Os números são atribuídos automaticamente?

Sim: o nº de registro de recebidos e enviados é montado a partir do prefixo, do número sequencial e do ano. O formato (prefixo, número de dígitos, ano) é definido na aba «Parâmetros». Não ordene as linhas dentro do registro.

Qual prazo de conclusão vem configurado?

Por padrão, 30 dias corridos a partir do recebimento — é um valor padrão, que você deve conferir com as normas internas da sua organização. Para cada tipo de documento é possível definir um prazo próprio ou desativar o controle (0 dia).

É possível vincular a resposta ao documento recebido?

Sim: em «Enviados», escolha o nº de registro do recebido — no registro de recebidos aparece o número da resposta, e a verificação compara a data da resposta com o prazo de controle.

O plano de classificação do exemplo é oficial?

Não, os valores são fictícios. Informe o plano aprovado na sua organização e confira os prazos de guarda e os itens com a sua tabela de temporalidade.

É um formulário oficial de registro?

Não, é um formulário de trabalho que segue a estrutura do registro; a organização pode usar o seu próprio modelo. A aba «Impressão do registro» gera um formulário com campos para assinaturas.

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Registro de documentos recebidos e enviados em Excel com controle de prazos e plano de classificação

Registro de correspondência recebida e enviada em Excel: numeração automática, controle de prazos com semáforo, plano de classificação, resumo e formulário de impressão.

≈ R$ 27

390 ₽

Modelo em branco + exemplo preenchido · Excel 2007+, LibreOffice, Google Planilhas

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Para que serve

Controle a correspondência recebida e enviada em um único arquivo e nunca perca um prazo. O Excel atribui os números de registro, calcula o prazo de controle, mostra o status e colore as linhas como um semáforo. A resposta enviada fica vinculada ao documento recebido, e uma aba separada reúne os documentos atrasados e prestes a vencer.

O que há dentro

«Instruções»: como preencher em 5 minutos, significado das cores, ressalvas e aviso sobre dados pessoais.
«Parâmetros»: organização, ano, prazo padrão de conclusão, formato dos números de recebidos e enviados, listas de tipos de documento (cada um com prazo próprio), correspondentes, responsáveis, signatários e formas de envio.
«Recebidos»: até 500 registros — nº de registro, data de recebimento, remetente, nº e data de saída do remetente, tipo, conteúdo, despacho, responsável, prazo, data de conclusão, código do processo; status, semáforo e verificações automáticos.
«Enviados»: até 500 registros — número, data, destinatário, conteúdo, responsável, signatário, a qual recebido responde, forma de envio.
«Controle de prazos»: lista pronta de documentos atrasados e prestes a vencer para a reunião de acompanhamento.
«Plano de classificação»: lista editável de códigos de processos com prazos de guarda e contador de documentos por processo.
«Resumo»: por mês, responsável e correspondente, percentual concluído no prazo, gráfico.
«Impressão do registro»: livro de registro de recebidos do mês escolhido, com campos para assinaturas.

Para órgãos públicos e instituições

Em um órgão público, escola, hospital ou prefeitura, a secretaria e o assistente da direção veem quais ordens e solicitações de organizações superiores estão perto de vencer, e o gestor recebe uma lista pronta para a reunião. O resumo por responsável mostra a carga de cada área e o percentual de documentos concluídos no prazo, e o plano de classificação ajuda a informar o código do processo já no registro.

Para quem é

Secretários e auxiliares administrativos, assistentes de direção, setores de protocolo, administração de escolas e unidades de saúde, administradoras de condomínios — todos que registram correspondência recebida e enviada e respondem por prazos.

Compatibilidade

Excel 2007 ou superior, LibreOffice. Sem macros e sem vínculos externos. O arquivo está em português do Brasil. Os prazos de conclusão, o formato dos números, os prazos de guarda e o plano de classificação do exemplo são fictícios: confira-os com as normas aplicáveis e com as regras internas da sua organização. É um formulário de trabalho que segue a estrutura do registro, não um formulário oficial.

📘 Como fazer um registro de documentos recebidos e enviados no Excel

Perguntas e respostas

Os números são atribuídos automaticamente?: Sim: o nº de registro de recebidos e enviados é montado a partir do prefixo, do número sequencial e do ano. O formato (prefixo, número de dígitos, ano) é definido na aba «Parâmetros». Não ordene as linhas dentro do registro.
Qual prazo de conclusão vem configurado?: Por padrão, 30 dias corridos a partir do recebimento — é um valor padrão, que você deve conferir com as normas internas da sua organização. Para cada tipo de documento é possível definir um prazo próprio ou desativar o controle (0 dia).
É possível vincular a resposta ao documento recebido?: Sim: em «Enviados», escolha o nº de registro do recebido — no registro de recebidos aparece o número da resposta, e a verificação compara a data da resposta com o prazo de controle.
O plano de classificação do exemplo é oficial?: Não, os valores são fictícios. Informe o plano aprovado na sua organização e confira os prazos de guarda e os itens com a sua tabela de temporalidade.
É um formulário oficial de registro?: Não, é um formulário de trabalho que segue a estrutura do registro; a organização pode usar o seu próprio modelo. A aba «Impressão do registro» gera um formulário com campos para assinaturas.