Deneme Süresi ve Sözleşme Bitiş Tarihleri Excel'de Nasıl Takip Edilir?

Belirli süreli sözleşme bitti ama kimse fark etmedi. Sağlık muayenesi gecikti. Deneme süresi doldu ama karar verilmedi. Süreler akılda ya da farklı dosyalarda tutulduğunda bu tür şeyler kaçınılmaz olur.

Bu yazıda tüm İK sürelerini tek bir kayıtta toplamanın, bitiş tarihini formülle bulmanın ve dikkat gerektirenleri otomatik listelemenin yolunu anlatıyorum.

Tek kayıt, birden çok süre

Her çalışan bir satır; her süre kendi sütun grubunda:

• işe giriş tarihi
• deneme süresi (ay)
• belirli süreli sözleşmenin bitişi
• sağlık muayenesinin sonraki tarihi
• eğitim veya yetkilendirmenin bitişi

Birden fazla dosya yerine tek tablo, "bu hafta kimin ne zaman doluyor?" sorusunu tek filtreyle cevaplamanızı sağlar.

Deneme süresi sonu

Deneme süresinin son günü işe giriş tarihine süre kadar ay eklenip bir gün çıkarılarak bulunur:

=SERİTARİH(IseGiris;DenemeAy)-1

Örnek: 15 Ocak 2025'te işe başlayan çalışan, 3 ay deneme. SERİTARİH sonucu 15 Nisan 2025, bir gün çıkarınca 14 Nisan 2025 son gün olur.

Deneme süresi bittiğinde artık süre olarak sayılmamalı, yoksa bitmiş bir sürenin kırmızı uyarısı sonsuza kadar kalır. Bunun için durum formülünde, deneme bitişi geçmişse ve çalışan hâlâ devam ediyorsa "Tamamlandı" ya da boş gösterin. Deneme süresi uzunluğunu, azami sınırı ve karar usulünü kendi sözleşmenize ve yerel kurallara göre belirleyin.

Kalan gün ve durum

Her süre için kalan gün:

=EĞER(F2="";"";F2-BugunTarihi)

Bugünün tarihini formülde BUGÜN() ile tutabilirsiniz; ama bir örneği sabit tarihle göstermek için tarihi ayrı bir hücreye alıp o hücreye bakmak daha esnektir. Uyarı gününü de ayrı bir hücrede tutun (örneğin 30).

Durum:

=EĞER(Kalan<0;"Süresi geçmiş";EĞER(Kalan<=UyariGun;"Yakında";"Normal"))

Koşullu biçimle kırmızı, sarı vurgusu ekleyin. Süre uzatılınca aynı hücreye yeni tarihi yazmanız yeter; renk kendiliğinden kaybolur.

En yakın süre

Bir çalışanın birden çok süresi varsa en yakın olanı gösterin:

=MİN(EĞER(F2:J2<>"";F2:J2))

Boş hücreleri dışarıda bırakan dizi formülü (Ctrl+Shift+Enter) ya da basit bir alternatif olarak her sürenin kalan gününü ayrı sütunda hesaplayıp MİN ile en küçüğü almak yeterlidir. Boş hücreler MİN tarafından zaten yok sayılır.

Yapılacaklar listesi

İşin asıl faydası, yalnızca dikkat gerektirenlerin listesidir. "Süresi geçmiş" ve "Yakında" durumundaki çalışanları kalan güne göre sıralı bir sayfada toplayın. KÜÇÜK ve KAÇINCI ile kalan günü küçükten büyüğe çekersiniz; aynı güne denk gelenleri ayırmak için kalan gün değerine satır numarasının binde birini eklemek klasik bir hiledir.

Örnek hesap

30 günlük uyarıyla önce C'yi (gecikmiş), sonra B'yi (yakında) görürsünüz. A için henüz bir işlem gerekmez.

Sık yapılan hatalar

• Tarihleri metin yazmak.
• Süreleri ay yerine gün cinsinden karıştırmak.
• Uzatılan sözleşmenin eski tarihini bırakıp yenisini yeni satıra yazmak.
• Dosyada kişisel verileri korumasız tutmak.
• Hangi sürenin yasal mı iç kural mı olduğunu bilmemek; kendi yerel çalışma mevzuatınızı kontrol edin.

Haftalık rutin önerisi

Tabloyu işe yarar kılan şey düzenli bakmaktır. Haftada bir, örneğin pazartesi sabahı, yapılacaklar listesini açın. Süresi geçmiş satır varsa o gün işlem yapın; yakında olanlar için ilgili yöneticiye haber verin. Deneme süresi dolacak çalışanlar için değerlendirme görüşmesini süre bitmeden en az bir hafta önce planlamak, kararın acele verilmemesini sağlar.

Hazır şablon: İK Süre Takibi

Şablon bu yapıyı hazır getirir. Ücretli bir üründür; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te makrosuz çalışır.

• «Ayarlar»: kurum, rapor tarihi (kendiliğinden güncellenir) ve kaç gün önceden uyarılacağı.
• «Kayıt»: 60 çalışana kadar; işe giriş, deneme süresi, belirli süreli sözleşme, sağlık muayenesi, eğitim veya yetkilendirme; süreye kalan günler, en yakın süre ve durum.
• «Yapılacaklar»: «Süresi geçmiş» veya «Yakında» durumundaki çalışanların otomatik listesi, en acil olanlar üstte.
• «Özet»: türlere ve birimlere göre kaç sürenin geçtiği ve yakında dolacağı, grafik.

Deneme süresi sonu işe giriş tarihi artı aylık süre eksi 1 gün olarak hesaplanır. Varsayılan uyarı 30 gündür, «Ayarlar» sayfasında değişir. Süreleri yerel çalışma mevzuatı ve kurum kurallarınızla karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır.

SSS

Deneme süresi kaç ay olmalı?

Bunu sözleşmeniz ve yerel kurallar belirler. Tabloya yalnızca bu süreyi yazarsınız; hesabı Excel yapar.

Tarihi her gün güncellemem gerekir mi?

BUGÜN() kullanıyorsanız hayır, dosya her açıldığında güncellenir. Sabit tarih kullanıyorsanız elle değiştirmeniz gerekir.

Süresi geçen kaydı ne yapmalıyım?

Silmeyin; yeni tarihi yazın ya da çalışan ayrıldıysa durumunu kapatın. Geçmişi saklamak sonraki karar toplantılarında işinize yarar.

Kaç çalışana kadar tek dosya yeterli?

Birkaç yüz çalışana kadar tek tablo rahattır. Daha büyük yapılarda birimlere göre ayrı dosyalar düşünülebilir.