Excel'de Yönetici Talimatları ve Toplantı Kararları Nasıl Takip Edilir?

Toplantıda bir karar alınır, herkes başını sallar, iki hafta sonra kimse ne olduğunu hatırlamaz. Ya da süre sessizce ertelenir ve kaç kez ertelendiğini kimse bilmez. Talimatlar kaybolur çünkü kayıt yoktur ya da kayıt görünür değildir.

Bu yazıda talimat günlüğünü Excel'de nasıl kuracağınızı, durumu otomatik belirlemeyi, gecikenleri listelemeyi ve sorumlu başına zamanında tamamlanma oranını hesaplamayı anlatıyorum.

Talimat günlüğü

Her talimat bir satır. Sütunlar:

• kaynak (toplantı, şerh, yazı) ve kaynak bilgisi
• verilme tarihi
• içerik
• sorumlu
• süre (son tarih)
• uzatma 1, uzatma 2 (yeni tarihler)
• fiili tamamlanma tarihi

Hesaplanan sütunlar: geçerli süre, durum, gecikme günü ve uzatma sayısı. Sorumluları ve kaynakları ayrı bir listeden açılır liste olarak verin.

Geçerli süre

Uzatma yapıldığında eski tarihi silmeyin, yeni tarihi ayrı sütuna yazın. Geçerli süre en geç tarihtir:

=MAK(Sure;Uzatma1;Uzatma2)

Boş hücreler MAK tarafından yok sayılır. Böylece ilk süreyi ve kaç kez uzatıldığını kaybetmezsiniz.

Uzatma sayısı: =EĞERSAY(G2:H2;">0")

Durum

Üç durum yeterlidir:

=EĞER(Tamamlanma<>"";EĞER(Tamamlanma<=GecerliSure;"Zamanında";"Geç tamamlandı");EĞER(GecerliSure<GuncelTarih;"Gecikmiş";"Devam ediyor"))

Güncel tarihi ayrı bir hücrede tutun. BUGÜN() ile otomatik olabilir, ama geçmiş bir günün durumunu görmek için tarihi elle değiştirebilmek de değerli: tüm durumlar o güne göre yeniden hesaplanır.

Gecikme günü: =EĞER(Durum="Gecikmiş";GuncelTarih-GecerliSure;"")

Gecikenler listesi

Fiili tamamlanma tarihi olmayan ve geçerli süresi güncel tarihten önce olan talimatları, en eskiler üstte olacak şekilde ayrı sayfada toplayın. KÜÇÜK ve KAÇINCI ile sıralı bir liste kurabilirsiniz. Toplantı öncesi tek bakışta "bu hafta ne gecikti" cevabını alırsınız.

Zamanında tamamlanma oranı

Sorumlu bazında temel gösterge budur. Ancak dikkat edilmesi gereken bir nokta var: süresi henüz dolmamış "devam ediyor" talimatları orana katmayın, çünkü sonuçları belli değil. Doğru oran:

Oran = Zamanında tamamlanan / (Tamamlanan + Gecikmiş)

=ÇOKEĞERSAY(Sorumlu;A2;Durum;"Zamanında")/(ÇOKEĞERSAY(Sorumlu;A2;Durum;"Zamanında")+ÇOKEĞERSAY(Sorumlu;A2;Durum;"Geç tamamlandı")+ÇOKEĞERSAY(Sorumlu;A2;Durum;"Gecikmiş"))

Bölme sıfır olursa EĞERHATA ile boş gösterin.

Örnek hesap

Bir sorumlunun dönemde 10 talimatı var:

Oran = 6 / (6 + 1 + 1) = %75. Devam eden iki talimat hesaba girmez. Uzatmaları ilk süreye göre sayarsanız (uzatılanları geç saymak) oran düşer; iki göstergeyi yan yana görmek uzatmaların ne kadar gizli gecikme taşıdığını ortaya koyar.

Sık yapılan hatalar

• Uzatma yaparken ilk tarihi ezmek.
• Talimatı "genel" bırakıp sorumlu yazmamak.
• Devam eden talimatları orana dahil etmek.
• Tamamlandığı halde tarihi girmeyip listede gecikmiş bırakmak.
• Kaynağı yazmamak; sonradan talimatın dayanağını bulamazsınız.

Toplantıda nasıl kullanılır?

Her toplantıya gecikenler listesiyle başlayın: önce en eski talimat, sorumlu ve gecikme günü. Sonra yeni kararları aynı toplantıda deftere girin; kaynak sütununa toplantının tarihini yazın. Bu alışkanlık talimatın kayboldu kısmını ortadan kaldırır, çünkü her karar bir satırdır ve her satırın bir sorumlusu ve tarihi vardır. Aylık özet de hangi sorumlunun hangi ay yüklendiğini gösterir.

Hazır şablon: Yönetici Talimatlarının Takibi

Şablon bu düzeni hazır getirir. Ücretli bir üründür; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te makrosuz çalışır.

• «Tanımlar»: sorumlular, talimat kaynakları, güncel tarih ve aylara göre döküm için yıl.
• «Talimatlar»: 500 talimata kadar; kaynak, kaynak bilgileri, tarih, içerik, sorumlu, süre, iki uzatma, fiili tamamlanma, durum, gecikme ve uzatma sayısı.
• «Gecikenler»: süresi dolmuş, tamamlanmamış talimatların otomatik listesi, en eskiler üstte.
• «Özet»: sorumlulara ve aylara göre zamanında tamamlanma oranı (uzatmalarla ve uzatmasız), grafikler.

İki uzatma desteklenir; geçerli süre en geç tarihtir. «Tanımlar» sayfasındaki güncel tarihi değiştirerek belirli bir günün durumunu görebilirsiniz. Oranları ve eşikleri kendi kurallarınızla karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır.

SSS

Talimatı kim girmeli?

Mümkünse toplantıyı yazan kişi ya da asistan. Sorumlunun kendisi girerse eksik veya yumuşatılmış kayıt riski artar.

Kaç uzatmaya izin vermeliyim?

Bu, kuruma bağlı bir yönetim kararıdır. İki uzatmadan sonra talimatın yeniden değerlendirilmesi pratik bir kuraldır; kayıt sayısı kendiliğinden fark yaratır.

Alt görevleri nasıl izlerim?

Her alt görevi ayrı bir talimat gibi girin ve içerik sütununda ana talimata atıf yapın. Böylece sorumlular ayrı ayrı ölçülür.

Oran düşükse ne yapmalıyım?

Önce nedenine bakın: süreler gerçekçi mi, sorumlu fazla yüklü mü, talimat net mi? Oran bir sonuç değil, bir soru başlangıcıdır.