Excel'de Gelen ve Giden Evrak Defteri Nasıl Hazırlanır?

Gelen yazışmaya ne zaman cevap verilmesi gerekiyordu? Giden cevabın numarası neydi? Hangi evrak hâlâ cevapsız? Bu soruları kâğıt defterde cevaplamak zaman alır; Excel'de ise birkaç sütun ve formülle bir bakışta görürsünüz.

Bu rehberde gelen ve giden evrak defterini, otomatik numaralamayı, tamamlanma süresini ve gecikme uyarısını nasıl kuracağınızı anlatıyorum.

İki ayrı sayfa

Gelen: kayıt no, kayıt tarihi, kimden geldiği, gönderenin giden no ve tarihi, tür, içerik özeti, havale edilen kişi (sorumlu), süre, tamamlanma tarihi.

Giden: numara, tarih, muhatap, içerik, sorumlu, imzalayan, hangi gelen numaraya yanıt olduğu, gönderim yöntemi.

Listeleri (evrak türleri, muhataplar, sorumlular, imzalayanlar) ayrı bir ayar sayfasında tutun ve hücrelerde açılır liste olarak kullanın. Böylece yazım farkı kalmaz.

Otomatik kayıt numarası

Numara biçimi genelde önek, sıra numarası ve yıldır; örneğin G-0042/2025. Excel'de sıra numarasını satır sayısından üretebilirsiniz:

="G-"&METNEÇEVİR(EĞERSAY($B$2:B2;"<>");"0000")&"/"&Yil

Tek uyarı: defterdeki satırları sıralamayın ve silmeyin; numaralar kayar. Sıralamaya ihtiyaç varsa ayrı bir görünüm sayfası kullanın.

Tamamlanma son tarihi

Her evrak türü için bir varsayılan süre (gün) belirleyin: örneğin bilgi talebi 15 gün, genel yazışma 30 gün. 0 yazarsanız takip kapatılır. Son tarih:

=EĞER(Sure=0;"";KayitTarihi+Sure)

Bu süreler varsayımdır; gerçek süreleri kendi evrak yönergenizle ve geçerli düzenlemelerle karşılaştırın. İş günü saymak isterseniz İŞGÜNÜ işlevini kullanın: =İŞGÜNÜ(KayitTarihi;Sure;Tatiller).

Durum ve trafik ışığı

Üç durum yeterlidir:

=EĞER(TamamlanmaTarihi<>"";"Tamamlandı";EĞER(SonTarih="";"Takipsiz";EĞER(SonTarih<BUGÜN();"Gecikmiş";EĞER(SonTarih-BUGÜN()<=5;"Süresi doluyor";"Devam ediyor"))))

Koşullu biçimlendirme ile kırmızı, sarı, yeşil renk verin. Eşik olan 5 günü bir hücrede tutun.

Yanıtı gelen evrakla eşleştirmek

Giden sayfasında "yanıt verilen gelen no" sütunu açın. Gelen sayfasında karşılığını bulmak için:

=EĞERHATA(İNDİS(Giden!A:A;KAÇINCI(A2;Giden!H:H;0));"")

Böylece gelen defterinde her evrakın yanında yanıt numarası görünür. Yanıt tarihini son tarihle karşılaştırın; geç yanıtları ayrıca işaretleyin.

Süre takip sayfası

Toplantı öncesi tek sayfada "gecikmiş" ve "süresi dolmak üzere" evrakları görmek istersiniz. KÜÇÜK ve KAÇINCI ile gelen sayfasındaki durum "Gecikmiş" ya da "Süresi doluyor" olan satırları son tarihe göre çekin.

Örnek

15 Mart'ta gelen bir bilgi talebi, 15 günlük süre: son tarih 30 Mart. Bugün 27 Mart ise durum "Süresi doluyor" (3 gün kaldı). 2 Nisan'da hâlâ tamamlanmamışsa "Gecikmiş" olur ve 3 gün gecikme yazılır. 28 Mart'ta cevap giderse tamamlanma tarihi 28 Mart, durum "Tamamlandı".

Sık yapılan hatalar

• Numarayı elle yazmak ve çift numara üretmek.
• Defterde satır sıralamak.
• Tamamlanma tarihini girmeyi unutup gecikme uyarısının sonsuza dek kalması.
• Kişisel verileri (kimlik numarası gibi) deftere yazmak.
• Evrak türü süresini tek bir değerle sabitlemek.

Ay sonu raporu

Ay sonunda defterden üç sayı çıkarın: gelen evrak adedi, giden evrak adedi ve süresinde tamamlanma oranı. Sorumlulara göre dağılım iş yükünü, muhataplara göre dağılım ise yazışmanın nereye yoğunlaştığını gösterir. Oranı ÇOKEĞERSAY ile süresinde tamamlananların toplam tamamlananlara bölümü olarak hesaplayın. Bu üç rakam, yazı işlerinin neden yoğun olduğunu yönetime açıklamanın en kolay yoludur.

Hazır şablon: Gelen ve Giden Evrak Defteri

Şablon bu yapıyı hazır sunar. Ücretli bir üründür; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te çalışır, makro ve dış bağlantı içermez.

• «Talimat»: 5 dakikada nasıl doldurulur, renklerin anlamı, notlar ve kişisel veriler uyarısı.
• «Ayarlar»: kurum, yıl, varsayılan tamamlanma süresi, numara biçimi, evrak türleri (kendi süresiyle), muhataplar, sorumlular, imzalayanlar ve gönderim yöntemleri.
• «Gelen» ve «Giden»: 500'er kayda kadar; otomatik numara, durum, trafik ışığı ve kontroller; yanıt gelen evrakla ilişkilendirilir.
• «Süre Takibi»: toplantı için hazır gecikmiş ve süresi dolmak üzere olan evrak listesi.
• «Dosya Planı»: saklama süreleri ve evrak sayacı olan düzenlenebilir dosya indeksi listesi.
• «Özet» ve «Defter Baskısı»: aylara, sorumlulara ve muhataplara göre özet; seçilen ay için imza sütunlu gelen evrak kayıt defteri.

Bu, defterin yapısına göre hazırlanmış bir çalışma formudur, resmî form değildir. Süreleri, numara biçimini ve dosya planını kendi yönergenizle karşılaştırın.

SSS

Evrak kaydını elektronik ortamda tutmak yeterli mi?

Bu, kurumunuzun kurallarına ve yerel düzenlemelere bağlıdır. Bazı yerlerde basılı defter de zorunlu olabilir; kendi durumunuzu kontrol edin.

Dosya indeksi ne işe yarar?

Evrakın hangi dosyada ve ne kadar süre saklanacağını belirler. Kayıt sırasında girmek, sonradan arşivlemeyi çok kolaylaştırır.

Cevap gerektirmeyen evraklar ne olacak?

Süreyi 0 gün yapın; takip kapanır ve gecikme uyarısı çıkmaz.

Birden çok kişi aynı dosyayı kullanabilir mi?

Aynı anda çok kişi yazarsa çakışmalar çıkar. Tek bir kayıt sorumlusu belirlemek ya da paylaşımlı çalışma ortamı kurallarını net tutmak iyi uygulamadır.