Moddiy boyliklar hisobini Excelda qanday yuritish kerak: kirim, chiqim va hisobdan chiqarish

Maktab xoʻjalik mudiri yoki kichik tashkilotning moddiy javobgar shaxsi odatda bir xil muammoga duch keladi: qogʻoz qaydnoma bir joyda, qoldiqlar daftarda, hisobdan chiqarish aktlari alohida fayllarda. Yil oxirida inventarizatsiyada esa hisob bilan haqiqiy holat mos kelmaydi va sababini topish uchun hamma narsani qayta koʻrib chiqishga toʻgʻri keladi.

Yaxshi xabar shuki, kichik ombor uchun murakkab dastur shart emas. Uch narsa yetarli: pozitsiyalar roʻyxati, operatsiyalar jurnali va qoldiqni oʻzi hisoblaydigan formulalar. Quyida shu tizimni qadam-baqadam quramiz.

1-qadam: nomenklatura — pozitsiyalar roʻyxati

Har bir buyum yoki material bir marta, bitta qatorda yoziladi. Ustunlar:

Kodning takrorlanmasligini formula bilan tekshiring: =IF(COUNTIF($A$2:$A$300;A2)>1;"Takror";"") — ikki marta yozilgan kod qatorda «Takror» belgisini beradi.

2-qadam: operatsiyalar jurnali

Har bir harakat — alohida qator: sana, kod, operatsiya turi (kirim, chiqim, hisobdan chiqarish), miqdor, ombor, izoh. Hisobdan chiqarish qatoriga asosni (eskirish, singan, yoʻqolgan) va akt raqamini ham yozing. Jurnaldagi qatorlarni oʻchirmang, yangi qator qoʻshing: tarix saqlanib qoladi.

3-qadam: qoldiqni hisoblash

Qoldiq = boshlangʻich + kirim − chiqim − hisobdan chiqarish. Excelda:

=G2+SUMIFS(Jurnal!D:D;Jurnal!B:B;A2;Jurnal!C:C;"kirim")-SUMIFS(Jurnal!D:D;Jurnal!B:B;A2;Jurnal!C:C;"chiqim")-SUMIFS(Jurnal!D:D;Jurnal!B:B;A2;Jurnal!C:C;"hisobdan chiqarish")

Qiymati: =H2*E2, bu yerda H — joriy qoldiq.

Misol. Xoʻjalik xonasida A4 qogʻozi: boshlangʻich qoldiq 20 pachka, kirim 30 pachka, chiqim 38, hisobdan chiqarilgan 0. Qoldiq: 20 + 30 − 38 = 12 pachka. Minimal qoldiq 15 boʻlgani uchun bu pozitsiya «minimumdan past» boʻlib chiqadi, qayta buyurtma kerak: =MAX(0;F2-H2) — bizning misolda 3 pachka. Hisob narxi 45 000 soʻm boʻlsa, qoldiq qiymati 12 × 45 000 = 540 000 soʻm.

4-qadam: xatolarni oldindan ushlash

Jurnalning yoniga tekshiruv ustuni qoʻying. Eng foydali tekshiruvlar:

• chiqim joriy qoldiqdan katta (omborda yoʻq narsani chiqarib yuborish);
• narx kiritilmagan;
• hisobdan chiqarishda asos yoki akt raqami yozilmagan;
• qoldiq manfiy.

Oddiy variant: =IF(AND(C2="hisobdan chiqarish";E2="");"Asos yoʻq";"")

5-qadam: hisobdan chiqarish akti va inventarizatsiya

Hisobdan chiqarish aktiga jurnaldagi shu akt raqamiga tegishli barcha qatorlar kiradi: nomi, miqdori, narxi, summasi. Qatorlarni qoʻlda koʻchirmang — akt raqami boʻyicha SUMIFS va INDEX/MATCH yordamida oling. Komissiya tarkibi va tasdiqlash tartibi sizning ichki qoidalaringizga bogʻliq: amaldagi qoidalar bilan solishtiring.

