Excel'de projelere göre zaman takibi ve saat bütçesi kontrolü

Saatle çalışan bir tasarım stüdyosunda, yazılım ekibinde veya danışmanlık işinde en değerli kaynak zamandır. Ama çoğu zaman kaydedilmez. Ay sonunda fatura kesilirken saatler hafızadan tahmin edilir, projenin bütçeyi çoktan aştığı ise ancak proje bittiğinde anlaşılır.

Düzenli zaman takibi bu durumu tersine çevirir. Her çalışma oturumunu proje ve görevle birlikte yazdığınızda; müşteriye ne kadar fatura edeceğinizi, hangi projenin planlanandan uzun sürdüğünü ve hangi müşterinin gerçekte kârlı olduğunu görürsünüz.

Bu yazıda ekip veya tek kişi için Excel'de proje bazlı zaman takibinin nasıl kurulacağını, tutar ve bütçe hesaplarını ve faturalama durumunun takibini anlatıyoruz.

Adım 1: Proje listesi

Her proje için bir satır: proje adı, müşteri, saatlik ücret ve saat bütçesi (müşteriyle anlaştığınız veya kendi tahmininiz olan toplam saat). Çalışan listesini de aynı sayfada tutun. Zaman kaydında bunlar açılır listeden seçilecek.

Adım 2: Zaman kaydı

Her çalışma oturumu bir satır: tarih, çalışan, proje, görev, saat, faturalanabilir mi (Evet/Hayır), durum (Faturalanmadı / Faturalandı / Ödendi).

Başlangıç ve bitiş saati yazıyorsanız süre:

=(D2-C2)*24

Excel'de saatler günün kesri olarak tutulur; 24 ile çarpmak sonucu ondalık saate çevirir (1,5 = bir buçuk saat). Gece yarısını geçen oturumlar için =MOD(D2-C2;1)*24 kullanın.

Haftalık ve aylık rapor için iki yardımcı sütun:

• Hafta: =HAFTASAY(A2;2)
• Ay: =METNEDÖNÜŞTÜR(A2;"yyyy-aa")

Adım 3: Ücret ve tutar

Saatlik ücreti proje listesinden çekin ve yalnızca faturalanabilir saatler için tutar hesaplayın:

=EĞER(G2="Evet";F2*DÜŞEYARA(C2;Projeler!$A:$C;3;0);0)

Faturalanmayan saatler (iç toplantılar, teklif hazırlığı, düzeltmeler) yine de kaydedilmeli. Tutara girmezler, ama projenin gerçekte ne kadar zaman aldığını gösterirler.

Adım 4: Saat bütçesi kullanımı

Proje listesinde harcanan saat:

=ETOPLA(Zaman!$C:$C;A2;Zaman!$F:$F)

Bütçe kullanımı = harcanan saat / saat bütçesi. %80'i geçince sarı, %100'ü geçince kırmızı yapan koşullu biçimlendirme, sorunu müşteriyle konuşmak için hâlâ vakit varken uyarır.

Örnek

Logo projesi bütçeyi %20 aştı; altı saat faturalanmadı. Bu bilgi, bir sonraki benzer işin teklifinde süreyi daha gerçekçi tahmin etmeyi sağlar. Web sitesi projesinde ise bütçenin %90'ı kullanılmış; kalan iş 8 saate sığmayacaksa müşteriyle şimdi konuşmak gerekir.

Adım 5: Faturalama durumu

Her proje için üç tutar izleyin: henüz faturalanmayan, faturalanan ama ödenmeyen ve ödenen.

=ÇOKETOPLA(Zaman!$I:$I;Zaman!$C:$C;A2;Zaman!$H:$H;"Faturalanmadı")

"Faturalanmadı" sütunu ay sonunda kimlere fatura keseceğinizin listesidir. "Faturalandı" ise tahsilat için kimi arayacağınızı gösterir. Fatura kestiğinizde ilgili satırların durumunu değiştirmeniz yeterlidir.

Sık yapılan hatalar

• Saatleri hafta sonunda toplu yazmak. Hafıza iyimserdir; kısa görevler ve araya giren işler unutulur. Gün sonunda beş dakika ayırın.
• Faturalanmayan saatleri hiç yazmamak. Projenin gerçek maliyeti kaybolur ve aynı hata bir sonraki teklifte tekrarlanır.
• Proje adlarını farklı yazmak. "Web sitesi" ve "Website" iki ayrı proje olur; açılır liste kullanın.
• Bütçeyi sadece sonunda kontrol etmek. Kullanım oranına haftada bir bakmak, aşımı konuşulabilir bir aşamada yakalar.

Hazır şablon: Projelere ve Müşterilere Göre Zaman Takibi

Bu sistemin tamamı ücretli Excel şablonumuzda hazır:

• "Projeler": projeler, müşteriler, saatlik ücret, saat bütçesi ve çalışanlar; harcanan saat ve bütçe yüzdesi otomatik hesaplanır, %100'ü aşan satır kırmızıya döner.
• "Zaman": en fazla 3000 kayıt; tarih, çalışan, proje, görev, saat, faturalanabilirlik ve ödeme durumu; ücret, tutar, hafta ve ay otomatik hesaplanır.
• "Ödenecek": her proje için ne kadarının faturalanmadığı, faturalandığı ve ödendiği.
• "Özet": projelere ve aylara göre saatler ve tutarlar, bütçe kullanımı ve grafikler.

Birden fazla çalışanın saatleri aynı dosyada izlenebilir. Excel 2007 ve sonrası ile LibreOffice'te makrosuz çalışır; hesaplama yaklaşıktır.

Sık sorulan sorular

Saatleri hangi hassasiyetle yazmalıyım?

Çoğu iş için çeyrek saat (0,25) yeterlidir. Daha ince bölmek kayıt yükünü artırır ama faturalamaya pek bir şey katmaz. Önemli olan tutarlılıktır.

Sabit fiyatlı projelerde zaman takibi gerekli mi?

Kesinlikle. Sabit fiyatlı projede saat bütçesini "fiyat / hedef saatlik ücret" olarak hesaplayın. Zaman kaydı, işin gerçekte kaç saat sürdüğünü ve efektif saatlik ücretinizi gösterir.

Ekip üyeleri farklı ücretlerle faturalanıyorsa ne yapmalıyım?

Bu tabloda ücret projeye bağlıdır. Kıdemli ve yeni çalışanları farklı ücretle faturalıyorsanız aynı proje için iki ayrı satır açabilir (örneğin "Web sitesi — tasarım" ve "Web sitesi — geliştirme") ve her birine kendi ücretini verebilirsiniz.

Toplantı ve e-posta süreleri faturalanmalı mı?

Bu müşteriyle yaptığınız anlaşmaya bağlıdır. Faturalamasanız bile kaydedin; proje yönetimi süresinin toplam işe oranını bilmek, teklif fiyatlarınızı daha doğru belirlemenize yardım eder.