KHIZHNYAKOVExcel'de CRM Nasıl Yapılır? Müşteri, Fırsat ve Satış Hunisi
Excel'de CRM — Müşteriler, Satış Fırsatları, Satış Hunisi — Şablonu aç →
Müşteri bilgisi birinin telefonunda, teklif bir e-postada, "bir daha arayalım" notu bir kâğıtta duruyor. Sonuç: unutulan geri dönüşler ve ay sonunda "bu ay ne kadar satış bekliyoruz?" sorusuna cevap verememek.
Üç ila on kişilik bir satış ekibi için tam teşekküllü CRM çoğu zaman gereğinden fazladır. Doğru kurulmuş bir Excel dosyası temel soruları cevaplar: müşteri kim, hangi fırsat açık, hangi aşamada, bir sonraki görüşme ne zaman, bu ay ne kadar gelir bekleniyor. Aşağıda bunu adım adım kuruyoruz.
Temel kural: üç ayrı liste
Her şeyi tek tabloya doldurmak, aynı müşteriyi onlarca kez yazmaya ve tutarsızlığa yol açar. Üç liste yeter:
- Müşteriler: firma veya kişi adı, telefon, e-posta, kaynak, sorumlu satış temsilcisi.
- Fırsatlar: hangi müşteri için, ne satılıyor, tutar, aşama, beklenen kapanış tarihi.
- Görüşmeler: tarih, müşteri, tür (arama, e-posta, toplantı), not, bir sonraki adım ve tarihi.
Fırsatlar tablosunda müşteri adını elle yazmayın; açılır listeden seçin. Aksi halde "Yıldız Ltd." ile "Yildiz Ltd" iki ayrı müşteri olur ve rapor yanlış çıkar.
Aşamalar ve olasılıklar
Satış hunisini az sayıda aşamayla tanımlayın. Her aşamaya bir kapanma olasılığı verin:
| Aşama | Olasılık |
|---|---|
| Yeni | %10 |
| Görüşüldü | %30 |
| Teklif verildi | %60 |
| Pazarlık | %80 |
| Kazanıldı | %100 |
| Kaybedildi | %0 |
Bu yüzdeler örnektir; kendi satış geçmişinize göre ayarlayın. Doğru rakam yoksa tahmin yürütün, sonra üç ay izleyip düzeltin.
Beklenen geliri hesaplayın
Beklenen gelir, fırsat tutarı çarpı aşama olasılığıdır. Aşama tablosu "Ayarlar" sayfasında A:B sütunlarındaysa ve fırsat tutarı D sütunundaysa, E sütunu için:
=D2*DÜŞEYARA(C2;Ayarlar!$A$2:$B$10;2;YANLIŞ)
Örnek: 200.000 TL'lik bir fırsat "Teklif verildi" aşamasındaysa beklenen gelir 120.000 TL olur. Beş açık fırsatın beklenen gelirlerini toplarsanız, tek tek tutarları toplamaktan çok daha gerçekçi bir tahmin elde edersiniz.
Satış hunisi özeti
Aşamaya göre fırsat sayısı ve tutar:
=EĞERSAY(Fırsatlar!$C$2:$C$500;A2)
=ETOPLA(Fırsatlar!$C$2:$C$500;A2;Fırsatlar!$D$2:$D$500)
Dönüşüm oranını ise şöyle bulursunuz:
=EĞERSAY(Fırsatlar!$C$2:$C$500;"Kazanıldı")/(EĞERSAY(Fırsatlar!$C$2:$C$500;"Kazanıldı")+EĞERSAY(Fırsatlar!$C$2:$C$500;"Kaybedildi"))
Ortalama satış tutarı için kazanılan fırsatların toplamını kazanılan sayısına bölün. Bu iki rakam, hedefi gerçekçi koymanız için en kullanışlı iki göstergedir.
