Güzellik salonu ve kuaförde hizmet takibi ve uzman primi hesaplama

Güzellik salonlarında, kuaförlerde ve manikür stüdyolarında randevular çoğu zaman bir defterde veya mesajlaşma uygulamasında tutulur. Gün içinde sorun yoktur, ama ay sonu geldiğinde iki zor soru ortaya çıkar: Her uzmana ne kadar prim ödenecek? Salon gerçekte ne kazandı?

Defterden bunu hesaplamak saatler alır ve hataya açıktır. İndirimli hizmetler, kartla yapılan ödemelerin komisyonu ve her işlemde harcanan sarf malzemesi işin içine girince rakamlar herkesin aklında farklı olur. Bu da güven sorununa dönüşür.

Bu yazıda her hizmetin tek bir satıra kaydedildiği basit bir Excel sistemi kuruyoruz: uzman payı, sarf malzemesi, komisyon ve salon kârı otomatik hesaplanır, aylık prim tablosu tek formülle çıkar.

Adım 1: Listeler

Üç küçük liste hazırlayın:

• Hizmetler: ad, fiyat, işlem başına sarf malzemesi maliyeti. Örneğin saç boyama 1.500 ₺, sarf 250 ₺; manikür 600 ₺, sarf 60 ₺.
• Uzmanlar: ad, ciro yüzdesi (örneğin %40) ve varsa sabit maaş.
• Ödeme yöntemleri: nakit (%0), kredi kartı (örneğin %2), havale (%0).

Kayıt sayfasında bunların hepsi açılır listeden seçilir.

Adım 2: Hizmet kaydı

Her yapılan hizmet bir satır: tarih, müşteri, hizmet, uzman, indirim (%), ödeme yöntemi. Geri kalanı formüllerle hesaplanır:

• Liste fiyatı: =DÜŞEYARA(C2;Hizmetler!$A:$C;2;0)
• İndirimli fiyat: =G2*(1-E2)
• Uzman payı: =H2*DÜŞEYARA(D2;Uzmanlar!$A:$C;2;0)
• Sarf malzemesi: =DÜŞEYARA(C2;Hizmetler!$A:$C;3;0)
• Komisyon: =H2*DÜŞEYARA(F2;Ödeme!$A:$B;2;0)
• Salon kârı: =H2-I2-J2-K2

Örnek

Dikkat edilmesi gereken nokta: uzman payı burada indirimli fiyat üzerinden, yani gerçekten tahsil edilen tutardan hesaplanır. Salonunuzda kural farklıysa (örneğin indirimi tamamen salon üstleniyorsa) formülde G2'yi kullanın. Önemli olan kuralı baştan netleştirmek ve herkese aynı şekilde uygulamaktır.

Salon kârı kira, elektrik ve diğer sabit giderlerden önceki kârdır; işletmenin net kârı değildir.

Adım 3: Aylık prim tablosu

Bir uzmanın seçilen aydaki toplam payı ÇOKETOPLA ile bulunur. Ayın ilk günü $B$1'de ise:

=ÇOKETOPLA(Kayıt!$I:$I;Kayıt!$D:$D;A5;Kayıt!$A:$A;">="&$B$1;Kayıt!$A:$A;"<="&SERİAY($B$1;0))

Ödenecek = toplam pay + sabit maaş

Yanına iki yararlı gösterge ekleyin:

• Müşteri sayısı: aynı koşullarla ÇOKEĞERSAY
• Ortalama sepet: uzmanın cirosu / müşteri sayısı

Bu tablo, ay sonunda herkesin aynı rakama baktığı tek kaynak olur.

Adım 4: Hangi gün ve hizmet kazandırıyor?

Haftanın gününe göre ciroyu görmek için yardımcı bir sütunla günü hesaplayın:

=HAFTANINGÜNÜ(A2;2)

1 pazartesi, 7 pazar olur. Günlere göre ETOPLA ile ciroyu çıkardığınızda boş geçen günler belirginleşir; o günlere kampanya veya farklı çalışma saatleri planlayabilirsiniz. Hizmetlere göre ciro ve salon kârı da menünüzde hangi hizmetlerin gerçekten kazandırdığını gösterir; çok satan ama sarf malzemesi yüksek bir hizmet beklenenden az bırakabilir.

Sık yapılan hatalar

• Kayıtları gün sonunda topluca girmek. Yoğun günlerde bazı hizmetler unutulur. Her işlemden hemen sonra kısa bir satır yeterlidir.
• Sarf malzemesini yok saymak. Boya, oksidan, jel oje gibi malzemeler bazı hizmetlerde fiyatın önemli bir kısmıdır.
• Komisyonu salon kârına yansıtmamak. Kartla yapılan ödemelerin komisyonu küçük görünür, ama ayda yüzlerce işlemde toplam büyür.
• Prim kuralını yazılı hâle getirmemek. İndirim, iade veya tekrar işlem durumunda prim nasıl hesaplanacak? Kuralı tabloyla birlikte ekiple paylaşın.

Hazır şablon: Güzellik Salonu Hizmet Takibi ve Uzman Maaşı

Bu sistemin tamamı ücretli Excel şablonumuzda hazır:

• "Listeler": fiyat ve sarf malzemesiyle hizmetler, ciro yüzdesi ve sabit maaşıyla uzmanlar, komisyonlarıyla ödeme yöntemleri.
• "Kayıt Defteri": en fazla 1000 hizmet; tarih, müşteri, hizmet, uzman, indirim ve ödeme girilir; indirimli fiyat, uzman payı, sarf malzemesi, komisyon ve salon kârı hesaplanır.
• "Maaşlar": yıl ve ay seçimi; her uzman için ciro, prim, sabit maaş, ödenecek tutar, müşteri sayısı ve ortalama sepet.
• "Özet": istediğiniz dönem için haftanın günlerine, uzmanlara ve hizmetlere göre ciro, ilk 5 hizmet ve üç grafik.

Uzman payı indirimli fiyattan hesaplanır; farklı bir kuralınız varsa ilgili sütunun formülünü değiştirebilirsiniz. Excel 2007 ve sonrası ile LibreOffice'te makrosuz çalışır; hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Koltuk kiralayan uzmanlar için de uygun mu?

Evet. Koltuk kiralayan uzmanın yüzdesini kendi aldığı paya göre ayarlayın veya salonun aldığı kirayı sabit bir tutar olarak ayrıca takip edin. Önemli olan, her hizmetin kayıtta yer almasıdır.

Ürün satışlarını da aynı tabloya yazabilir miyim?

Ürün satışını bir "hizmet" olarak tanımlayıp fiyatını ve maliyetini (sarf malzemesi alanına) girebilirsiniz. Satış primi farklıysa bunun için ayrı bir uzman yüzdesi kuralı belirlemeniz gerekir.

Bahşişler nasıl kaydedilmeli?

Bahşişler genellikle doğrudan uzmana aittir ve salon cirosuna girmez. Ciroyu ve primleri bozmamaları için kayıt defterinde değil, isterseniz ayrı bir not sütununda tutun.

Randevu sistemi olarak da kullanılabilir mi?

Bu tablo yapılmış hizmetlerin kaydı ve hesabı içindir, randevu takvimi değildir. Randevular için takvim uygulamanızı kullanmaya devam edip, hizmet tamamlandığında satırı kayda eklemek en pratik yoldur.