Ofis texnikasi hisobini Excelda qanday yuritish kerak

Ofisda texnika koʻpaya boshlaganda uchta savol tez-tez paydo boʻladi: bu noutbuk hozir kimda? Seriya raqami qayerda yozilgan? Kafolat tugaganmi? Javob uchun chatlarni titkilash yoki xodimlardan birma-bir soʻrash kerak boʻladi, ayniqsa kimdir ishdan ketganda va uning texnikasi qayerdaligi nomaʼlum boʻlib qolganda.

Ofis texnikasini hisobga olish uchun maxsus dastur shart emas. Yaxshi oʻylangan Excel jadvali yetadi. Ushbu qoʻllanmada reyestr va berishlar jurnalini qanday tuzishni, joriy egasini formulada qanday topishni va kafolat nazoratini qanday yoʻlga qoʻyishni koʻrsatamiz.

Ikki roʻyxat: reyestr va jurnal

Eng koʻp uchraydigan xato — texnika kimdaligini reyestrning oʻzida yozish. Xodim almashganda eski yozuv oʻchib ketadi. Toʻgʻrisi, ikkita alohida roʻyxat yuritish.

Reyestr

Har bir birlik — bitta qator. Ustunlar:

• inventar raqami (takrorlanmasligi shart);
• seriya raqami va model;
• turi (noutbuk, monitor, printer);
• sotib olingan sana va qiymati;
• kafolat tugash sanasi;
• holati (ishlayapti, taʼmirda, hisobdan chiqarilgan).

Berishlar jurnali

Har bir harakat — alohida qator: sana, inventar raqami, operatsiya turi (berish, topshirish, omborga qaytarish) va xodim. Jurnal hech qachon oʻchirilmaydi, faqat toʻldiriladi. Shunda texnikaning butun tarixi saqlanadi.

Joriy egasini formulada topish

Reyestrda texnika hozir kimdaligini koʻrsatish uchun jurnaldagi shu inventar raqami boʻyicha eng oxirgi operatsiyani topish kerak. Eng sodda yoʻl — sanasi eng katta qatorni olish. Masalan, jurnalda A ustun — inventar raqami, B — sana, D — xodim boʻlsa:

=MAXIFS(Jurnal!B:B;Jurnal!A:A;A2)

Bu eng oxirgi sanani beradi (MAXIFS Excel 2019 va undan yangi versiyalarda bor). Keyin xodimni shu sana va raqam boʻyicha INDEX va MATCH yordamida olasiz. Agar oxirgi operatsiya «omborga qaytarish» boʻlsa, birlik omborda hisoblanadi.

Kafolat nazorati

Kafolat uchun oddiy «svetofor» yetadi:

=IF(E2<TODAY();"Tugagan";IF(E2-TODAY()<=60;"Tugayapti";"Amal qilmoqda"))

Bu yerda E2 — kafolat tugash sanasi. Qizil — kafolat tugagan, sariq — 60 kundan kam qolgan. Sariq holatdagi texnikani xizmatga olib borishga ulgurasiz: kafolat muddatida taʼmirlash bepul boʻlishi mumkin.

Kichik misol

Aytaylik, ofisda 30 ta noutbuk bor, har biri taxminan 7 000 000 soʻm turadi. Jami qiymat: 30 × 7 000 000 = 210 000 000 soʻm. Buni boʻlinmalar boʻyicha ajratish uchun SUMIF ishlatiladi:

=SUMIF(C:C;"Buxgalteriya";F:F)

Natijada har bir boʻlim qancha texnikaga egaligini koʻrasiz. Bu inventarizatsiya, byudjet rejalash va yangi xodimga jihoz ajratishda kerak boʻladi.

