Como fazer um registro de documentos recebidos e enviados no Excel

Toda secretaria conhece o roteiro: chega um ofício, alguém o coloca numa pasta, ninguém anota o prazo, e uma semana depois a resposta é cobrada. Um registro de correspondência não precisa ser um sistema caro. Basta uma planilha com numeração, prazo e status.

Neste guia você vai ver como estruturar um livro de recebidos e enviados no Excel, como calcular o prazo de resposta, vincular a resposta ao documento original e montar uma lista de pendências.

Duas tabelas: recebidos e enviados

Mantenha duas abas separadas, cada uma com sua numeração.

Recebidos

Colunas sugeridas: número de registro, data de recebimento, remetente, número e data do documento de origem, tipo, assunto, despacho (para quem foi encaminhado), responsável, prazo, data de conclusão e código do processo.

Enviados

Número, data, destinatário, assunto, responsável, signatário, a qual recebido responde e forma de envio (e-mail, correio, entrega em mãos).

Numeração automática

O número de registro é formado por prefixo, sequência e ano, por exemplo REC-0042/2025. Em vez de digitar, monte-o com fórmula:

="REC-" & TEXTO(LIN()-4; "0000") & "/" & ANO(B5)

Funciona enquanto você não reordena as linhas: depois de lançado, o documento mantém o número. Por isso, nunca ordene a tabela do registro; use filtros para consultar.

Prazo de resposta

Cada tipo de documento pode ter um prazo próprio. Monte uma tabela de tipos com o prazo em dias:

Os prazos acima são ilustrativos; use os das normas internas da sua organização. O prazo de cada registro é:

=SE(PROCV(tipo; Tipos!A:B; 2; FALSO)=0; ""; data_recebimento + PROCV(tipo; Tipos!A:B; 2; FALSO))

Status e semáforo

O status depende de três fatos: há data de conclusão? O prazo passou? Está perto de vencer?

=SE(conclusao<>"";"Concluído";SE(prazo="";"Sem prazo";SE(prazo<HOJE();"Atrasado";SE(prazo-HOJE()<=5;"Vence em breve";"No prazo"))))

Aplique cores: verde para concluído e no prazo, amarelo para vence em breve, vermelho para atrasado.

Exemplo

Um ofício recebido em 03/03 com prazo de 30 dias vence em 02/04. Em 28/03 o status é «Vence em breve» (faltam 5 dias); em 05/04 sem conclusão, «Atrasado»; se for respondido em 30/03, «Concluído».

Vinculando a resposta

O ganho de verdade vem de ligar as tabelas. Na aba de enviados, escolha o número do recebido a que o documento responde. Na aba de recebidos, busque o número da resposta com PROCV (ou ÍNDICE e CORRESP):

=SEERRO(ÍNDICE(Enviados!A:A; CORRESP(A5; Enviados!G:G; 0)); "")

Com os dois lados ligados, a verificação fica simples: compare a data da resposta com o prazo de controle e marque as respostas fora do prazo.

Lista de pendências para a reunião

Crie uma aba que mostre apenas os documentos atrasados e os que vencem em breve. Em reuniões de acompanhamento, essa lista substitui a leitura do registro inteiro. Complemente com um resumo por responsável: quantos documentos cada área recebeu e qual o percentual concluído no prazo.

Plano de classificação e guarda

Se a sua organização tem um plano de classificação, mantenha uma tabela com códigos de processos e prazos de guarda e peça o código já no registro. Assim, ninguém precisa reclassificar depois. Os códigos e prazos de guarda são definidos pela sua tabela de temporalidade; confira-os com as normas aplicáveis.

Erros comuns

• Reordenar o registro: quebra a numeração.
• Registrar sem prazo: o documento recebido sem prazo definido vira "esquecido".
• Digitar remetentes de várias formas: use lista suspensa para padronizar.
• Dados pessoais sem cuidado: correspondência pode conter informações sensíveis; restrinja o acesso ao arquivo.
• Confundir o registro da planilha com o documento oficial: se existe um modelo obrigatório no seu órgão, ele continua valendo.

Modelo pronto de registro de recebidos e enviados

O modelo implementa tudo isso em oito abas. «Instruções» explica em 5 minutos como preencher e o significado das cores. Em «Parâmetros» estão organização, ano, prazo padrão de conclusão, formato dos números, listas de tipos de documento (cada um com prazo próprio), correspondentes, responsáveis, signatários e formas de envio.

«Recebidos» e «Enviados» comportam até 500 registros cada, com status, semáforo e verificações automáticos. O «Controle de prazos» entrega a lista pronta de atrasados e a vencer, o «Plano de classificação» mantém códigos, prazos de guarda e um contador de documentos por processo, e o «Resumo» mostra por mês, responsável e correspondente o percentual concluído no prazo, com gráfico. A «Impressão do registro» gera o livro de recebidos do mês escolhido, com campos para assinaturas.

O prazo padrão é de 30 dias corridos, um valor inicial a conferir com as normas internas; cada tipo pode ter prazo próprio ou ser desativado (0 dia). Funciona no Excel 2007 ou superior e no LibreOffice, sem macros e sem vínculos externos, em português do Brasil. É um modelo pago e um formulário de trabalho, não oficial. O plano de classificação do exemplo é fictício.

FAQ

Preciso registrar tudo o que chega?

Defina o critério. Em geral, entram documentos que exigem ação, resposta ou guarda; propagandas e avisos genéricos ficam de fora.

Como evitar numeração duplicada?

Gere o número por fórmula e não reordene as linhas. Uma verificação com CONT.SE pode sinalizar qualquer repetição.

O que fazer com documentos que não têm prazo?

Marque o tipo como "sem controle" (prazo 0). Eles ficam no registro, mas não geram alerta.

É possível controlar vários anos?

Sim. A forma mais prática é arquivar o ano concluído e começar um arquivo novo, com a numeração reiniciada.