Elektronik İmza ve Sertifika Süreleri Excel'de Nasıl Takip Edilir?

Süresi dolan bir elektronik imza, alımları, bildirimleri ve belge akışını durdurur; üstelik genellikle en uygunsuz günde. Yenileme için başvuru, onay ve teslim süreleri düşünülünce, bitiş tarihini son hafta fark etmek çoğu zaman geç demektir.

Bu yazıda her imzayı bir satır olarak kaydetmenin, kalan günü hesaplamanın ve yenileme planını sıralı olarak çıkarmanın Excel yöntemini anlatıyorum. Güvenlik açısından da önemli bir not: tabloya anahtar, parola ya da PIN yazılmaz.

Neleri kaydedin, neleri asla yazmayın

Tabloya yalnızca referans bilgiler girer:

• sahibi ve görevi
• imza veya sertifika türü
• sertifika otoritesi
• sertifika seri numarası
• veriliş ve bitiş tarihleri
• kullanıldığı sistem veya portal
• token numarası
• sorumlu kişi

Özel anahtarlar, parolalar, PIN kodları ve benzeri gizli bilgiler kesinlikle tabloda yer almamalıdır. Bunları kurumunuzun güvenli ortamında saklayın.

Kalan gün ve durum

Bitişe kalan gün:

=Bitis-BUGÜN()

Durum iki eşiğe bağlıdır: süre geçmişse "Süresi geçmiş", kalan gün uyarı sayısına (örneğin 30) eşit ya da küçükse "Bitiyor", aksi halde "Geçerli".

=EĞER(Kalan<0;"Süresi geçmiş";EĞER(Kalan<=UyariGun;"Bitiyor";"Geçerli"))

Uyarı gününü bir hücrede tutun ve sertifika otoritenizin yenileme sürecine göre ayarlayın. Süreç iki hafta sürüyorsa 30 gün makul, bir günde bitiyorsa 7 gün de yeterli olabilir; bunu sertifika otoritenizin belgelerinden öğrenin.

Yenileme planı

Plan sayfasında süresi geçmiş ve önümüzdeki 90 günde biten imzaları, bitiş tarihine göre artan sırada görmek istersiniz. Excel 2007'de FİLTRE işlevi olmadığı için klasik bir yöntemi kullanırız:

1. Her imza için bir anahtar hesaplayın: bitiş tarihi + satır numarası / 100000. Bu anahtar aynı tarihli imzaları ayırt eder.
2. Planda n'inci satır için KÜÇÜK(Anahtarlar; n) ile n'inci küçük anahtarı alın.
3. KAÇINCI ile o anahtarın satırını bulun ve İNDİS ile sahibi, türü ve tarihi çekin.

=EĞERHATA(İNDİS(Sahip;KAÇINCI(KÜÇÜK(Anahtar;n);Anahtar;0));"")

Böylece tekrarsız, sıralı bir liste elde edersiniz ve yeni imza girildikçe liste kendiliğinden güncellenir. Yanına "ne yapmalı" ipucu ekleyin: süresi geçmişse "Acil yenile", yakındaysa "Başvuru başlat".

Örnek hesap

Bugün 1 Mart; uyarı 30 gün.

Plan sırası: C (acil), A (başvuru başlat). B 90 günlük ufkun dışında kaldığı için listede yok.

Özet ve dağılım

Bitiş aylarına göre sayım yenileme yükünü gösterir; aynı ayda çok sayıda imza bitiyorsa yenilemeleri öne çekin. Sorumluya göre ve sisteme göre dağılım ise her kişi ve sistemin ne kadar riskte olduğunu ortaya koyar. ÇOKEĞERSAY ile bunları hızla sayabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Aynı kişinin birden çok imzasını tek satırda toplamak.
• Hangi sistemde kullanıldığını yazmamak; yenileme sonrası hangi sistemi güncelleyeceğinizi unutursunuz.
• İzleyen kişi ayrılınca sorumluyu güncellememek.
• Yenilenen imzanın eski satırını silmek; geçmişi korumak için durumunu kapatın.
• Parola veya PIN yazmak.

Hazır şablon: Elektronik İmza ve Sertifika Takibi

Şablon bu düzeni hazır sunar. Ücretli bir üründür; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te makrosuz çalışır.

• «Listeler»: imza ve sertifika türleri, sistemler (kamu alımları portalı, ödeme sistemi, e-bütçe, vergi dairesi, e-devlet, kurumlar arası veri değişimi ve diğerleri), sorumlular, sertifika otoriteleri, uyarı günü ve plan ufku ayarları.
• «İmzalar»: 300 imzaya kadar; sahibi, görev, tür, sertifika otoritesi, seri numarası, veriliş ve bitiş tarihleri, kullanıldığı yer, token numarası, sorumlu, durum ve bitişe kalan gün trafik ışığı.
• «Yenileme Planı»: süresi geçmiş ve önümüzdeki 90 gün içinde biten imzaların süreye göre artan sırada, tekrarsız ve «ne yapmalı» ipucuyla listesi. Formüllerle oluşturulur, makrosuz ve FILTER işlevi olmadan.
• «Özet»: duruma, bitiş ayına, sorumluya ve sisteme göre imzalar, iki grafik.

Tabloda yalnızca referans veriler tutulur; özel anahtarlar korumalı ortamda saklanmalıdır. Süre ve yenileme usulünü güncel gereklilikler ve sertifika otoritenizin düzenlemeleriyle karşılaştırın. Hesaplama yaklaşıktır.

SSS

E-imzanın süresi genelde ne kadardır?

Bu, sertifika otoritesine ve imza türüne göre değişir. Sürenin kendisi sertifikanın üzerinde yazar; tabloya doğrudan oradaki tarihi girin.

Yenileme için ne kadar önceden başlamalıyım?

Sertifika otoritenizin süreç süresine bakın ve üzerine bir güvenlik payı ekleyin. Başvuru ve evrak gerektiren süreçlerde bir ay genellikle makul bir tampondur.

Token kaybolursa ne olur?

Tabloda yalnızca token numarası vardır, bu sayede kaybolan tokenın kime ait olduğunu hızla bulur ve sertifika otoritenize bildirirsiniz. Gerekli işlemleri kendi kurallarınıza göre yapın.

Birden çok sistemde aynı imza kullanılıyorsa?

Tek satıra kullanıldığı yerler sütununda hepsini yazın ya da ana sistemi seçip diğerlerini not alanına ekleyin. Önemli olan, imza yenilendiğinde güncellenecek sistemlerin listesini görmektir.