Unutulan görüşmeleri yakalayın
CRM'in asıl işi "kimi ne zaman arayacağımı" hatırlatmaktır. Görüşme tablosunda "Sonraki görüşme" tarihi varsa:
=EĞER(VE(F2<>"";F2<BUGÜN());"Gecikti";"")
Koşullu biçimlendirmeyle bu satırları kırmızı yapın. Güne başlarken tablodaki kırmızı satırlara bakmak, sabah rutininize yetecek kadar basit bir alışkanlıktır.
Sık yapılan hatalar
Bir CRM tablosunun ömrünü belirleyen şey formüller değil, alışkanlıktır. Kayıt girmek zahmetli geliyorsa tablo çok geçmeden terk edilir; bu yüzden sütun sayısını en aza indirin ve yalnızca gerçekten kullanacağınız bilgiyi isteyin.
- Çok fazla aşama. Sekizden fazla aşama kimse tarafından düzgün güncellenmez. Beş altı yeterli.
- Görüşmeyi kaydetmemek. Fırsatın aşaması ilerlediyse mutlaka bir görüşme notu olsun; aksi halde "bu neden %60?" sorusu cevapsız kalır.
- Kaybedilen fırsatları silmek. Neden kaybettiğinizi öğrenmenin tek yolu kayıtları tutmaktır; durumu "Kaybedildi" yapıp bırakın.
- Tek kişiye bağımlı dosya. Dosya ortak bir yerde ve herkes aynı sürümü kullanıyor olmalı.
Hazır şablon: Excel'de CRM
Excel'de CRM şablonu yukarıdaki yapıyı hazır sunar. Ücretli bir şablondur.
- "Ayarlar" sayfasında satış temsilcileri, kaynaklar, huni aşamaları ve olasılıklar tanımlanır.
- "Müşteriler" sayfası en fazla 300 müşteri alır ve son görüşme tarihini gösterir.
- "Satış Fırsatları" sayfasında en fazla 500 fırsat için aşama, tutar, beklenen gelir ve görüşme durumu hesaplanır.
- "Görüşmeler" sayfasında arama, e-posta ve toplantılar kayda geçer (en fazla 1000 kayıt); geciken görüşmeler işaretlenir.
- "Satış Hunisi" aşamalara göre fırsat ve tutarları, dönüşümü ve ortalama tutarı verir.
- "Satış Temsilcileri" sayfasında çalışan bazında sonuçlar görünür; en fazla 10 temsilci takip edilebilir.
Küçük işletme sahipleri, satış yöneticileri, danışmanlar ve serbest çalışanlar için uygundur. Pakette boş tablo ve kurgusal verilerle doldurulmuş bir örnek bulunur. Makro yok, Excel 2007 ve üstü ile LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Düzeltmeler ve yeni sürümler ücretsiz.
SSS
Excel CRM'i ne zaman bırakıp özel yazılıma geçmeliyim?
Aynı anda çok sayıda kişi aynı kaydı düzenliyorsa, e-posta ve telefonla otomatik entegrasyon istiyorsanız ya da müşteri sayınız binleri aşıyorsa özel yazılım daha rahat eder. O zamana kadar Excel, süreci oturtmak için iyi bir deneme alanıdır.
Müşteri verilerini Excel'de tutmak güvenli mi?
Dosyayı parola ile koruyun, yalnızca gerekli kişilerle paylaşın ve düzenli yedek alın. Kişisel veri içerdiği için erişimi sınırlı tutmanız önemlidir.
Beklenen gelir tahmini ne kadar güvenilir?
Olasılıkları kendi geçmişinizden çıkarırsanız oldukça iyi bir fikir verir. Önemli olan yüzdelerin gerçek kapanış oranlarına göre zamanla güncellenmesidir.
Mevcut müşteri listemi nasıl aktarırım?
Mevcut listeyi aynı sütun sırasıyla yeni tabloya yapıştırın, tekrar eden kayıtları Veri sekmesindeki "Yinelenenleri Kaldır" ile temizleyin. Sonra kaynak ve sorumlu sütunlarını tamamlayın.
