Ishonchnomalar va amal qilish muddati bor hujjatlar reyestrini Excelda qanday yuritish kerak

Muddati oʻtgan ishonchnoma yoki oʻz vaqtida yangilanmagan litsenziya xaridlar, savdolar va hisobotni toʻxtatib qoʻyishi mumkin. Muammo shundaki, bunday hujjatlar turli odamlarda, turli papkalarda yuradi va ularning muddatlarini hech kim yagona koʻrinishda koʻrmaydi.

Eng oddiy yechim — amal qilish muddati bor barcha hujjatlar uchun bitta reyestr. Quyida uni Excelda qanday qurishni koʻrib chiqamiz.

1-qadam: reyestr ustunlari

Har bir hujjat — bitta qator. Ustunlar:

Bitta reyestrda har xil hujjatni yuritsangiz, «tur» ustuni asosiy filtr boʻlib qoladi. Faqat ishonchnomalar bilan cheklanish shart emas.

2-qadam: qolgan kunlar

=IF(G2="";"";G2-TODAY())

Musbat son — qolgan kunlar, manfiy — muddat necha kun oldin oʻtgan. Muddat koʻrsatilmagan hujjat bor (masalan, muddatsiz ishonchnoma): sanani boʻsh qoldirasiz va u «Cheksiz» holatini oladi. Muddatsiz yozish mumkinligini oʻz hududingizdagi qoidalar boʻyicha tekshiring, kerak boʻlsa, sanani qoʻlda kiriting.

3-qadam: tur boʻyicha ogohlantirish chegarasi

Turli hujjatlarni turli vaqt oldin yangilash kerak. Elektron imzoni uzaytirish bir necha kun oladi, litsenziyani esa bir necha oy. Kichik jadvalda har bir tur uchun ogohlantirish kunlarini yozing:

Raqamlar shartli. Holat formulasi:

=IF(G2="";"Cheksiz";IF(H2<0;"Muddati oʻtgan";IF(H2<=VLOOKUP(A2;Turlar!$A$2:$B$10;2;FALSE);"Tugayapti";"Amal qilmoqda")))

Rang: qizil — muddati oʻtgan, sariq — tugayapti, yashil — amal qilmoqda (Conditional Formatting).

Misol. Litsenziya 15-iyunda tugaydi, ogohlantirish chegarasi 90 kun. 1-martda qolgan 106 kun: holat yashil. 1-aprelda 75 kun qoldi — sariq: uzaytirishni boshlash vaqti. Chegara boʻlmasa, litsenziyani iyun oʻrtalarida eslab, ish toʻxtashi mumkin edi.

4-qadam: «yaqinlashayotgan» roʻyxat

Hammasini koʻrish shart emas; rahbarga muddati oʻtgan va tugayotgan hujjatlar kerak. Uchta yoʻl bor:

• filtr (Data → Filter): holat ustunidan «Amal qilmoqda» ni olib tashlash;
• FILTER funksiyasi (yangi Excel versiyalarida): =FILTER(A2:I500;(I2:I500="Muddati oʻtgan")+(I2:I500="Tugayapti");"Hammasi tartibda");
• SMALL va MATCH bilan tuzilgan roʻyxat (eski versiyalarda ham ishlaydi): muddat sanasiga qator raqamini qoʻshib yagona kalit qilasiz va kalitlarni kichikdan kattagacha chiqarasiz — bir xil sanali hujjatlar takrorlanmaydi.

Roʻyxatni tugash sanasi boʻyicha tartiblang: eng kechikkanlari birinchi.

5-qadam: xulosa

Sanash uchun COUNTIFS yetarli: =COUNTIFS(A:A;"Litsenziya";I:I;"Tugayapti"). Bir yil oldinga oylar boʻyicha tugash soni ham foydali: =COUNTIFS(G:G;">="&oy_boshi;G:G;"<="&oy_oxiri). Natijada qaysi oyda koʻp hujjat birdaniga tugashi, ishni oldindan taqsimlash mumkinligi koʻrinadi.

Koʻp uchraydigan xatolar

• Hujjatni reyestrga kiritmaslik. Eng muhim hujjat odatda «keyin kiritaman» deb qoladi.
• Barcha turga bir xil chegara. Uzoq jarayonli hujjatlar uchun 14 kun juda kam.
• Uzaytirilgan hujjat uchun yangi qator ochish. Eski qator qizil boʻlib qoladi; yangi sanani oʻsha qatorga yozing yoki eskisini arxivga oling.
• Reyestrni bir kishining shaxsiy faylida saqlash. U ishdan ketsa yoki taʼtilga chiqsa, nazorat toʻxtaydi.

Tayyor shablon: ishonchnomalar va muddatlar hisobi

Pullik Excel shabloni:

• «Maʼlumotnomalar»: hujjat turlari va har bir tur uchun ogohlantirish chegarasi (kunlarda), joriy sana.
• «Reyestr»: 500 tagacha hujjat — turi, raqami, berilgan sana, ishonch bildiruvchi, vakil, vakolatlar, amal qilish muddati, qolgan kunlar va svetofor.
• «Yaqinlashayotgan»: muddati oʻtgan va tugayotgan hujjatlarning tugash sanasi tartibidagi avtomatik roʻyxati; u formulalar bilan tuziladi va reyestr har safar tahrirlanganda yangilanadi.
• «Xulosa»: turlar va holatlar boʻyicha soni, bir yil oldinga oylar boʻyicha tugashlar, ikkita diagramma.

Reyestrda elektron imzo, litsenziyalar, sertifikatlar, polislar, ijara shartnomalari va tugash sanasi bor boshqa hujjatlarni ham yuritish mumkin — oʻz turlaringiz maʼlumotnomaga qoʻshiladi. Shablon kotiblar, yuristlar, buxgalterlar, xaridlar mutaxassislari, kadrlar xodimlari, kichik tashkilotlar rahbarlari va yakka tartibdagi tadbirkorlar uchun. Excel 2007 va undan yangi versiyalar, LibreOffice, makroslarsiz; toʻplamda boʻsh jadval va xayoliy maʼlumotli namuna bor. Barcha tuzatishlar va yangi versiyalarni bepul olasiz.

Koʻp beriladigan savollar

Ishonchnomaning amal qilish muddati qancha boʻlishi kerak?

Bu hududingizdagi amaldagi qoidalar va hujjatning oʻz matniga bogʻliq. Reyestr muddatni koʻrsatadi, uni belgilamaydi.

Hujjat bekor qilinsa, reyestrdan oʻchirish kerakmi?

Yoʻq, oʻchirmang. Alohida ustunda «Bekor qilingan» deb belgilang yoki izohda yozing, shunda tarix saqlanadi va filtr bilan yashirish mumkin.

Kim reyestrni yuritishi kerak?

Bitta masʼul shaxs va uning oʻrnini bosuvchi. Ikkalasi ham faylga kirish huquqiga ega boʻlishi lozim.

Skanerlangan nusxalarni reyestrga qoʻshsa boʻladimi?

Faylning oʻzini emas, hujjatning joylashuvini yozing (papka yoki shkaf raqami). Fayl hajmi oshib ketmaydi, hujjatni topish esa osonlashadi.