KHIZHNYAKOVExcel'de Kadro Cetveli Nasıl Hazırlanır? Ücret Fonu ve Boş Kadro Hesabı
Excel'de Kadro Cetveli: Görevler, Ücret Fonu ve Kadro Yerleşimi — Excel Şablonu — Şablonu aç →
Kadro cetveli genellikle bir belgede, çalışan listesi başka bir belgede durur. Sonuç: boş kadroların nerede olduğu belirsiz, ücret fonunun gerçek maliyeti ancak muhasebeden istenince öğrenilir.
Bu rehberde iki şeyi birbirine bağlayan bir Excel yapısı kuracağız: görevlerin ve kadro sayılarının listesi ile çalışanların bu kadrolara yerleşimi. Böylece dolu ve boş kadrolar, planlanan ve fiili ücret fonu tek tablodan çıkar.
İki ayrı liste kurun
Kadro listesi: her satır bir görev. Sütunlar: birim, görev, kadro sayısı, maaş, ek ödeme (yüzde ve/veya tutar).
Yerleşim listesi: her satır bir çalışan. Sütunlar: ad soyad, görev (listeden seçilir), çalışma oranı (1 tam zamanlı, 0,5 yarım gün), işe giriş tarihi, birim.
Görevi yerleşim listesinde açılır listeden seçtirmek kritik: yazım farkı olursa sayımlar tutmaz.
Bir kadronun aylık maliyeti
Bir kadro için tahakkuk, maaş artı ek ödemelerdir; bölge katsayısı varsa maaşa uygulanır:
Kadro başına tahakkuk = Maaş × Katsayı + Maaş × Ek ödeme % + Sabit ek tutar
Excel'de:
=C2*Katsayi+C2*D2+E2
Aylık planlanan ücret fonu bunun kadro sayısıyla çarpımıdır, yıllık fon 12 ile çarpılır:
=F2*B2 ve =G2*12
İkramiye ve değişken ödemeler bu hesaba girmez; ayrıca ekleyin.
Dolu ve boş kadroyu bulmak
Dolu kadro, o görevdeki çalışanların çalışma oranlarının toplamıdır:
=ETOPLA(Yerlesim!B:B;A2;Yerlesim!C:C)
Boş kadro: =KadroSayisi-Dolu. Durum sütunu üç sonuç verebilir:
=EĞER(Dolu>Kadro;"Kadro aşımı";EĞER(Dolu=Kadro;"Dolu";EĞER(Dolu=0;"Boş";"Kısmen dolu")))
Fiili ücret fonu ise doluluk oranına göre hesaplanır: =Dolu*KadroBasiTahakkuk.
Örnek hesap
Bir muhasebe biriminde "Uzman" görevi: kadro sayısı 4, maaş 40.000 TL, ek ödeme %10, bölge katsayısı 1. Kadro başına tahakkuk 40.000 + 4.000 = 44.000 TL.
| Gösterge | Hesap | Değer |
|---|---|---|
| Aylık planlanan fon | 44.000 × 4 | 176.000 TL |
| Yıllık planlanan fon | 176.000 × 12 | 2.112.000 TL |
| Dolu (3 tam + 1 yarım gün) | 3 + 0,5 | 3,5 |
| Boş | 4 - 3,5 | 0,5 |
| Fiili aylık fon | 44.000 × 3,5 | 154.000 TL |
Aradaki 22.000 TL, boş yarım kadronun aylık maliyetidir. Yönetici açısından bu rakam, işe alım kararının bütçe etkisini hemen gösterir.
Birim özeti
Birim bazlı özet için ETOPLA ve ÇOKETOPLA kullanın. Birim başına kadro sayısı, dolu, boş, doluluk yüzdesi (dolu / kadro) ve planlanan ile fiili fon yeterlidir. Küçük bir sütun grafik hangi birimin açık verdiğini bir bakışta gösterir.
Cetveli yönetime sunarken
Toplantıya götüreceğiniz özet tek sayfa olmalı: birim başına kadro, dolu, boş, doluluk yüzdesi ve aylık fon. Boş kadrosu olan birimleri ayrıca listeleyin; yönetici hangi pozisyonun ne kadar bütçe boşluğu yarattığını, işe alım yapılırsa fonun ne kadar artacağını görmek ister. Değişiklik önerirken önce mevcut durumu, sonra önerilen durumu yan yana koyun; farkı da ücret fonu olarak yazın.
Sık yapılan hatalar
- Aynı görevi farklı adlarla yazmak.
- Yarım gün çalışanı tam kişi saymak.
- Ücret fonuna prim ve ikramiyeyi karıştırmak; ayrı gösterin.
- Çalışan ayrılınca satırı silmek; ayrılış tarihini yazıp yerleşimi kapatmak daha iyidir.
- Kadro aşımını kontrol etmemek.
Hazır şablon: Kadro Cetveli ve Ücret Fonu
Şablon bu yapıyı hazır getirir. Ücretli bir üründür; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te makrosuz çalışır.
- «Ayarlar»: kurum, karar, bölge katsayısı, prim oranı ve birim listesi.
- «Kadro cetveli»: 120 göreve kadar; kadro sayısı, maaş, yüzde ve tutar olarak ek ödemeler, aylık ve yıllık ücret fonu, her kadro için dolu, boş ve durum.
- «Yerleşim»: 300 kayda kadar; ad soyad, listeden görev, çalışma oranı, işe giriş tarihi, birim, maaş ve tahakkuklar, kadro aşımı kontrolü.
- «Özet»: birimlere göre kadro sayısı, dolu, boş, doluluk, planlanan ve fiili ücret fonu, primler ve grafik.
Yarı zamanlı çalışanlar çalışma oranıyla (örneğin 0,5) girilir; fiili ücret fonu dolu oranlara göre hesaplanır. Tablo resmî kadro formunun yerini tutmaz, cetveli hazırlamaya ve çözümlemeye yardımcı olur. Oranları ve katsayıları yürürlükteki kurallarla karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır.
SSS
Kadro cetveli ile organizasyon şeması aynı şey mi?
Hayır. Organizasyon şeması yapıyı, kadro cetveli ise her görevin sayısını ve maliyetini gösterir.
Boş kadro olması kötü müdür?
Her zaman değil; bazı kadrolar bilinçli olarak boş tutulur. Önemli olan boş kadronun görünür olması ve maliyetinin bilinmesidir.
Cetveli ne sıklıkla güncellemeliyim?
Her kadro değişikliğinde ve en azından yılda bir. Çalışan yerleşimleri ise işe giriş ve çıkış anında güncellenmelidir.
Maaş değişince ne olur?
Kadro listesinde maaşı değiştirirseniz bütün hesaplar yeniden çıkar. Geçmiş dönemi saklamak istiyorsanız dosyanın bir kopyasını tarihle kaydedin.
