Excel'de Maddi Varlık Takibi ve Hurda Tutanağı Nasıl Hazırlanır?

Küçük bir depoda, okulda ya da idari işler biriminde malzeme kaydı genelde kâğıt listelerde başlar ve bir süre sonra kimsenin güvenmediği bir dosyaya dönüşür. Stok sayıldığında fark çıkar, bozulan malzemenin hurdaya çıkarılması için tutanak aranır, kim neyi aldı belli olmaz.

Bu rehberde Excel'de ağır bir program kullanmadan maddi varlık takibinin nasıl kurulacağını anlatıyorum: malzeme listesi, işlem günlüğü, stok bakiyesi, asgari stok uyarısı ve hurda tutanağı. Her adım, dosyanız olmasa da kendiniz kurabileceğiniz basitlikte.

Temel fikir: bakiye hesaplanır, yazılmaz

En sık yapılan hata, stok miktarını bir hücreye elle yazıp her hareketten sonra güncellemektir. Doğrusu iki ayrı yapı kurmaktır:

1. Malzeme listesi: her kalemin kodu, birimi, kategorisi, kayıt fiyatı, asgari stoğu ve açılış stoğu.
2. İşlem günlüğü: her hareket bir satır; tarih, kalem kodu, işlem türü (giriş, çıkış, hurda, transfer), miktar, depo, zimmetli kişi.

Güncel stok bu iki yapıdan formülle çıkar. Elle yazılan bakiye bozulur, formülle hesaplanan bozulmaz.

Stok bakiyesi formülü

Malzeme listesinin yanındaki bakiye sayfasında her kalem için giriş, çıkış ve hurda toplamlarını ÇOKETOPLA ile alın:

=ÇOKETOPLA(Gunluk!E:E;Gunluk!B:B;A2;Gunluk!C:C;"Giriş")

Güncel stok şöyle bulunur:

=AcilisStok + Giris - Cikis - Hurda

Asgari altı uyarı için tek bir EĞER yeterlidir:

=EĞER(F2<Asgari;"Sipariş ver";"")

Sipariş miktarı için de asgari stoğu hedef alıp farkı yazdırabilirsiniz: =MAK(0;Asgari-Guncel).

Örnek hesap

A4 kâğıdı için açılış stoğu 40 top, asgari stok 10 top olsun.

Stok 13, asgari 10; "azalıyor" eşiğini 1,5 katı gibi bir değere ayarlarsanız (örneğin 15 top) kalem uyarı verir. Bir sonraki dağıtımda 5 top daha çıkarsa stok 8'e düşer ve asgarinin altında görünür.

Hurda tutanağı için günlük disiplini

Hurda kaydında asıl sorun belgenin günlükle uyuşmamasıdır. Bunu şöyle çözün: hurda satırlarına bir tutanak numarası ve bir gerekçe sütunu ekleyin. Tutanak formunda bu numarayı seçtiğinizde satırları KÜÇÜK ve KAÇINCI gibi işlevlerle günlükten çekin, toplam tutarı ÇOKETOPLA ile alın. Böylece tutanak ile günlük asla farklı rakam göstermez.

Sabit kıymetlerde doğrusal amortisman için ilk maliyeti ay cinsinden faydalı ömre bölersiniz: =Maliyet/(OmurYil*12). Faydalı ömrü kurumunuzun muhasebe politikası ve yerel kurallar belirler.

Sayımda farkı bulmak

Yılda en az bir kez sayım yapın. Sayım listesine kayıtlı miktarı formülle getirin, fiili miktarı elle yazın ve farkı hesaplayın:

=Fiili-Kayitli

Pozitif fark fazlalık, negatif eksiklik demektir. Tutar farkı için farkı kayıt fiyatıyla çarpın.

Sık yapılan hatalar

• Aynı malzeme için birden fazla kod kullanmak. Listede tekrar kontrolü koyun.
• Çıkışı stoktan fazla girmek. Günlükte bu durumu işaretleyen bir kontrol sütunu ekleyin.
• Fiyatsız giriş yapmak; değer hesabı sıfır çıkar.
• Hurdayı gerekçesiz ve tutanak numarasız girmek.
• Günlük satırlarını sıralayıp bozmak; formüller sıraya bağlıysa sonuçlar kayar.

Hazır şablon: Maddi Varlık Takibi ve Hurda Tutanakları

Bu yapıyı hazır istiyorsanız şablon tam olarak bunu yapar. Ücretli bir üründür, Excel 2007 ve üzeri ile LibreOffice'te çalışır ve makro içermez.

• «Ayarlar»: kurum, depolar ve saklama yerleri, zimmetli kişiler, hurda gerekçeleri, kategoriler, hurda komisyonu üyeleri ve «azalıyor» eşiği.
• «Malzeme listesi»: 300 kalem; kod, birim, kategori, kayıt fiyatı, asgari ve açılış stoğu; tekrar ve eksik kontrolü.
• «İşlem günlüğü»: 1500 satıra kadar giriş, çıkış, hurda ve depolar arası transfer; her işlemden sonra stok ve kontroller (stoktan fazla çıkış, fiyat yok, tutanaksız hurda, gerekçe yok).
• «Stok bakiyeleri»: giriş, çıkış, hurda, güncel stok ve değer; asgarinin altındaki ve negatif stoklar vurgulanır, sipariş miktarı gösterilir.
• «Çıkarma tutanağı»: numarayı seçersiniz, satırlar günlükten gelir; toplamlar ve komisyon imzaları hazırdır.
• «Sabit kıymetler» ve «Demirbaş kartı»: 200 varlığa kadar doğrusal amortismanlı defter ve yazdırılabilir kart.
• «Sayım» ve «Özet»: fazla ve eksikler adet ve tutar olarak, depo ve kategoriye göre özet.

Yazdırma formları tipik belgelerin yapısına göre hazırlanmış çalışma formlarıdır, resmî form değildir. Hurdaya çıkarma usulünü, faydalı ömürleri ve komisyon üyelerini kendi politikanıza ve yerel kurallara göre belirleyin.

SSS

Stok için barkod okuyucu gerekir mi?

Küçük depolarda gerekmez; kalem kodunu elle seçmek ya da yazmak yeterlidir. Kod listesini düzenli tutmak daha önemlidir.

Hurdaya çıkarmak için ne zaman tutanak düzenlenir?

Bunu kurumunuzun politikası ve yerel kurallar belirler. Yöntemden bağımsız olarak, her hurda kaydının bir gerekçesi ve belge numarası olması iyi uygulamadır.

Aynı malzeme birden fazla depoda olabilir mi?

Evet. Günlükte depo sütunu tutun ve bakiyeyi ÇOKETOPLA ile depo koşuluyla da hesaplayın.

Sayımı ne sıklıkla yapmalıyım?

Yılda bir tam sayım minimumdur; hareketi yüksek kalemler için üç ya da altı aylık kısmi sayımlar farkı erken yakalar.