KHIZHNYAKOVÇalışan Eğitimleri ve Belge Süreleri Excel'de Nasıl Takip Edilir?
Çalışan Eğitim ve Yetkilendirme Takibi — Excel Şablonu — Şablonu aç →
İş sağlığı ve güvenliği, yangın, elektrik güvenliği, ilk yardım... Zorunlu eğitimlerin çoğu süreli ve sürelerin kaçması çok kolay. Belgeler farklı klasörlerde durur, kim ne zaman eğitim aldı bilinmez ve eksik fark edilen ilk an çoğu zaman bir denetim olur.
Bu yazıda eğitim kayıtlarını Excel'de nasıl düzenleyeceğinizi, bitiş tarihlerini otomatik hesaplamayı ve süresi dolmak üzere olanları renkle işaretlemeyi anlatıyorum.
Üç tablo yeterli
- Kurs listesi: kurs adı ve geçerlilik süresi (ay). Süresiz eğitimlerde süre 0 yazılabilir.
- Çalışanlar: ad soyad, birim, görev.
- Eğitim kayıtları: çalışan, kurs, tamamlama tarihi, belge numarası.
Kayıt tablosunda her satır tek bir eğitimdir. Aynı kişi aynı kursu üç yıl sonra yeniden alınca yeni satır açılır; eskisini silmeyin.
Bitiş tarihini hesaplamak
Bitiş tarihi, tamamlama tarihine kurs süresi kadar ay eklenerek bulunur. SERİTARİH tam bu iş için var:
=EĞER(DÜŞEYARA(B2;Kurslar;2;0)=0;"";SERİTARİH(C2;DÜŞEYARA(B2;Kurslar;2;0)))
Kalan gün:
=EĞER(E2="";"";E2-BUGÜN())
Bir kayıt için süreyi özel olarak değiştirmek istiyorsanız ayrı bir "süre" sütunu açıp kurs listesindeki değeri varsayılan olarak getirin.
Ay sonu tarihine hizalamak isterseniz SERİAY(C2;Süre) kullanılır; bu, belgenin ayın son gününe kadar geçerli sayıldığı kurumlarda gerekir. Hangisini uygulayacağınızı iç kurallarınız belirler.
Trafik ışığı mantığı
Üç durum yeterlidir:
| Durum | Koşul | Renk |
|---|---|---|
| Geçerli | Kalan gün uyarı süresinden büyük | Yeşil |
| Yakında bitiyor | Kalan gün 0 ile uyarı süresi arasında | Sarı |
| Süresi geçmiş | Kalan gün negatif | Kırmızı |
=EĞER(F2<0;"Süresi geçmiş";EĞER(F2<=UyariGun;"Yakında";"Geçerli"))
Uyarı gününü (örneğin 60) formüle yazmayın, bir hücrede tutun.
Yeniden alınan eğitim sorunu
Aynı kurs yenilendiğinde eski kayıt hâlâ "süresi geçmiş" görünür ve sizi yanlış alarmlara boğar. Çözüm: aynı kişi ve aynı kurs için daha yeni bir kayıt varsa eski kaydın durumunu "Yenisiyle değiştirildi" yapın.
=EĞER(ÇOKEĞERSAY(Calisan;A2;Kurs;B2;Tarih;">"&C2)>0;"Yenisiyle değiştirildi";...)
Örnek hesap
Bir depo çalışanı yangın güvenliği eğitimini 10 Mart 2025'te tamamladı. Kurs süresi 12 ay, uyarı süresi 60 gün.
- Bitiş tarihi: 10 Mart 2026
- 2 Ocak 2026'da kalan gün: 67; durum "Geçerli"
- 15 Ocak 2026'da kalan gün: 54; durum "Yakında"
- 12 Mart 2026'da kalan gün: -2; durum "Süresi geçmiş"
Rakamlar örnektir; her kursun gerçek süresini kendi sektörünüzün gereklilikleri ve iç belgelerinizden öğrenin.
Birim ve ay bazlı bakış
Yönetici için asıl değerli görünüm iki tanedir: birimlere göre "düzgün olanların oranı" ve önümüzdeki 12 ayda her ay kaç eğitimin biteceği. İlkini ÇOKEĞERSAY ile geçerli kayıt sayısını toplam kayda bölerek bulursunuz. İkinci için her ay başı ve sonu arasında bitiş tarihi kalan kayıtları sayarsınız; bitiş aylarını SERİAY ile üretin.
Sık yapılan hatalar
- Tarihleri metin olarak girmek; hesap çalışmaz.
- Kurs adını her satırda farklı yazmak. Açılır liste kullanın.
- Süresiz eğitimleri de biten sayıp alarm üretmek.
- Eski kayıtları silip geçmişi kaybetmek.
- Kurs sürelerini bir kaynağa bakmadan tahminle yazmak.
Eğitim planını nasıl çıkarırsınız?
Tablo yalnızca geçmişi değil geleceği de gösterir. Önümüzdeki 12 ayda biten eğitimleri aylara göre sayın ve eğitmen ya da kurs bütçesini buna göre planlayın. Bir ayda çok kişinin süresi doluyorsa grup eğitimi düzenlemek hem maliyeti hem de iş kaybını azaltır. Yeni işe başlayanlar için zorunlu kurs listesini ayrı tutup ilk ay içinde tamamlanmasını kontrol etmek de iyi bir alışkanlıktır.
Hazır şablon: Çalışan Eğitim ve Yetkilendirme Takibi
Şablon bu kurguyu hazır sunar. Ücretli bir üründür, Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te makrosuz çalışır.
- «Ayarlar»: geçerlilik süreli birim ve kurs listesi, uyarı için gün sayısı, güncel tarih.
- «Çalışanlar»: 200 kişiye kadar; birim, görev, her biri için kayıt sayısı, süresi geçenler ve en yakın bitiş tarihi.
- «Eğitim»: 1000 kayda kadar; çalışan, kurs, tarih, belge, süre, bitiş tarihi, kalan gün ve trafik ışığı durumu.
- «Özet»: birimlere ve kurslara göre durumlar, düzgün olanların oranı ve grafik.
- «Grafik»: önümüzdeki 12 ayın her birinde kaç eğitimin sona erdiği ve kümülatif toplam.
Aynı kursu yeniden alan çalışanın eski kaydı «Yenisiyle değiştirildi» olur, yanlış alarm çıkmaz. Listedeki süreler örnektir; kendi gerekliliklerinizle karşılaştırın. Pakette boş tablo ve kurgusal verili örnek bulunur. Hesaplama yaklaşıktır.
SSS
Eğitim belgesinin kendisini de tabloya eklemeli miyim?
Belgenin taramasını ayrı bir klasörde tutun ve tabloya yalnızca numarasını yazın; böylece dosya hafif kalır.
Kimler için eğitim kaydı tutmak gerekir?
Bu, sektöre ve yerel kurallara bağlıdır. Hangi eğitimlerin zorunlu olduğunu ilgili düzenlemelerden ve iş güvenliği uzmanınızdan öğrenin.
Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?
Saklama süresi kurumunuzun kurallarına ve yerel düzenlemelere göre değişir. Süresi biten kayıtları silmek yerine tabloda tutun.
Eğitim planlamasını nasıl yaparım?
Önümüzdeki 12 ayda biten eğitimlerin aylık dağılımına bakın; yığılma olan aylarda eğitimleri öne çekerek iş yükünü dengeleyin.
