Topshiriq va hujjatlar muddatlari nazoratini Excelda qanday yuritish kerak

Rahbar topshiriq berdi, kiruvchi xat keldi, boʻlimga vazifa tushdi. Har birining bajarilish muddati bor, lekin ular elektron pochta, daftar va xotirada tarqoq. Natijada muddat oʻtganda maʼlum boʻladi, nazorat esa «oxirgi kunda yodga tushish»ga aylanadi.

Yagona reyestr bu muammoni hal qiladi. Kelgan sanani va muddatni kiritasiz, Excel qaytarish sanasini hisoblaydi va qatorni svetofor ranglarida boʻyaydi. Quyida buni qanday tuzishni, ish kunlarini qanday hisoblashni va natijalarni qanday jamlashni koʻrasiz.

1-qadam: reyestr ustunlari

Muddat ikki xil beriladi: «5 ish kuni ichida» yoki «15-martgacha». Shuning uchun ikkita ustun kerak: kunlar soni va aniq sana. Aniq sana yozilgan boʻlsa, u kunlar sonidan muhimroq.

2-qadam: ish kunlarini hisoblash

Taqvim kunlarida muddat oddiy qoʻshish: =C2+D2. Ish kunlarida esa WORKDAY funksiyasi kerak: u shanba va yakshanbani, shuningdek bayram sanalarini oʻtkazib yuboradi.

=WORKDAY(C2;D2;Bayramlar!$A$2:$A$30)

Kelgan kun hisobga kirmaydi: dushanba kuni kelgan topshiriq «3 ish kuni» bilan payshanba kuni tugaydi.

Rejalashtirilgan sana ustuniga aniq sana ham, kun ham hisobga olinadi:

=IF(E2<>"";E2;IF(D2="";"";WORKDAY(C2;D2;Bayramlar!$A$2:$A$30)))

Bayramlar roʻyxatini har yili yangilang va amaldagi ish kalendar bilan solishtiring. Koʻchirilgan ish shanbalari WORKDAY da hisobga olinmaydi: bunday kunlarda sanani qoʻlda tuzatishga toʻgʻri keladi.

3-qadam: holat va ranglar

Holat — bajarilgan sana, rejalashtirilgan sana va bugungi sana oʻrtasidagi munosabat. Yaqinlashish chegarasini («sariq zona») alohida katakka yozing, masalan, 3 kun (K1):

=IF(H2<>"";"Bajarildi";IF(G2="";"";IF(G2<TODAY();"Muddati oʻtgan";IF(G2-TODAY()<=$K$1;"Muddat yaqin";"Zaxira bor"))))

Keyin shartli formatlash: butun qatorni boʻyaydigan uchta qoida (Home → Conditional Formatting → New Rule → Use a formula). Masalan, qizil uchun:

=$I2="Muddati oʻtgan"

Sariq uchun =$I2="Muddat yaqin", yashil uchun =$I2="Zaxira bor". Qoida diapazoni — butun jadval (A2:I501), formulada ustun oldiga $ qoʻyish esa butun qator uchun ishlashini taʼminlaydi.

Misol. Topshiriq dushanba kuni kelgan, muddat 5 ish kuni: rejalashtirilgan sana — keyingi dushanba. Shu haftaning chorshanbasida muddatgacha 5 kun qolgan: «Zaxira bor» (yashil). Juma kuni qolgan 3 kun, «sariq zona» chegarasi 3 boʻlgani uchun holat «Muddat yaqin» (sariq). Keyingi seshanba kuni, agar bajarilgan sana yozilmagan boʻlsa, holat «Muddati oʻtgan» (qizil).

4-qadam: hisoblash sanasi rejimi

Hisobotni «oʻsha kundagi holat» sifatida koʻrish uchun TODAY() oʻrniga parametr katagini ishlating: u boʻsh boʻlsa — bugungi sana, aks holda qoʻlda yozilgan sana:

=IF(Parametrlar!$B$2="";TODAY();Parametrlar!$B$2)

Shunda rahbar oʻtgan oydagi holatni qayta koʻrishi yoki «dushanba kuni nima boʻladi» degan savolga javob olishi mumkin.

5-qadam: masʼullar boʻyicha xulosa

Rahbar uchun asosiy jadval — masʼullar boʻyicha: jami, bajarilgan, jarayonda, muddati oʻtgan va muddatida bajarilish foizi.

