Excel'de Ders Programı Hazırlama: Çakışmaları Formülle Bulun, Ders Yükünü Hesaplayın

Ders programı hazırlamanın en zor kısmı dersleri yerleştirmek değil, ardından çıkan çakışmaları bulmaktır. Bir öğretmen aynı saatte iki sınıfta görünür, bir oda iki gruba birden verilir, program dağıtıldıktan sonra pazartesi sabahı biri kapıyı çalar. Okullarda, kolejlerde, dil kurslarında ve eğitim merkezlerinde bu hikâye çok tanıdıktır.

Çözüm, programı bir ızgara olarak değil, bir liste olarak tutmaktır. Her ders bir satırdır; ızgara görünüm ise bu listeden üretilir. Aşağıda bu yapıyı Excel'de nasıl kuracağınızı ve çakışmayı formülle nasıl yakalayacağınızı anlatıyorum.

Adım 1: Ders defterini liste olarak kurun

Her ders tek satır olsun. Sütunlar:

"Dilim" ders saatinin sıra numarasıdır (1. ders, 2. ders...). Ayrı bir sayfada dilimlerin saatlerini tutun: 1. dilim 08:30–09:10 gibi. Gün, grup, ders, öğretmen ve oda sütunlarını mutlaka açılır listeye bağlayın; "Kaya" ile "Kaya " tek kişi olarak sayılmaz ve kontrol formülünüz çalışmaz.

Adım 2: Çakışmayı ÇOKEĞERSAY ile yakalayın

Çakışma, aynı gün ve aynı dilimde aynı öğretmenin, odanın veya grubun birden fazla satırda geçmesidir. Gün A, dilim B, grup C, öğretmen E, oda F sütunundaysa öğretmen kontrolü:

=EĞER(ÇOKEĞERSAY($A$2:$A$800;A2;$B$2:$B$800;B2;$E$2:$E$800;E2)>1;"Öğretmen meşgul";"")

Oda ve grup için aynı formülü E yerine F ve C ile yazın. Üçünü tek bir "Kontrol" sütununda birleştirebilirsiniz:

=EĞER(ÇOKEĞERSAY($A$2:$A$800;A2;$B$2:$B$800;B2;$E$2:$E$800;E2)>1;"Öğretmen meşgul; ";"")&EĞER(ÇOKEĞERSAY($A$2:$A$800;A2;$B$2:$B$800;B2;$F$2:$F$800;F2)>1;"Oda meşgul; ";"")&EĞER(ÇOKEĞERSAY($A$2:$A$800;A2;$B$2:$B$800;B2;$C$2:$C$800;C2)>1;"Grup meşgul";"")

Koşullu biçimlendirme ile "Kontrol" sütunu boş olmayan satırları kırmızıya boyayın. Artık hatayı yazar yazmaz görürsünüz ve nedenini de okursunuz.

Adım 3: Haftalık programı listeden üretin

Izgara programı elle doldurmayın. Seçilen grup için gün ve dilimin kesiştiği hücrede dersi getirmek istiyorsanız, bir çözüm İNDİS ile KAÇINCI'yı birleştirmektir; en yalın hâli ise Excel 2007 uyumlu bir birleştirme anahtarıdır. Defterde bir yardımcı sütun açın: =C2&"|"&A2&"|"&B2 (grup, gün, dilim). Izgarada ilgili hücre:

=EĞERHATA(İNDİS($D$2:$D$800;KAÇINCI($H$1&"|"&$A5&"|"&B$4;$G$2:$G$800;0));"")

Burada H1 seçilen grup, A5 gün, B4 dilim numarasıdır; G sütunu yardımcı anahtardır. Bir grup aynı anda yalnızca bir derste olabileceği için bu yöntem tek sonuç döndürür. Öğretmen programı için anahtarı öğretmen sütunundan kurun.

Adım 4: Öğretmen ders yükünü hesaplayın

Bir ders satırı çoğu zaman birden çok ders saatidir. Satır başına saat sayısını (örneğin 2) bir hücreye yazın; öğretmenin haftalık saati:

=EĞERSAY($E$2:$E$800;A2)*$K$1

K1 bir derste kaç ders saati olduğudur. Normla karşılaştırmak için yük yüzdesi: =B2/C2 (B haftalık saat, C norm). Örnek: norm 18 saat, öğretmen 22 saat veriyorsa yük %122'dir; yani 4 saat fazla. Eşiğin altında kalan, yük %70'in altındaki öğretmenleri de ayrıca işaretleyin; bu, ders dağılımını dengelemek için işe yarar.

Sık yapılan hatalar

• Dilimi saat yerine sıra numarasıyla tutmamak. Saatle karşılaştırma yaparsanız 09:00 ve 9:00 farklı metinler olabilir. Numaralı dilim kullanın.
• Yalnızca öğretmen çakışmasına bakmak. Oda ve grup çakışması en az onun kadar yaygındır.
• Izgarayı elle düzenlemek. Izgarada yapılan her değişiklik defterle uyumsuzluk yaratır. Değişikliği her zaman listede yapın.
• Normu yanlış karşılaştırmak. Norm saati ders saati olarak mı, 60 dakikalık saat olarak mı verildiğini baştan netleştirin.

Hazır şablon: Ders Programı ve Öğretmen Ders Yükü

Bunları kendiniz kurmak istemezseniz ücretli bir Excel şablonu mevcut. Makro içermez; Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te çalışır.

• «Listeler» sayfasında haftalık saat normu olan öğretmenler, gruplar, odalar, dersler, ders saatleri (dilimler) ve ders yükü ayarları yer alır.
• «Dersler» sayfası 800 derse kadar alır: gün, dilim, grup, ders, öğretmen, oda; saat, süre ve vurgulu, metinli çakışma kontrolü. Satır kızarır ve «Kontrol» sütunu neyin meşgul olduğunu yazar.
• «Haftalık Program» sayfasında açılır listeden bir grup veya öğretmen seçersiniz; program defterden formüllerle oluşur ve yazdırmaya hazırdır.
• «Ders Yükü» sayfası öğretmenlere göre haftalık saatleri ve normu, yük yüzdesini, aşırı yükü, günlere göre dersleri ve iki grafiği gösterir.

Dilim saatleri «Listeler» sayfasında belirlenir ve deftere ile programa otomatik aktarılır. Pakette boş tablo ile kurgusal verili bir örnek bulunur. Normları ve eşikleri çalışmaya başlamadan önce kendi kurallarınızla karşılaştırın; hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Ders programını kaç grup için Excel'de tutmak mantıklı?

Birkaç düzine grup ve birkaç yüz ders satırına kadar Excel rahat çalışır. Daha büyük kurumlarda otomatik yerleştirme yapan özel yazılımlar daha uygun olabilir.

Çift saatlik dersleri nasıl gireyim?

İki ayrı dilime iki satır girmek en sağlam yöntemdir; çakışma kontrolü her dilimi ayrı denetler. Alternatif olarak tek satıra yazıp "ders saati" sayısını ayrı tutabilirsiniz.

Dönem ortasında öğretmen değişirse ne yapmalıyım?

Öğretmen adını yalnızca defterde değiştirin. Haftalık program ve ders yükü listeden hesaplandığı için kendiliğinden güncellenir. Eski programı saklamak için dosyanın tarihli bir kopyasını alın.

Programı yazdırırken sayfaya sığdıramıyorum, ne yapmalıyım?

Sayfa Düzeni sekmesinden yönü yatay yapın ve "tüm sütunları tek sayfaya sığdır" seçeneğini kullanın; yazdırma alanını yalnızca ızgarayla sınırlayın.