Excel'de Zimmet ve Ofis Cihazı Envanteri Nasıl Tutulur?

Küçük bir ofiste bile dizüstü bilgisayarlar, monitörler, telefonlar ve yazıcılar hızla çoğalır. Bir çalışan işten ayrılınca cihazı kimde kaldı? Yazıcı bozulduğunda garantisi sürüyor muydu? Bunları cevaplamak için herkesin hafızasına güvenmek, sorunun sonradan büyümesi demektir.

Bu rehberde iki şeyi ayırarak ilerleyeceğiz: cihazın kendisinin kaydı (envanter) ve cihazın kimin elinde olduğunun kaydı (zimmet). Bu ayrımı yaptığınızda Excel'de hem sağlam hem sade bir düzen kurabilirsiniz.

Envanter ve zimmeti neden ayrı tutmalı?

Çoğu kişi tek bir tabloya "cihaz | kimde" sütunları açar. İlk günler işe yarar, ama cihaz el değiştirdikçe eski bilgi silinir. Geçmişi kaybedersiniz: bir arıza çıktığında cihazın üç ay önce kimde olduğunu bilemezsiniz.

Doğrusu iki sayfa kullanmaktır:

• Envanter: her cihaz bir satır. Demirbaş numarası, tür, model, seri numarası, alış tarihi, bedel, garanti bitişi, durum.
• Zimmet hareketleri: her teslim, devir ve iade bir satır. Tarih, demirbaş numarası, işlem türü (zimmet, devir, depoya iade), çalışan.

Envanter satırındaki "şu an kimde" bilgisini elle yazmazsınız; hareket sayfasındaki son kayda bakarak formülle bulursunuz.

Cihazın şu anki sorumlusunu formülle bulun

Hareketler sayfasında kayıtları tarih sırasıyla eklediğinizi varsayalım. A sütunu demirbaş no, B sütunu çalışan olsun. Envanterde bir cihazın en son hareketini bulmak için, kayıt sırası kronolojikse şu yaklaşım çalışır:

=İNDİS(Hareketler!B:B;KAÇINCI(2;1/(Hareketler!A:A=A2)))

Bu bir dizi formülüdür; eski Excel sürümlerinde Ctrl+Shift+Enter ile girmeniz gerekebilir. Anlamı: demirbaş numarası eşleşen satırların en sonuncusunun çalışan adını getir. Son işlem "Depoya iade" ise hücreyi "Depoda" olarak göstermek için sonucu bir EĞER ile sarın.

Formül karmaşık geliyorsa daha sade bir yöntem var: her hareketin yanına "bu cihazın son hareketi mi?" sütunu ekleyin ve yalnızca onları filtreleyin.

Garanti takibi: trafik ışığı mantığı

Garanti bitişini tarih olarak girin. Kalan gün için:

=E2-BUGÜN()

Ardından üç durum tanımlayın:

Formül: =EĞER(E2<BUGÜN();"Bitti";EĞER(E2-BUGÜN()<=60;"Bitiyor";"Sürüyor")). Koşullu biçimlendirmeyle renkleri verin. Sarıya düşen cihazlar için son kullanma gelmeden bakım veya yenileme kararı alabilirsiniz.

Küçük bir hesap örneği

Ofisinizde 12 dizüstü bilgisayar var, her birinin alış bedeli ortalama 25.000 ₺. Ekipman değeriniz:

=TOPLA(F2:F13) = 300.000 ₺

Birim bazında dağılımı görmek için ETOPLA kullanın: =ETOPLA(C:C;"Muhasebe";F:F) muhasebe biriminin cihazlarının toplam bedelini verir. Bu tür özetler sigorta, bütçe veya yeni alım planlarken işe yarar.

Sık yapılan hatalar

• Seri numarasını yazmamak. Servis ve garanti işlemlerinde ilk istenen bilgidir.
• Devri kaydetmemek. Cihaz iki çalışan arasında el değiştirip tabloda eski kişide görünürse envanter yanıltır.
• Demirbaş numarasını tekrar kullanmak. Her cihaza benzersiz numara verin.
• Düzenli sayım yapmamak. Yılda bir, tabloyu elinize alıp cihazları fiziksel olarak sayın.

Çalışan ayrılırken kontrol listesi

Zimmet tablosunun en çok işe yaradığı an, bir çalışanın işten ayrılmasıdır. Ayrılmadan önce tablodan o kişiye zimmetli tüm cihazları süzün ve yanında yazdırın. Cihazları tek tek teslim alın, her biri için "Depoya iade" satırı ekleyin ve kimseye bırakılmayan bir cihaz kalmadığını doğrulayın. Aksesuarları (şarj aleti, fare, çanta) da not düşmek, sonradan çıkan "şarj aleti nerede?" sorularını önler.

Hazır Excel şablonu

Bu düzeni hazır isterseniz şablon tam olarak bu ayrıma dayanır ve ücretlidir. Beş sayfadan oluşur:

• «Listeler»: cihaz türleri, birimler, çalışanlar (ad soyad, birim, görev) ve parametreler.
• «Envanter»: en fazla 300 cihaz; demirbaş ve seri numarası, model, satın alma tarihi, bedel, garanti bitişi, durum. Zimmet ve garanti trafik ışığı otomatik hesaplanır.
• «Zimmetler»: en fazla 1000 işlem; zimmet, başka çalışana devir, depoya iade. Kayıtlar kontrol edilir.
• «Özet»: türlere, birimlere ve çalışanlara göre adet ve bedel, ayrıca grafik.
• «Çalışan Kartı»: seçilen çalışana zimmetli olanlar, bedel ve işlem geçmişi; sayfa yazdırmaya uygundur.

Mevcut sorumlu, birim ve zimmet tarihi tablo tarafından belirlenir. Garanti için uyarı günü “Listeler” sayfasındaki parametrelerdedir, varsayılanı 60 gündür; “Bitiyor” sarı, “Bitti” kırmızı vurgulanır. Ofis yöneticileri, küçük kuruluşların sistem yöneticileri, okullar, klinikler ve mağazalar için uygundur.

Pakette boş tablo ve hayali verilerle doldurulmuş bir örnek var. Makro yoktur; Excel 2007 ve üzerinde ve LibreOffice'te çalışır, dosya Türkçedir. Bu bir takip ve sayım aracıdır; teslim tutanaklarının yerini tutmaz. Projenin düzeltmelerini ve yeni sürümlerini ücretsiz alırsınız.

Sık sorulan sorular

Zimmet tutanağı yerine Excel yeterli mi?

Hayır. Tablo takip ve sayım içindir. İmzalı teslim tutanağı gibi birincil belgeleri ayrıca düzenlemelisiniz; tablo bu belgelerin özetini elinizin altında tutar.

Demirbaş numarasını nasıl vermeliyim?

Basit ve sıralı bir sistem kullanın; örneğin tür kısaltması ve sayı (DZ-001 dizüstü, MN-001 monitör). Numarayı cihazın üstüne etiketle yapıştırın.

Cihaz bozulup atıldığında ne yapmalıyım?

Satırı silmeyin; durum sütununa "Hurda" veya "Kullanım dışı" yazın. Geçmiş kayıt değerli kalır.

Kaç cihaza kadar Excel yeterlidir?

Birkaç yüz cihaza kadar sorunsuz çalışır. Binlerce kalem ve birçok lokasyon varsa özel bir envanter yazılımı daha uygun olur.