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Controle de procurações e prazos de documentos em Excel: semáforo e lista dos próximos vencimentos

Registro de procurações, certificados digitais, licenças, certificados e apólices em uma única lista: semáforo «vence em N dias», aba «Próximos» e resumo por tipo.

Controle de procurações e prazos de documentos em Excel: semáforo e lista dos próximos vencimentos
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Modelo em branco + exemplo preenchido · Excel 2007+, LibreOffice, Google Planilhas
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Para que serve

Uma procuração vencida ou uma renovação de certificado digital esquecida podem travar compras, licitações e declarações. No registro, todos os documentos com prazo de validade ficam juntos: a planilha calcula os dias restantes, pinta o semáforo e monta sozinha a lista de vencidos e a vencer, em ordem, para que a renovação seja feita a tempo.

O que há dentro

  • «Listas»: tipos de documento e limite de aviso em dias para cada tipo, data atual.
  • «Registro»: até 500 documentos — tipo, número, data de emissão, outorgante, representante, poderes, validade, dias restantes e semáforo.
  • «Próximos»: lista automática de documentos vencidos e a vencer, em ordem de data de vencimento.
  • «Resumo»: quantidade por tipo e status, vencimentos por mês para o ano seguinte, dois gráficos.

Para quem é

Secretários, advogados, contadores, responsáveis por compras e por RH, gestores de pequenas empresas e profissionais autônomos que lidam com muitas procurações e documentos com data de vencimento.

Compatibilidade

Excel 2007 ou superior, LibreOffice. Sem macros. O arquivo está em português do Brasil. Os limites de aviso ficam nos parâmetros: antes de usar, confira-os com as suas regras internas. A planilha apenas lembra das datas que você informou.

📘 Como controlar procurações e prazos de documentos no Excel

Perguntas e respostas

Como funciona o semáforo?
Se o prazo passou, o status é «Vencido» e a célula fica vermelha. Se faltar até o limite do tipo (por exemplo, 30 dias), o status é «A vencer» e a célula fica amarela. Os demais documentos ficam verdes.
É possível controlar mais do que procurações?
Sim. No mesmo registro, com o tipo escolhido, é possível manter certificados digitais, licenças, certificados, apólices, contratos de aluguel e quaisquer outros documentos com data de vencimento. Os seus próprios tipos são adicionados na aba «Listas».
Como funciona a aba «Próximos»?
Ela é montada por fórmulas matriciais a partir do registro: primeiro os mais atrasados, depois os mais próximos do vencimento. É atualizada a cada alteração do registro; não é preciso informar nada manualmente.
E se a procuração não indicar prazo?
Deixe a data de vencimento vazia e o documento recebe o status «Sem prazo». Se a procuração não indicar prazo, verifique a regra aplicável no seu local e informe a data manualmente.