Xodim ishdan ketganda

Bu jadvalning eng amaliy vaziyati. Xodim ketayotganda uning nomi boʻyicha jurnalni filtrlaysiz va oxirgi operatsiyasi «berish» yoki «topshirish» boʻlgan inventar raqamlarini topasiz: aynan shular uning qoʻlida. Roʻyxatni chop etib, texnikani qabul qilib olasiz va jurnalga «omborga qaytarish» yoki yangi xodimga «topshirish» deb yozasiz. Shunda texnika yoʻqolmaydi, tarix esa toʻliq saqlanadi. Bunday tartibsiz hisobda esa, odatda, bir oy oʻtgach hech kim noutbuk qayerdaligini bilmaydi.

Koʻp uchraydigan xatolar

• Inventar raqami takrorlanishi. Ikkita bir xil raqam butun hisobni buzadi. Takrorlanishni tekshirish uchun COUNTIF ishlating.
• Jurnalga yozilmagan topshirish. Xodim texnikani hamkasbiga bergan, lekin yozilmagan — jadval eski egasini koʻrsatadi. Qoida oddiy: yozuvsiz topshirish yoʻq.
• Sanalar matn sifatida kiritilgan. Kafolat formulalari ishlamaydi.
• Erkin matnli xodim ismlari. «Aliyev A.» va «Aliyev Akmal» boshqa-boshqa odam boʻlib qoladi. Xodimlar roʻyxatidan tanlang.

Tayyor Excel shabloni

Agar shu tuzilmani tayyor holda olishni istasangiz, pullik shablon bor. Unda quyidagi varaqlar mavjud:

• «Maʼlumotnomalar» — texnika turlari, boʻlinmalar, xodimlar (F.I.Sh., boʻlinma, lavozim) va parametrlar;
• «Reyestr» — 300 tagacha birlik: inventar va seriya raqami, model, sotib olingan sana, qiymat, kafolat muddati, holat; biriktirish va kafolat svetofori oʻzi hisoblanadi;
• «Berishlar» — 1000 tagacha operatsiya (berish, boshqa xodimga topshirish, omborga qaytarish), yozuvlar tekshiruvi bilan;
• «Xulosa» — turlar, boʻlinmalar va xodimlar boʻyicha soni va qiymati, grafik;
• «Xodim kartochkasi» — F.I.Sh. tanlansa, nima biriktirilgani, qiymati va operatsiyalar tarixi koʻrinadi; varaqni chop etish qulay.

Joriy ega «Berishlar» jurnalidagi shu inventar raqami boʻyicha sanasi eng oxirgi operatsiya orqali aniqlanadi. Kafolatdan necha kun oldin ogohlantirish kerakligi «Maʼlumotnomalar»dagi parametrda belgilanadi, standart boʻyicha 60 kun. Toʻplamda boʻsh jadval va oʻylab topilgan maʼlumotli namuna bor. Fayl Excel 2007 va undan yangi versiyalarda hamda LibreOffice dasturida ishlaydi, oʻzbek tilida.

Jadval kichik tashkilotlarning ofis-menejerlari, administratorlari va tizim administratorlari, shuningdek maktab, poliklinika va doʻkonlar uchun moʻljallangan.

Savol-javob

Excel qabul-topshirish dalolatnomasini almashtiradimi?

Yoʻq. Jadval hisob va inventarizatsiya vositasi. Birlamchi hujjatlar alohida rasmiylashtiriladi, jadval esa solishtirish uchun maʼlumotnoma sifatida xizmat qiladi.

Inventar raqamini qanday berish kerak?

Oddiy tartib: tur belgisi va tartib raqami, masalan NB-001, MN-014. Raqam hech qachon qayta ishlatilmaydi, hisobdan chiqarilgan texnikaniki ham.

Inventarizatsiyani qanday oʻtkazish mumkin?

Reyestrni chop eting yoki filtrlang, har bir birlikni joyida koʻrib chiqing va farqlarni belgilang. Reyestrda bor, lekin joyida yoʻq texnika jurnaldagi oxirgi yozuvga qarab qidiriladi.

Kafolat tugashini qancha oldin bilish kerak?

Taxminan ikki oy yetarli: shu muddatda nosozliklarni aniqlab, texnikani xizmatga topshirishga ulgurasiz.