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Registros da Portaria em Excel: controle de visitantes, chaves e credenciais

Registro de visitantes, de retirada de chaves e cadastro de credenciais em Excel: status «no prédio», destaque de chaves não devolvidas e de credenciais prestes a vencer, impressão do registro.

Registros da Portaria em Excel: controle de visitantes, chaves e credenciais
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Modelo em branco + exemplo preenchido · Excel 2007+, LibreOffice, Google Planilhas
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Para que serve

Mantenha os registros do posto de segurança em um único arquivo: quem entrou e saiu, quem está com as chaves das salas, quais credenciais estão vigentes e quando vencem. O Excel calcula sozinho a duração de cada visita, mostra quem está no prédio agora e destaca chaves não devolvidas, tempo de permanência excedido e credenciais com prazo próximo do fim.

O que está incluído

  • «Instruções»: como trabalhar em 5 minutos, significado das cores, ressalvas e aviso sobre dados pessoais.
  • «Parâmetros»: organização, posto, tempo permitido de permanência do visitante, fim do expediente, tempo máximo de uma chave em uso, prazo de aviso do vencimento da credencial; listas de salas, departamentos, responsáveis de plantão, tipos de credencial, documentos e motivos.
  • «Visitantes»: até 1000 registros — data, horário de entrada, nome, documento, quem visita e em qual departamento, motivo, credencial nº, horário de saída; duração, status «no prédio / saiu» e verificações automáticas.
  • «Chaves»: até 600 registros de retirada e devolução de chaves, status «em uso / devolvida», destaque de chaves não devolvidas e retiradas novamente, número de chaves em uso agora.
  • «Credenciais»: cadastro de até 300 credenciais (de uso único, temporárias e permanentes) com validade, status e aviso de vencimento N dias antes.
  • «Resumo»: visitantes por dia e por semana, departamentos mais visitados, chaves em uso, credenciais prestes a vencer, gráfico.
  • «Impressão do registro»: registro de visitantes da data escolhida, pronto para imprimir, com campos para a assinatura do responsável de plantão.

Para órgãos públicos e instituições

Em um órgão público, escola, hospital ou prefeitura, o responsável de plantão vê quem está no prédio agora, e o chefe da segurança recebe um resumo pronto de visitantes e chaves e a lista de credenciais que precisam ser renovadas ou recolhidas. O formulário impresso do dia escolhido serve para a passagem de turno e para verificações.

Para quem é

Para porteiros, chefes de segurança, especialistas em segurança patrimonial, responsáveis por serviços gerais e administradores de prédios, gestores de escolas, hospitais e instituições públicas que mantêm registro de visitantes, de retirada de chaves e controle de credenciais.

Compatibilidade

Excel 2007 ou superior, LibreOffice. Sem macros e sem vínculos externos. O arquivo está em português do Brasil. O tempo permitido, o fim do expediente, o prazo da chave em uso e o prazo de aviso do exemplo são valores padrão: compare-os com as regras locais e com o seu procedimento de controle de acesso. É um formulário de trabalho com a estrutura de um registro, não um formulário oficial. O arquivo contém dados pessoais de visitantes: guarde e trate-o conforme as regras da sua organização.

📘 Como fazer o controle de visitantes, chaves e credenciais da portaria no Excel

Perguntas e respostas

Como saber quem está no prédio agora?
A planilha «Visitantes» marca com o status «No prédio» as linhas do dia atual sem horário de saída, e o número delas aparece no topo da planilha e no «Resumo». Quem não saiu em dias anteriores fica destacado em vermelho.
É possível definir o tempo permitido de permanência do visitante?
Sim, na planilha «Parâmetros» (120 minutos por padrão). Se o visitante ficar mais tempo, a linha fica amarela com um aviso de excesso. Confira o valor com as regras de controle de acesso da sua organização.
Como são controladas as chaves não devolvidas?
Uma chave sem horário de devolução recebe o status «Em uso»; se não for devolvida até o fim do expediente ou ficar fora por mais horas que o limite definido, a linha é destacada. A retirada repetida da chave da mesma sala sem devolução também é sinalizada.
Como funciona o aviso de vencimento da credencial?
Para cada credencial informa-se «Vigente até»; N dias antes (14 por padrão) o status muda para «Expira em…» e, após o prazo, para «Vencida», até que a data de devolução seja informada. A lista dessas credenciais está no «Resumo».
Este é um formulário oficial de registro?
Não, é um formulário de trabalho com a estrutura de um registro; a organização pode usar o seu próprio formulário. O arquivo contém dados pessoais: guarde-o conforme as regras da sua organização.