Anaokulu Devam Çizelgesi ve Veli Ücreti Hesabı: Excel'de Adım Adım

Her ay sonu aynı iş tekrarlanır: çizelgedeki işaretler tek tek sayılır, hafta sonları ve tatiller düşülür, hasta olan ve izinli çocuklar ayrılır, indirimli olanlar için ayrı hesap yapılır. Hata yapma ihtimali yüksektir ve bir velinin itirazı bütün listeyi baştan saydırır.

Bu işin büyük kısmı bir Excel tablosuna devredilebilir. Öğretmen yalnızca günü işaretler; iş günü, devam ve ödenecek tutar formülle çıkar. Aşağıda adım adım nasıl kurulacağını anlatıyorum.

Adım 1: Aylık çizelge düzeni

Satırlara çocukları, sütunlara ayın günlerini (1–31) yazın. Her hücreye o günün durumunu girin. Basit ve yeterli bir işaret sistemi:

Hücreye Veri Doğrulama ile bu dört işareti açılır liste olarak bağlayın; böylece "x", "+ " veya "geldi" gibi giriş hataları oluşmaz. Üst satıra tarihleri değil ayın ilk gününü yazıp diğerlerini formülle üretin: =B1+1. Ay değiştiğinde yalnızca ilk gün değişir.

Adım 2: Hafta sonlarını ve tatilleri belirleyin

Ayın iş günü sayısını TAMİŞGÜNÜ ile hesaplayın. Ayın ilk günü A1, tatil günleri bir listede (N2:N5) ise:

=TAMİŞGÜNÜ(A1;SERİAY(A1;0);$N$2:$N$5)

Eylül 2025'te hafta içi 22 gün varsa ve listede tatil yoksa sonuç 22'dir. Bir resmî tatil listeye eklenirse 21 olur. Günlerin başlığına koşullu biçimlendirme koyup hafta sonlarını ve tatilleri gri boyayın; öğretmen o sütunlara işaret girmeyeceğini görsün.

Adım 3: Devam sayısını hesaplayın

Her çocuk için işaretleri sayın:

=EĞERSAY(B2:AF2;"+") geldiği günler,

=EĞERSAY(B2:AF2;"H") hasta günleri, benzer şekilde T ve D.

Devam yüzdesi = geldiği gün / iş günü. Örnekte 22 iş gününde 18 gün gelmişse devam %82'dir.

Adım 4: Veli ücretini hesaplayın

Burada kurum kurallarınız belirleyicidir; en yaygın iki yaklaşım:

1. Devama göre. Ücret = geldiği gün × günlük yemek bedeli × indirim katsayısı.
2. Tüm iş günleri için. Ücret = iş günü × günlük bedel × indirim katsayısı; devam sayısı düşüm yapmaz.

İndirim katsayısı indirimsiz için 1, yüzde 50 indirimli için 0,5, tamamen muaf için 0'dır. Çocuk listesinde indirim sütununu bu üç seçenekle sınırlayın. Örnek: günlük yemek bedeli 85 TL, çocuk 18 gün gelmiş, indirim yok:

=B2*$B$1*C2 → 18 × 85 × 1 = 1.530 TL

Yüzde 50 indirimli çocuk için aynı hesap 765 TL verir. Hangi modun kullanıldığı kurumunuzun kararıdır; sözleşmenizde ne yazıyorsa onu uygulayın.

Adım 5: Grup özeti

Ay sonunda üç sayı yönetime yeter: günlere göre kaç çocuk geldi, ortalama devam ve toplam ücret. Günlere göre devam için sütun altına =EĞERSAY(B2:B41;"+") yazın. Ortalama devam, bu günlük sayıların ortalamasıdır. Toplam ücret ise çocukların ücret sütunlarının toplamıdır. Günlük devam grafiği, hangi günlerin (örneğin cuma) boş geçtiğini gösterir; bu bilgi yemek siparişini planlarken işe yarar.

Sık yapılan hatalar

• İşareti sonradan toplu girmek. Gün içinde girilmeyen devam, ay sonunda hafızadan yazılır ve hata yapılır. Her sabah çizelgeyi doldurun.
• Hafta sonlarını saymak. Tatil listesi güncel değilse iş günü sayısı yanlış çıkar.
• Yeni ay için eski işaretleri silmemek. Ay değiştirdiğinizde önceki ayın işaretleri duruyorsa tablo yanlış sayar; ay başında işaretleri temizleyin.
• İndirimi elle düşmek. İndirim katsayısı listede bir kez tanımlansın, tutar formülden gelsin.

Hazır şablon: Anaokulu Devam Çizelgesi ve Veli Ücreti

Bu hesabı hazır isterseniz ücretli bir Excel şablonu mevcut. Makro içermez; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te çalışır.

• «Grup» sayfasında kurum, grup, öğretmen, ay, yemek bedeli, ücret hesaplama modu ve tatil günleri girilir.
• «Çocuklar» sayfasında çocuk listesi, doğum yılı ve ücret indirimi (yok, 50%, 100%) tutulur.
• «Çizelge» sayfası 31 güne ve 40 çocuğa kadar +, H, T, D işaretlerini alır; hafta sonları ve tatiller boyalıdır, sağda toplamlar ve ücret hesaplanır.
• «Özet» sayfası günlere göre devamı, ortalama devamı, ücret tutarını ve bir grafiği verir.

Devama dayalı hesabın yanında devamdan düşüm yapmayan «Tüm iş günleri için» modu da vardır. Ayı değiştirmek için «Grup» sayfasında ayın ilk günü tarihini değiştirirsiniz; işaretlerin temizlenmesi gerekir. Pakette boş tablo ve kurgusal verili bir örnek bulunur. Ücret, indirim ve diğer değerleri kendi kurumunuzun kurallarıyla karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Çocuk ay ortasında gruba katılırsa ne yapmalıyım?

Katılmadan önceki günleri boş bırakmak yerine "D" ile işaretlemek ve ücret modunu buna göre seçmek sonucu şeffaf tutar. Kurumunuzun kuralı farklıysa o kural geçerlidir.

Yarım gün gelen çocuk nasıl işaretlenir?

Dört işaretlik basit sistem yarım günü ayırmaz. Kurumunuz yarım günü ücrete yansıtıyorsa bunu ayrı bir not sütununda tutun ve tutarı elle düzeltin.

Çizelgeyi veliye göstermek doğru mu?

Yalnızca ilgili çocuğun satırını ve ücretini paylaşın; diğer çocukların bilgilerini gizleyin. Kişisel veriler konusunda yerel kurallarınızı kontrol edin.

Hasta günleri ücrete dahil edilmeli mi?

Bu kurumunuzun sözleşmesine bağlıdır. Devama göre hesaplamada hasta ve izinli günler ödenecek gün sayılmaz; tüm iş günleri modunda sayılır.