Jami: =COUNTIF(Reyestr!$F:$F;A2)

Muddati oʻtgan: =COUNTIFS(Reyestr!$F:$F;A2;Reyestr!$I:$I;"Muddati oʻtgan")

Muddatida bajarilish foizi: bajarilgan topshiriqlardan nechtasi rejalashtirilgan sanadan oldin yoki oʻsha kuni yopilgani:

=SUMPRODUCT((Reyestr!$F$2:$F$501=A2)*(Reyestr!$H$2:$H$501<>"")*(Reyestr!$H$2:$H$501<=Reyestr!$G$2:$G$501))/COUNTIFS(Reyestr!$F$2:$F$501;A2;Reyestr!$H$2:$H$501;"<>")

Muddati eng koʻp oʻtgan topshiriqlar uchun LARGE yoki saralash yetarli: kechikish = TODAY() − rejalashtirilgan sana.

Koʻp uchraydigan xatolar

• Muddatni matn sifatida yozish. «3 kun» matn, Excel uni hisoblamaydi: faqat raqam kiriting.
• Bayramlar roʻyxatini yangilamaslik. Natijada sana bir-ikki kunga siljiydi.
• Bajarilgan sanani yozmaslik. Topshiriq bajarilgan, lekin qator hali qizil.
• Bir nechta masʼul bitta katakda. Hisobot buziladi: har bir topshiriq uchun bitta masʼul yoki alohida qatorlar.

Tayyor shablon: muddatlar nazorati «svetofor»

Yuqoridagilarni oʻzingiz yigʻmasdan foydalanish uchun bepul Excel shabloni bor:

• «Reyestr»: 500 qatorgacha; muddat kalendar yoki ish kunlari soni bilan yoki aniq sana bilan beriladi, qator qizil, sariq yoki yashil boʻyaladi.
• «Bayramlar»: 2026 va 2027 yillardagi dam olish kunlari, ish kunlarini hisoblash uchun tahrirlanadigan roʻyxat.
• «Parametrlar»: masʼullar (ochiladigan roʻyxat), «sariq zona» chegarasi, «hisoblash sanasi» rejimi (bugun yoki qoʻlda kiritilgan sana).
• «Xulosa»: har bir masʼul boʻyicha jami, bajarilgan, jarayonda, muddati oʻtgan va muddatida bajarilish foizi; muddati eng koʻp oʻtgan 10 ta; diagrammalar.

Ish kunlari WORKDAY funksiyasi bilan hisoblanadi: kelgan kun kirmaydi, dam olish kunlari — shanba va yakshanba hamda «Bayramlar» sanalari; ish shanbalarining koʻchirilishi hisobga olinmaydi. Shablon boʻlim rahbarlari, kotiblar, nazorat mutaxassislari va yordamchilar uchun mos, davlat va budjet tashkilotlarida ham foydalanish mumkin. Fayl Excel 2007 va undan yangi versiyalarda hamda LibreOffice’da ishlaydi, tashqi bogʻlanishlarsiz. Bayram sanalarini amaldagi ish kalendari bilan solishtiring.

Koʻp beriladigan savollar

Taqvim kuni va ish kuni muddatining farqi nimada?

Taqvim kunlari dam olishni ham sanaydi, ish kunlari esa yoʻq. «5 ish kuni» odatda taqvimda 7 kun boʻladi, agar oraliqda dam olish kunlari boʻlsa.

Sariq zona chegarasini qanday tanlash kerak?

Topshiriqning odatiy muddatidan kelib chiqing: 5 kunlik topshiriqlarga 1–2 kun, 30 kunlik topshiriqlarga 5–7 kun yetarli. Jamoa bilan kelishib, bir qiymatda toʻxtang.

Reyestrni bir nechta kishi yuritishi mumkinmi?

Ha, lekin bir vaqtda tahrirlashda ehtiyot boʻling. Qulay yoʻl: bitta masʼul reyestrni yuritadi, qolganlar faqat oʻz qatorlarini yangilaydi.

Muddati oʻzgargan topshiriqni qanday yuritish kerak?

Yangi aniq sanani «Yoki aniq sana» ustuniga yozing; u kunlar sonidan muhimroq hisoblanadi va izohda sababni qoldiring.