Araç Bakım ve Onarımı Excel'de Nasıl Takip Edilir?

Unutulan bir yağ değişimi ya da zamanı geçmiş triger kayışı pahalıya patlar. Servis fişleri çekmecede kaybolur, kitapçıktaki notlar eksik kalır ve "son balatayı ne zaman değiştirmiştik?" sorusunun cevabı çoğunlukla bir tahmindir.

Bu yazıda bir aracı ya da küçük bir filoyu Excel'de takip etmenin yolunu anlatıyorum: bakım defteri, kurallar tablosu, bir sonraki bakımı hesaplayan formüller ve trafik ışığı uyarısı. Her şeyi sıradan formüllerle yapabilirsiniz.

Önce kuralları belirleyin

Her bakım kalemi için bir aralık gerekir. Bazıları kilometreye, bazıları süreye, bazıları ikisine de bağlıdır:

Rakamlar yalnızca örnektir. Gerçek aralıkları aracınızın servis kitapçığından veya kullanım kılavuzundan alın; Excel üretici önerisinin yerini tutmaz, yalnızca sizin girdiğiniz sayılara göre hesaplar. Yalnızca süreye ya da yalnızca km'ye bağlı kalemlerde diğer hücreyi boş bırakın.

Kayıt defteri

Her yapılan iş bir satırdır: tarih, kilometre, iş türü (kural listesindeki adla aynı), kategori, yedek parça tutarı, işçilik tutarı, servis. Parça ve işçiliği ayrı yazmak, giderlerin neye gittiğini görmenizi sağlar.

Kilometre sütununa bir kontrol ekleyin: bir satırın kilometresi aynı aracın önceki satırından küçükse işaretlensin. Bu, yanlış basamak hatalarını anında yakalar.

Bir sonraki bakım nasıl hesaplanır?

Her kalem için defterdeki son kaydı bulun: aynı araç ve aynı iş türüne ait en büyük tarih ve km gerekir. Bunu =MAK(EĞER((Arac=A2)*(Is=B2);Tarih)) gibi bir dizi formülüyle (Ctrl+Shift+Enter) ya da kayıt defterine eklediğiniz bir yardımcı sütunla çözebilirsiniz.

Son değişim bilindikten sonra:

• Kilometreye göre: =SonKm+KmAraligi
• Süreye göre: =SERİTARİH(SonTarih;AyAraligi)

Kalan değerler:

• =SonrakiKm-GuncelKm kalan kilometreyi,
• =SonrakiTarih-BUGÜN() kalan günü verir.

Durum, hangisi önce gelirse ona göre belirlenir:

=EĞER(YADA(KalanKm<0;KalanGun<0);"Gecikmiş";EĞER(YADA(KalanKm<UyariKm;KalanGun<UyariGun);"Yakında";"Normal"))

Koşullu biçimlendirmeyle "Gecikmiş" hücreyi kırmızı, "Yakında" hücreyi sarı, "Normal" hücreyi yeşil yaparsanız trafik ışığınız hazırdır.

Güncel kilometre

Tablo güncel kilometreyi bilmek zorunda. Üç kaynağın en büyüğünü alın: kayıt başlangıcındaki km, elle yazdığınız güncel km ve defterdeki en büyük km. Kilometre saatine her baktığınızda tek bir hücreyi güncellemeniz yeter.

Örnek hesap

Motor yağı 15 Ocak 2025'te 84.200 km'de değiştirildi. Kural: 10.000 km veya 12 ay.

• Sonraki km: 84.200 + 10.000 = 94.200
• Sonraki tarih: 15 Ocak 2026
• Araç şu an 91.800 km'de ve tarih 1 Kasım 2025: kalan 2.400 km, kalan yaklaşık 75 gün.

Uyarı eşikleri 3.000 km ve 90 gün ise durum "Yakında" olur.

Giderleri ayrıca izleyin

Aynı defterden araç başına toplam gideri ÇOKETOPLA ile alın. İlginç bir ölçü de 1.000 km maliyetidir: toplam gider bölü kat edilen kilometre çarpı 1.000. Birden fazla aracınız varsa hangisinin daha pahalı olduğunu bu ölçüyle karşılaştırırsınız.

Sık yapılan hatalar

• Kural adlarını defterde farklı yazmak ("Yağ değişimi" ve "Motor yağı"); DÜŞEYARA ve ÇOKETOPLA eşleşmez. Bunun için açılır liste kullanın.
• Süreye bağlı kalemi sadece km ile izlemek.
• Güncel kilometreyi hiç güncellememek.
• Fişleri atıp tutarı deftere yazmamak.

Hazır şablon: Araç Bakım ve Onarım Takibi

Hazır istiyorsanız şablon bunları kurulu olarak getirir. Ücretli bir üründür, Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te makrosuz çalışır.

• «Araçlar»: 20 araca kadar; plaka, marka, yıl, kayıt başlangıcındaki km ve güncel km.
• «Bakım Kuralları»: 20 kaleme kadar km ve/veya ay aralığı ve uyarı ayarları.
• «Kayıt Defteri»: 500 kayda kadar; tarih, km, iş türü, kategori, parça ve işçilik ayrı, servis; km kontrolü.
• «Bakım Planı» ve «Trafik Işığı»: sonraki değişim, kalan km ve gün, her aracın her kalemi için durum.
• «Giderler»: araçlara, 12 aya, kategorilere, iş türlerine ve aylara göre dökümler, 1.000 km maliyeti ve grafik.

Pakette boş tablo ve kurgusal verili bir örnek vardır. Aralıklar yalnızca örnektir; kendi aracınızın servis kitapçığıyla değiştirin. Hesaplama yaklaşıktır.

SSS

Aracı yılda bir kez bakıma götürüyorsam bu tabloya gerek var mı?

Yılda tek servis ziyareti bile olsa hangi parçaların ne zaman değiştiğini yazmak, ikinci el satışında ve sorunlu parçayı bulmada işe yarar.

Tüm araçlar için aynı kuralları kullanabilir miyim?

Benzer araçlarda başlangıç olarak evet, ama dizel, benzinli ve farklı yaştaki araçlarda aralıklar değişir. Kitapçığa bakın.

Lastik değişimini nasıl takip ederim?

Kural listesine "Lastik" ekleyin ve km ya da süre aralığı verin; mevsimlik değişimler için süreyi 6 ay yapabilirsiniz.

Bir arıza onarımı bakım kuralına girer mi?

Onarımları da deftere kategori olarak yazın. Kural listesine eklemeniz gerekmez; yalnızca gider toplamlarında görünürler.