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Controle de Assinaturas Eletrônicas e Certificados em Excel: validade, renovação e responsáveis

Registro de assinaturas eletrônicas e certificados com semáforo de prazos, plano de renovação para 90 dias, responsáveis e resumo. Chaves e senhas não são armazenadas.

Controle de Assinaturas Eletrônicas e Certificados em Excel: validade, renovação e responsáveis
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Modelo em branco + exemplo preenchido · Excel 2007+, LibreOffice, Google Planilhas
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Para que serve

Uma assinatura eletrônica com o prazo vencido paralisa compras, declarações e o fluxo de documentos, geralmente no pior dia possível. Aqui cada assinatura é registrada em uma linha: a planilha mostra sozinha quais já venceram, quais expiram nos próximos 30 dias e monta o plano de renovação em ordem de vencimento. Chaves privadas, senhas e PINs não são armazenados na planilha: apenas o titular, o prazo, o número de série do certificado e o número do token.

O que está incluído

  • «Listas»: tipos de assinaturas e certificados, sistemas (portal de compras, pagamentos públicos, orçamento eletrônico, administração tributária, portal de serviços do governo, intercâmbio de dados e outros), responsáveis, autoridades certificadoras, parâmetros «avisar N dias antes» e horizonte do plano.
  • «Assinaturas»: até 300 assinaturas — titular, cargo, tipo, AC, número de série, datas de emissão e de vencimento, onde é usada, número do token, responsável, semáforo de status e dias até o vencimento.
  • «Plano de renovação»: lista de assinaturas vencidas e das que expiram nos próximos 90 dias, em ordem de vencimento, sem duplicidades, com a dica «o que fazer». Montado com fórmulas, sem macros e sem FILTER.
  • «Resumo»: assinaturas por status, por mês de vencimento, por responsável e por sistema, dois gráficos.

Para quem é

Para contadores, especialistas em compras, equipes de RH, serviços gerais e TI de órgãos e instituições públicas, e também para pequenas organizações em que várias pessoas usam assinaturas eletrônicas em diferentes sistemas.

Compatibilidade

Excel 2007 ou superior, LibreOffice. Sem macros. O arquivo está em português do Brasil. Prazos e limites ficam nos parâmetros: antes de usar, confira-os com as regras locais e com as normas da sua autoridade certificadora. O cálculo é aproximado.

📘 Como controlar assinaturas eletrônicas e certificados digitais no Excel

Perguntas e respostas

A planilha guarda chaves e senhas?
Não, e elas não devem ser informadas. A planilha contém apenas dados de referência: titular, cargo, tipo de assinatura, autoridade certificadora, número de série do certificado, prazos e número do token. Guarde as chaves privadas em um dispositivo protegido.
Como a planilha identifica que uma assinatura vai expirar?
Calcula-se a diferença entre a data de vencimento e a data de referência. Se restarem no máximo os dias definidos (30 por padrão), o status é «Expira»; se o prazo passou, «Vencida». O número de dias é alterado na planilha «Listas».
Como o plano de renovação é montado sem a função FILTER?
Para cada assinatura calcula-se uma chave auxiliar: data de vencimento mais o número da linha. As funções SMALL e MATCH retiram as chaves em ordem crescente, de modo que assinaturas com a mesma data não se duplicam. Funciona no Excel 2007 ou superior.
Onde obter os prazos de validade dos certificados?
No próprio certificado ou nos documentos da autoridade certificadora. Confira os prazos e o procedimento de renovação com os requisitos em vigor e com as normas da sua AC: na planilha eles não estão fixados.