Inventarizatsiyada ikki ustun yetarli: hisob boʻyicha miqdor va haqiqiy miqdor. Farq = haqiqiy − hisob: musbat boʻlsa ortiqcha, manfiy boʻlsa kamomad. Pulga aylantirish uchun farqni hisob narxiga koʻpaytiring.

Koʻp uchraydigan xatolar

• Bir buyumga bir nechta nom. «Qalam», «Ruchka», «Ruchka koʻk» — qoldiq boʻlinib ketadi. Kod orqali ishlang.
• Jurnaldagi qatorlarni saralash va oʻchirish. Tarix buziladi, formulalar siljiydi.
• Minimumni umuman qoʻymaslik. Narsa tugab qolganini oxirgi lahzada bilasiz.
• Hisobdan chiqarishni «chiqim» sifatida yozish. Foydalanish va hisobdan chiqarish turli narsalar, hisobotda ular ajratilishi kerak.

Tayyor shablon: moddiy boyliklar hisobi va hisobdan chiqarish aktlari

Pullik Excel shabloni yuqoridagi tizimni tayyor holda beradi:

• «Parametrlar»: tashkilot, omborlar va saqlash joylari, MJSh (moddiy javobgar shaxs), hisobdan chiqarish asoslari, toifalar, komissiya tarkibi, «tugab bormoqda» chegarasi.
• «Nomenklatura»: 300 tagacha pozitsiya; takrorlar va boʻsh joylarni tekshirish.
• «Operatsiyalar jurnali»: 1500 tagacha qator — kirim, chiqim, hisobdan chiqarish va omborlar orasida koʻchirish; har bir operatsiyadan keyingi qoldiq va tekshiruvlar.
• «Qoldiqlar»: joriy qoldiq va qiymat, minimumdan pastlar, manfiy qoldiqlar, qayta buyurtma miqdori.
• «Hisobdan chiqarish akti»: bosma shakl — akt raqamini tanlaysiz, qatorlar jurnaldan olinadi, yakunlar va komissiya imzolari bor.
• «Asosiy vositalar», «Inventar kartochkasi» va «Inventarizatsiya»: 200 tagacha obyekt reyestri, chiziqli amortizatsiya, inventar raqami boʻyicha kartochka, ortiqcha va kamomadlar dona va pulda.
• «Xulosa»: omborlar va toifalar boʻyicha qoldiqlar, oylar boʻyicha harakat.

Shablon xoʻjalik mudiri, ombor mudiri, MJSh, maktab, bolalar bogʻchasi, kasalxona va kichik tashkilot maʼmuriy-xoʻjalik boʻlimi uchun. Akt va kartochka — ishchi shakllar, rasmiy blanklar emas; tartibni hisob siyosatingiz va amaldagi qoidalarga koʻra belgilang. Fayl Excel 2007 va undan yangi versiyalarda hamda LibreOfficeʼda ishlaydi, makroslarsiz.

Koʻp beriladigan savollar

Excel ombor dasturining oʻrnini bosadimi?

Kichik ombor, xona yoki muassasa uchun — ha. Yuzlab operatsiya va koʻp omborli yirik korxona uchun maxsus dastur qulayroq boʻladi.

Inventarizatsiyani qanchalik tez-tez oʻtkazish kerak?

Muddatni sizning ichki qoidalaringiz va amaldagi talablar belgilaydi. Amalda kamida yilda bir marta, tez-tez harakatlanadigan pozitsiyalar uchun esa ancha tez-tez tekshirish foydali.

Kamomad topilsa nima qilish kerak?

Avval jurnaldan oxirgi harakatlarni tekshiring: koʻpincha sabab yozilmagan chiqim yoki ikki marta yozilgan kirim boʻladi. Qolgan holat tashkilotingiz tartibiga koʻra rasmiylashtiriladi.

Buyumlarni omborlar orasida koʻchirishni qanday yuritish mumkin?

Koʻchirishni ikki yozuv bilan yozing: bir ombordan chiqim, ikkinchisiga kirim. Umumiy qoldiq oʻzgarmaydi, omborlar kesimida esa toʻgʻri koʻrinadi.