Personel İzin ve Devamsızlık Takibi Excel'de Nasıl Yapılır?

Bugün kim izinde? Kimin kullanılmamış izni birikti? Aynı hafta birimden beş kişi birden ayrılıyor mu? Bu sorular çoğu yerde hafızadan ve dağınık dilekçelerden cevaplanır. Sonuç: çakışan izinler, unutulan bakiyeler ve son anda çıkan iş yükü.

Bu rehberde izinleri ve devamsızlıkları tek bir listede tutup bakiyeyi, çakışmayı ve aylık takvimi Excel'de nasıl hesaplayacağınızı anlatıyorum.

Tek bir devamsızlık listesi

Her devamsızlık tek satırdır: personel, tür (yıllık izin, hastalık izni, görev seyahati, serbest gün), başlangıç, bitiş, dayanak. Hesaplanan sütunlar: takvim günü ve iş günü, durum ve çakışma kontrolü.

Parçalara bölünmüş izin için her parçayı kendi tarihleriyle ayrı satır yazın. Bakiye parçaların toplamı kadar düşülür.

Gün sayısı

Takvim günü basittir: =Bitis-Baslangic+1. İş günü için TAMİŞGÜNÜ kullanın ve resmî tatilleri ayrı bir listeden verin:

=TAMİŞGÜNÜ(Baslangic;Bitis;Tatiller)

Hangi sayının bakiyeden düşüleceği kurumunuza göre değişir: kimi yerde izin takvim günüyle, resmî tatiller hariç sayılır, kimi yerde iş günüyle. Kuralı yerel düzenlemelerinize ve iç yönergenize göre seçin; hangisini seçtiyseniz tüm tabloda aynı kalsın.

İzin bakiyesi

Bakiye = Yıllık hak + Geçen yıldan devir - Kullanılan - Planlanan

Kullanılan ve planlanan günleri ÇOKETOPLA ile bulursunuz. Fark, bugünün tarihine göre ayrılır:

• Kullanılan: bitiş tarihi bugünden önce olanlar.
• Planlanan: başlangıcı bugünden sonra olanlar.

=ÇOKETOPLA(Gun;Personel;A2;Tur;"Yıllık izin";Bitis;"<"&BUGÜN())

Örnek: yıllık hak 20 gün, devir 4 gün. 10 gün kullanıldı, 5 gün Ağustos için planlandı. Bakiye 20 + 4 - 10 - 5 = 9 gün.

Bakiye belirlenen eşikten (örneğin 15 gün) yüksekse işaretleyin; birikmiş izinler hem personel hem birim için risktir.

Çakışma kontrolü

İki tür çakışma vardır:

1. Aynı kişinin iki devamsızlığı birbirine giriyor. Her satırda aynı personele ait diğer satırlarla karşılaştırın:

=EĞER(ÇOKEĞERSAY(Personel;A2;Baslangic;"<="&C2;Bitis;">="&B2)>1;"Çakışma";"")

(bu satırın kendisi de sayıldığı için 1'den büyük olmalı)

1. Aynı günde çok kişi ayrılıyor. Takvimde her gün için o günkü devamsız sayısını bulup izin verilen sınırla kıyaslayın.

Ayrıca bitiş tarihinin başlangıçtan önce olması gibi basit hatalar için de bir uyarı koyun.

Kontrolün sonucunu defterin son sütununda görünür tutun: çakışan satırlar kırmızıya boyansın ve yöneticinin dikkatini çeksin. Çakışma aslında hata değil, uyarıdır; bazen iki farklı kayıt bilerek girilmiş olabilir, ama bunu bilerek yapmak ile fark etmeden yapmak arasında büyük fark vardır.

Aylık takvim

Takvim sayfasında satırlar personel, sütunlar günler olsun. Her hücre o gün için devamsızlık kodu gösterir (örneğin Y yıllık, R rapor, S serbest gün, G görev). Formül özünde şudur: aynı personelin hangi satırı o güne denk geliyorsa türünün kodunu getir.

=EĞER(ÇOKEĞERSAY(Personel;$A2;Tur;"Yıllık izin";Baslangic;"<="&D$1;Bitis;">="&D$1)>0;"Y";"")

Diğer türler için aynı yapıyı EĞER içinde art arda ekler ya da ayrı bir yardımcı kod tablosu kullanırsınız.

Basitleştirmek için bir kodu sayısal değerlere çevirip koşullu biçimlendirmeyle renklendirebilirsiniz. Alt satıra günlük devamsız sayısı ekleyin; sınır aşılırsa kırmızı olsun.

Sık yapılan hatalar

• Tatilleri listeye girmeyip iş günlerini yanlış saymak.
• Parçalı izni tek satır girip arada kalan günleri bakiyeye yazmak.
• Planlanan ve kullanılan izni ayırmamak.
• Hastalık izni gibi türleri izin bakiyesinden düşmek. Hangi türün bakiyeden düşeceğini kuraldan belirleyin.
• Çakışma kontrolü koymamak.

Hazır şablon: Personel Devamsızlık Takibi

Şablon bu kurguyu hazır sunar. Ücretli bir üründür; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te makrosuz çalışır.

• «Ayarlar»: yıl, yıllık izin hakkı, aynı anda devamsız olabilecek kişi sayısı, yüksek bakiye eşiği, tatil günleri, birimler.
• «Personel»: 60 kişiye kadar; unvan, birim, izin devri, kullanılan, planlanan, bakiye, hastalık izni, serbest gün, görev seyahati ve bugünkü durum.
• «Devamsızlık»: 800 kayda kadar; personel, tür, tarihler, dayanak; takvim ve iş günleri, durum ve çakışma kontrolü.
• «Takvim»: istenen ay için birim devamı; Y, R, S, G kodları, günlük devamsız sayısı ve personel toplamları.
• «Özet»: aylara ve türlere göre devamsızlıklar, birimlere göre kontrol, iki grafik.

Bakiyeden, listenizdeki resmî tatil günleri çıkarıldıktan sonra izin takvim günleri düşülür; izin hakkını kendiniz belirlersiniz. İzin değerlerini kendi kurallarınızla ve yürürlükteki düzenlemelerle karşılaştırın. Hesaplama yaklaşıktır.

SSS

Yarım gün izin girilebilir mi?

Bunu yönteminize göre çözersiniz: ayrı bir gün sütunu açıp 0,5 yazabilirsiniz. Tarih farkından hesaplanan gün sayısını elle düzeltmek gerekebilir.

İzin hakkı kıdeme göre değişiyorsa?

Her personel için hakkı ayrı bir sütunda tutun. Kıdeme göre otomatik hesaplamak isterseniz bir ölçek tablosu ve DÜŞEYARA kullanın.

Takvim yılı dışına taşan izinleri nasıl yönetmeliyim?

İzni yıl sonunda iki satıra bölün; her parça kendi yılının bakiyesinden düşer.

Kişisel verileri korumak için neye dikkat etmeliyim?

Hastalık izni gibi sağlık bilgisi sayılabilecek bilgiler için yalnızca tür kodunu tutun, ayrıntı yazmayın. Dosyaya erişimi sınırlayın; yerel veri koruma kurallarınızı kontrol edin.