Araç Görev Formu Defteri ve Normlu Yakıt Tüketimi Excel'de Nasıl Tutulur?

Kurumun ya da şirketin araçları kimin elinde, ne kadar gitti, yakıt neden bu kadar yandı? Bu sorular kâğıt defterlerde çoğu zaman cevapsız kalır. Aracın normuna göre ne kadar yakması gerektiğini bilmek ve gerçek tüketimle karşılaştırmak ise Excel'de birkaç formülle çözülür.

Bu rehberde araç görev formu defterini, normlu yakıt tüketimini ve fazla tüketimi nasıl hesaplayacağınızı anlatıyorum. Sona doğru bakım, sigorta, ehliyet ve sağlık muayenesi sürelerinin takibine de değineceğim.

Defterin yapısı

Her sefer bir satırdır. Girilen veriler: tarih, araç, sürücü, çıkışta ve dönüşte kilometre sayacı, çıkışta kalan yakıt, alınan yakıt, dönüşte kalan yakıt. Hesaplananlar: kat edilen mesafe, normlu tüketim, gerçek tüketim, fazla tüketim veya tasarruf.

Araçlar için ayrı bir liste tutun: plaka, L/100 km temel norm, şehir içi ve yük için ek oranlar. Böylece her seferde norm tekrar yazılmaz.

Normlu tüketim formülü

Norm, 100 kilometrede yakılması beklenen litredir. Seferin normlu tüketimi:

Normlu tüketim = Mesafe × Temel norm / 100 × (1 + ek oran)

Ek oran; mevsimsel oran (kışın daha yüksek) ile koşul oranlarının (şehir içi, yük) toplamıdır. Excel'de:

=Mesafe*DÜŞEYARA(Plaka;Araclar;2;0)/100*(1+MevsimOrani+KosulOrani)

Mesafe basitçe =Donus-Cikis farkıdır; bu fark sıfırdan küçükse satırı hata olarak işaretleyin.

Mevsimsel oranı aya göre bir tablodan çekin: =DÜŞEYARA(AY(Tarih);AyOranlari;2;0).

Gerçek tüketim ve fazla tüketim

Gerçek tüketim, yakıt dengesinden bulunur:

Gerçek tüketim = Çıkışta kalan + Alınan - Dönüşte kalan

Fazla tüketim (litre): =Gercek-Normlu. Pozitifse fazla, negatifse tasarruf. İzin verilen eşiği de bir hücrede tutun, örneğin %5. Eşiği aşan seferleri koşullu biçimle vurgulayın:

=EĞER(Fark/Normlu>Esik;"Eşik aşıldı";"")

Örnek hesap

Bir hafif ticari araç: temel norm 8,5 L/100 km. Sefer 240 km, kış ayı için mevsimsel ek oran %10, şehir içi koşul oranı %5.

• Ek oran: %10 + %5 = %15
• Normlu tüketim: 240 × 8,5 / 100 × 1,15 = 23,46 L
• Çıkışta kalan 20 L, alınan 15 L, dönüşte kalan 9 L; gerçek tüketim 20 + 15 - 9 = 26 L
• Fark: 26 - 23,46 = 2,54 L fazla, yani normun yaklaşık %10,8 üstü

Eşik %5 ise bu sefer işaretlenir. Litre farkını yakıt fiyatıyla çarparak maliyeti görebilirsiniz.

Kontroller

İyi bir görev formu defteri hataları kendisi yakalar. Şunları kontrol ettirin:

• Dönüş sayacı çıkıştan küçük mü?
• Dönüşte kalan yakıt negatif mi?
• Çıkış sayacı aynı aracın önceki seferinin dönüşünden küçük mü?
• Form numarası tekrar ediyor mu?
• Sefer günü sürücünün ehliyeti, sağlık muayenesi, aracın sigortası ya da bakımı süresi dolmuş muydu?

Normları nereden almalıyım?

Normlar araç kılavuzundan, kurumunuzun iç yönergesinden ve geçerli düzenlemelerden gelir. Excel yalnızca girdiğiniz değerlerle hesap yapar. Ek oranlar ve eşikler de kuruma göre değişir; örnekteki sayılar varsayımdır.

Aylık özet nasıl okunur?

Tek tek seferlerden çok aylık özet önemlidir. Her araç için ay bazında toplam mesafe, toplam yakıt, ortalama L/100 km ve toplam fazla tüketimi çıkarın. Ortalama tüketim normun belirgin biçimde üstündeyse sorun genelde sürüş tarzında, lastik basıncında ya da arızada aranır. Fazla tüketimi yakıt fiyatıyla çarparsanız yöneticiye somut bir maliyet rakamı sunarsınız.

Hazır şablon: Görev Formu ve Yakıt Takibi

Şablon bu mantığı hazır sunar. Ücretli bir üründür; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te makro olmadan çalışır.

• «Ayarlar»: kurum, fazla tüketim eşiği, uyarı süresi, aylara göre mevsimsel ek oranlar, yakıt fiyatları.
• «Araçlar»: 60 araca kadar; L/100 km normu, şehir içi ve yük ek oranları, bakım ve sigorta süreleri, güncel kilometre sayacı.
• «Sürücüler»: 80 sürücüye kadar; ehliyet ve sağlık muayenesi.
• «Görev Formu Defteri»: 800 kayda kadar; mesafe, normlu ve gerçek tüketim, fazla tüketim ve tasarruf, durum ve kontroller.
• «Süre Takibi»: bakım, sigorta, ehliyet ve sağlık muayenesi için trafik ışığı.
• «Özet»: aylara ve araçlara göre mesafe, yakıt, fazla tüketim, ortalama L/100 km ve fazla tüketimin maliyeti.
• «Görev Formu Baskısı»: kayıt numarasına göre imza alanlı sade form.

Baskı formu bir çalışma formudur, resmî form değildir. Normlar, ek oranlar ve süreler varsayımsal varsayılan değerlerdir; kendi yönergenizle ve yürürlükteki düzenlemelerle karşılaştırın.

SSS

Yakıt göstergesi kesin olmadığında nasıl ölçmeliyim?

En güvenilir yöntem depoyu her seferinde aynı noktaya kadar doldurmaktır. Kalan yakıt tahmini yerine dolum fişlerindeki litreyi esas almak sapmayı azaltır.

Fazla tüketim her zaman kötü müdür?

Hayır. Norm bir ortalamadır; ağır trafik, rölanti veya yüksek yük farkı açıklayabilir. Tek seferden çok, aracın aylık ortalamasına bakın.

Kış ek oranı kaç olmalı?

Bunu araç tipi ve iklim belirler; kuralı kendi yönergenizden alın. Rakamlar tabloda tek bir yerde durduğu sürece sonradan düzeltmek kolaydır.

Birkaç sürücü aynı aracı kullanıyorsa ne yapmalıyım?

Her sefer ayrı satır olur, sürücü sütunuyla ayrılır. Sayaç sırası aynı araçta devam etmelidir.