Como controlar assinaturas eletrônicas e certificados digitais no Excel

Um certificado digital vencido costuma ser descoberto na pior hora possível: no último dia de uma declaração, na assinatura de um contrato ou no momento de participar de um pregão. E renovar às pressas é mais caro e mais estressante do que renovar com calma.

O antídoto é um registro de todas as assinaturas e certificados da organização, com datas de vencimento e um alerta antecipado. Veja como montá-lo no Excel, incluindo um plano de renovação ordenado.

O que registrar, e o que nunca registrar

Para cada assinatura eletrônica ou certificado, guarde:

• titular e cargo;
• tipo (por exemplo, pessoa física ou pessoa jurídica, conforme as categorias que você usa);
• autoridade certificadora emissora;
• número de série do certificado;
• datas de emissão e de vencimento;
• onde é usado (sistema de compras, administração tributária, portal de serviços, entre outros);
• número do token, se houver;
• responsável interno pela renovação.

E o mais importante: jamais registre chaves privadas, senhas ou PINs. A planilha é apenas um registro de referência. Os segredos devem ficar em dispositivo protegido, conforme as orientações da sua autoridade certificadora.

Dias até o vencimento e semáforo

Com a data de vencimento, calcule os dias restantes:

=vencimento - HOJE()

E defina o status:

=SE(dias<0; "Vencida"; SE(dias<=30; "Expira"; "Vigente"))

O limite de 30 dias é um valor inicial; guarde-o em uma célula de parâmetros para poder mudá-lo. Aplique formatação condicional: vermelho para vencida, amarelo para expira e verde para vigente.

Exemplo

Em 10/09, três assinaturas:

João precisa de renovação imediata; Marta, nas próximas duas semanas; o jurídico pode esperar.

O plano de renovação

Um registro com 100 linhas não é um plano. O plano é uma lista curta: assinaturas vencidas e as que expiram nos próximos 90 dias, em ordem de vencimento, com a ação recomendada ("renovar já", "agendar renovação").

Uma forma de montar com fórmulas, sem recursos novos do Excel, é criar uma chave auxiliar para cada linha: a data de vencimento somada ao número da linha dividido por um número grande, para desempatar datas iguais:

=vencimento + LIN()/100000

Depois, as funções MENOR e CORRESP retiram as chaves em ordem crescente, e ÍNDICE traz os dados correspondentes. Como a chave é única, duas assinaturas com a mesma data não se duplicam na lista. Funciona em qualquer versão do Excel a partir de 2007, sem depender da função FILTRO.

A coluna "o que fazer" pode ser uma simples fórmula SE:

=SE(dias<0; "Renovar imediatamente"; SE(dias<=30; "Agendar renovação"; "Acompanhar"))

Resumos para a gestão

Com CONT.SES, conte assinaturas por status, por responsável e por sistema. Um gráfico de colunas com os vencimentos por mês mostra os períodos de pico, quando várias renovações caem juntas e o custo se concentra. Planejar o orçamento de renovações fica muito mais fácil.

Erros comuns

• Guardar a senha ou o PIN na planilha: é um risco de segurança sério.
• Registrar só o certificado principal: esquecer o certificado do substituto deixa a rotina parada quando o titular se ausenta.
• Copiar prazos de internet: a validade vem do próprio certificado ou da sua autoridade certificadora.
• Sem responsável: o alerta dispara e ninguém age.
• Esperar o vencimento: alguns processos de emissão exigem validação presencial ou agendamento.

Modelo pronto de controle de assinaturas e certificados

O modelo organiza esse controle em quatro abas. Em «Listas» ficam os tipos de assinaturas e certificados, os sistemas (portal de compras, pagamentos públicos, orçamento eletrônico, administração tributária, portal de serviços do governo, intercâmbio de dados e outros), os responsáveis, as autoridades certificadoras, o parâmetro «avisar N dias antes» e o horizonte do plano.

Em «Assinaturas» cabem até 300 registros, com titular, cargo, tipo, AC, número de série, datas de emissão e de vencimento, onde é usada, número do token, responsável, semáforo de status e dias até o vencimento. O «Plano de renovação» lista as vencidas e as que expiram nos próximos 90 dias, em ordem de vencimento, sem duplicidades e com a dica «o que fazer»; é montado com fórmulas, sem macros e sem FILTER. O «Resumo» mostra assinaturas por status, por mês de vencimento, por responsável e por sistema, com dois gráficos.

A planilha não guarda chaves nem senhas. Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros, em português do Brasil. É um modelo pago. Prazos e limites ficam nos parâmetros: confira-os com as regras locais e com as normas da sua autoridade certificadora. O cálculo é aproximado.

FAQ

Qual a antecedência ideal para renovar um certificado?

Depende do processo de emissão da sua autoridade certificadora, que pode exigir agendamento ou validação. Se o processo leva uma semana, avise com 30 dias e terá folga.

Posso guardar o número de série do certificado?

Sim, é um dado de referência e ajuda a identificar qual certificado está em uso. Já chaves privadas, senhas e PINs não devem constar em nenhum arquivo de planilha.

Como lidar com certificados de pessoas que saíram da organização?

Marque o registro como encerrado ou remova-o da tabela ativa, mantendo o histórico à parte. Confirme também a revogação do certificado, conforme as regras da autoridade certificadora.

Um registro só serve para vários sistemas?

Sim. Um mesmo certificado pode ser usado em vários sistemas; registre-os no campo «onde é usado» para saber o impacto se ele vencer.