com líquida. Impostos e notas fiscais seguem o seu regime; consulte as regras vigentes.
• Deixar a revisão para o fim do mês. Olhe os saldos toda semana.

Modelo pronto para aulas particulares

O modelo “Controle de Aulas Particulares e Pagamentos” já traz isso funcionando. É um arquivo pago, para Excel 2007 ou superior e LibreOffice, sem macros, com planilha em branco e um exemplo preenchido com dados fictícios.

As abas:

• “Listas”: disciplinas, status das aulas com percentual de cobrança (cancelamento tardio, aula experimental e outros), formato e formas de pagamento;
• “Alunos”: até 40 alunos, com valor por aula, contatos, número de aulas, total cobrado, pago, saldo e semáforo do acerto;
• “Aulas” e “Pagamentos”: registros com capacidade para 2000 e 1000 lançamentos;
• “Resumo”: receita por mês (cobrado e recebido), horas, valor médio por aula, divisão por disciplina e gráficos.

Serve a professores particulares, de música e idiomas, treinadores e fonoaudiólogos que atendem individualmente. A planilha não calcula impostos, apenas as aulas e os acertos.

Perguntas frequentes

Como cobrar pacotes de aulas?

Registre o pagamento do pacote como um pagamento único. O saldo positivo vai diminuindo a cada aula realizada, e você vê quando acaba.

Vale cobrar cancelamento tardio?

É uma decisão sua. Muitos professores cobram, porque o horário ficou reservado. O importante é combinar antes e aplicar igual a todos.

Preciso registrar a hora de cada aula?

Basta a data e a duração. A hora exata só é útil se você quiser montar a agenda na própria planilha.

Como lidar com aula em grupo?

Registre uma linha por aluno, com o valor individual. Assim cada saldo continua correto.