Excel'de Hizmet Süresi ve Kıdem Nasıl Hesaplanır?

Kıdem hesabı basit görünür ama pratikte hep takılınır: çalışanın birden fazla dönemi vardır, bazı dönemler farklı katsayıyla sayılır, günler ve aylar birbirine karışır. Hesap makinesinde toplanan dönemler sonradan tartışma konusu olur, kıdeme bağlı ek ödemenin ne zaman değişeceği ise çoğu zaman gecikmeli öğrenilir.

Bu yazıda dönemleri tek tek kaydederek kıdemi yıl, ay ve gün olarak toplamanın Excel yöntemini anlatıyorum. Ayrıca bir sonraki eşiğe kaç gün kaldığını nasıl önceden göreceğinizi de.

Dönem bazlı kayıt neden şart?

Tek bir "işe giriş tarihi" kıdemi doğru yansıtmaz; kesintiler, farklı kurumlarda geçen süreler veya başka katsayıyla sayılan dönemler olabilir. O yüzden her dönemi ayrı bir satıra yazın:

Gün sayısı: başlangıç ve bitiş dahil

Kıdem hesabında genellikle her iki uç da dahil sayılır. Excel'de:

=Bitis-Baslangic+1

Katsayılı dönemler için (örneğin 1,5 katsayısı) sayım günü, gün sayısının katsayıyla çarpımıdır:

=(Bitis-Baslangic+1)*DÜŞEYARA(Tur;TurTablosu;2;0)

Katsayı değerleri sizin düzenlemenizden gelir. Örneklerdeki 1,5 ya da 2 varsayımdır; kendi kurallarınızın güncel metniyle kontrol edin.

Toplamı yıl, ay ve güne çevirmek

Çalışan bazında sayım günlerini toplayın:

=ETOPLA(Donemler!A:A;A2;Donemler!E:E)

Sonra yaygın bir kural olan "ay = 30 gün, yıl = 360 gün" ile çevirin:

• Yıl: =TAMSAYI(Toplam/360)
• Ay: =TAMSAYI(MOD(Toplam;360)/30)
• Gün: =MOD(MOD(Toplam;360);30)

Bu kuralın sizin kurumunuzda geçerli olup olmadığını kontrol edin. Gerçek takvim ayı kullanan kurumlar için SERİTARİH ve ETARİHLİ gibi işlevler gerekebilir; ancak ETARİHLİ bazı dosya biçimlerinde ve LibreOffice'te farklı davranabildiği için gün toplayıp çevirmek daha öngörülebilirdir.

Örnek hesap

Bir çalışanın iki dönemi var:

Toplam sayım günü: 1.461 + 549 = 2.010. Yıl: 2.010 / 360 = 5 (kalan 210). Ay: 210 / 30 = 7. Gün: 0. Kıdem: 5 yıl 7 ay 0 gün.

Ek ödeme ölçeği ve sonraki eşik

Kıdeme bağlı ek ödeme genellikle basamaklıdır: 1 yıl, 5 yıl, 10 yıl gibi eşiklerde yüzde artar. Bunu küçük bir tabloya yazın (eşik yıl, yüzde) ve en yakın alt eşiği yaklaşık eşleşmeyle bulun:

=DÜŞEYARA(KidemYil;Olcek;2;1)

Dördüncü argüman 1 (yaklaşık eşleşme) olduğunda tablo eşiklere göre artan sıralı olmalıdır.

Sonraki eşik tarihini bulmak için kalan günü bulun: eşik yıl × 360 - toplam sayım günü. Bu kalan gün sayısını hesaplama tarihine eklerseniz yaklaşık ulaşma tarihi çıkar (katsayısız dönemlerde bu birebirdir):

=HesapTarihi+(EsikYil*360-Toplam)

Kalan gün 30'dan azsa "acil", 90'dan azsa "yakında" gibi iki pencere tanımlarsanız trafik ışığı alırsınız.

Sık yapılan hatalar

• Bitiş tarihini dahil saymamak ve bir günü kaybetmek.
• Çakışan dönemleri iki kere saymak. Her çalışan için tarih çakışmasını kontrol edin.
• Katsayıyı elle her satıra yazmak; tablodan çekin.
• Ölçeği formüle gömmek.
• Yıl-ay-gün kuralını tüm çalışanlara aynı uygulamamak.

Hazır şablon: Hizmet Süresi ve Kıdem Hesabı

Şablon bu yapıyı hazır getirir. Ücretli bir üründür; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te makrosuz çalışır.

• «Ayarlar»: hesaplama tarihi, sayım katsayılı dönem türleri, ek ödeme ölçeği (yıl cinsinden eşikler ve yüzdeler), «yakında» ve «acil» pencereleri.
• «Çalışanlar»: 200 kişiye kadar; yıl, ay ve gün olarak toplam kıdem, ek ödeme yüzdesi, sonraki eşik, ulaşma tarihi, kalan süre ve trafik ışığı.
• «Dönemler»: 2000 döneme kadar; çalışan, başlangıç, bitiş, tür, sayım günleri ve tarih kontrolü.
• «Özet»: ölçeğin her kademesindeki çalışan sayısı, eşiği yakın olanlar listesi ve iki grafik.

Dosya ETARİHLİ işlevini kullanmaz; bu yüzden Excel ve LibreOffice'te aynı sonucu verir. Ölçek ve katsayı örnekleri kurgusaldır, kendi düzenlemenizin güncel metnini girin. Hesaplama yaklaşıktır.

SSS

Kıdem ile hizmet süresi aynı şey midir?

Hayır, kurumlara göre değişir. Biri genel çalışma süresini, diğeri belirli bir kurumdaki ya da alandaki süreyi ifade edebilir. Hangi dönemlerin hangi tanıma girdiğini kendi kurallarınızdan belirleyin.

Askerlik ya da ücretsiz izin süreleri sayılır mı?

Bu tamamen yerel kurallara ve iç düzenlemelere bağlıdır. Tabloda ayrı bir dönem türü açıp katsayısını 0 ya da 1 yaparak iki durumu da modelleyebilirsiniz.

Hesap tarihini değiştirirsem ne olur?

Bütün kıdemler o tarihe göre yeniden hesaplanır. Geçmişteki bir tarihin durumuna da bakabilirsiniz.

Elle hesapla Excel sonucu arasında bir gün fark çıkıyorsa?

Çoğunlukla bitiş tarihinin dahil edilip edilmediğinden kaynaklanır. Önce kuralı netleştirip tüm dönemlerde aynı uygulayın.