Muzokaralar xonalari va kabinetlarni Excelda qanday bron qilish kerak

Ofisda bitta muzokaralar xonasi, ikkita rahbar va ikkalasi ham soat 11:00 da «xona bizniki» deb oʻylaydi. Bunday holat odatda kimdir xonani chat yoki daftarda «ovozli» band qilganda yuz beradi. Natijada odamlar eshik oldida kutadi, uchrashuv koʻchiriladi, administrator esa kimning haqligini aniqlashga urinadi.

Yechim oddiy: bronlarni bitta jadvalda yuritish va yangi bron kiritilganda kesishishni avtomatik tekshirish. Buning uchun maxsus tizim shart emas, Excel yetarli. Quyida jadval tuzilmasi, kesishishni topadigan formula, kun setkasi va yuklamani hisoblash usulini koʻrasiz. Oxirida shu ishlarni tayyor qilib beradigan shablon haqida aytamiz.

1-qadam: bronlar jadvalini tuzing

Har bir bron — bitta qator. Minimal ustunlar:

Xonalar nomini alohida varaqda yozib, B ustunida ochiladigan roʻyxat (Data Validation) qiling. Shunda «Katta xona» bir joyda «katta zal» deb yozilib qolmaydi, formula esa ularni bir xil deb hisoblaydi.

Vaqtni 10:00 koʻrinishida kiriting. Excel vaqtni sutkaning ulushi sifatida saqlaydi: 12:00 — 0,5, 06:00 — 0,25. Bu keyingi formulalarda kerak boʻladi.

2-qadam: kesishishni formula bilan toping

Ikki bron kesishadi, agar ular bir kunda, bir xonada boʻlsa va birining boshlanishi ikkinchisining tugashidan oldin, tugashi esa ikkinchisining boshlanishidan keyin boʻlsa. G2 katagiga yozing:

=IF(COUNTIFS($A$2:$A$500;A2;$B$2:$B$500;B2;$C$2:$C$500;"<"&D2;$D$2:$D$500;">"&C2)>1;"Kesishadi";"OK")

Nega «>1»? Chunki qator oʻzini ham sanaydi: u oʻziga nisbatan ham shartni qanoatlantiradi. Agar bitta boshqa bron topilsa, hisob 2 boʻladi.

Misol. «Katta xona», 15-kun:

• 10:00–11:30 — marketing yigʻilishi;
• 11:00–12:00 — mijoz bilan uchrashuv;
• 11:30–12:30 — rejalashtirish.

Birinchi va ikkinchi bron kesishadi: 11:00 < 11:30. Birinchi va uchinchi esa yoʻq, chunki birinchisi aynan 11:30 da tugaydi, uchinchisi shu vaqtda boshlanadi. Formuladagi qatʼiy «<» va «>» shuni taʼminlaydi: ketma-ket bronlar xatoga hisoblanmaydi.

3-qadam: kun setkasi

Bir qarashda band va boʻsh soatlarni koʻrish uchun alohida varaq oching. Qatorlarda xonalar, ustunlarda soatlar (8:00, 9:00 va hokazo), tepada esa koʻrish kerak boʻlgan sana. Har bir katakda shu soatda xona bandligini sanang. Agar B5 — xona nomi, C4 — soat boshi, $B$1 — tanlangan sana boʻlsa:

=COUNTIFS(Bronlar!$A:$A;$B$1;Bronlar!$B:$B;$A5;Bronlar!$C:$C;"<"&(C4+1/24);Bronlar!$D:$D;">"&C4)

Natija 0 boʻlsa xona boʻsh, 1 boʻlsa band, 2 va undan koʻp boʻlsa kesishish bor. Shartli formatlash (Conditional Formatting) bilan 1 ni yashil, 2 ni qizil qilib qoʻysangiz, setka oʻqishga qulay boʻladi.

4-qadam: xonalar yuklamasini hisoblang

Yuklama — xona bandligining ish vaqtiga nisbati. Ish kuni 9 soat (9:00–18:00) boʻlsin. Bir kunlik bandlik:

=SUMPRODUCT((Bronlar!$B$2:$B$500=F2)*(Bronlar!$A$2:$A$500=$B$1)*(Bronlar!$D$2:$D$500-Bronlar!$C$2:$C$500))*24

Natijani 9 ga boʻlib, foizga oʻtkazing. Masalan, «Katta xona» kuniga 6,3 soat band boʻlsa, yuklama 70%. Haftalik koʻrsatkich xonani qachon kengaytirish yoki yana bitta kichik xona ajratish kerakligini asoslab beradi. Agar bir xona deyarli doim 30% dan past band boʻlsa, uni boshqa maqsadga berish mumkin.

Koʻp uchraydigan xatolar

• Tugash vaqtini keyingi kunga yozish. Kechki bron 23:00 da tugab, 01:00 koʻrsatilsa, formula manfiy davomiylik chiqaradi. Bunday bronni ikki qatorga boʻling.
• Tozalash va tayyorgarlik vaqtini unutish. Uchrashuvlar oraligʻida 10–15 daqiqa qoldirsangiz, xona tayyor boʻladi.
• Xona nomini erkin yozish. Ochiladigan roʻyxatsiz kesishish tekshiruvi ishlamay qoladi.
• Bekor qilingan bronni oʻchirib yuborish. Yaxshisi, «Holat» ustuni qoʻshib, bekorlarni belgilab qoʻying: keyin nechta bron bekor boʻlganini koʻrasiz.

Tayyor shablon: muzokaralar xonalari va kabinetlarni bron qilish

Agar formulalarni oʻzingiz yigʻishni xohlamasangiz, tayyor Excel shablonidan foydalaning. U pullik, lekin ichida yuqoridagi hammasi tayyor:

• «Xonalar» varagʻida muzokaralar xonalari va kabinetlar roʻyxati hamda har birining sigʻimi saqlanadi. 12 tagacha xona kiritish mumkin.
• «Bronlar» varagʻida sana, vaqt, xona, kim band qilgani va maqsadni yozasiz; kesishishlar oʻzi tekshiriladi va tegishli qator ajratib koʻrsatiladi.
• «Kun» varagʻiga sanani kiritsangiz, tanlangan kun uchun soatlar boʻyicha bandlik setkasi qayta hisoblanadi.
• «Xulosa» varagʻi xonalar yuklamasi va bronlar sonini koʻrsatadi.

Fayl Excel 2007 va undan yangi versiyalarda hamda LibreOffice’da ishlaydi, hammasi oddiy formulalarda. Toʻplamda boʻsh jadval va oʻylab topilgan maʼlumotlar bilan toʻldirilgan namuna bor: avval namunani koʻrib, keyin oʻz bronlaringizni kiritasiz. Shablon ofis-menejerlar, administratorlar, maktablar, koworkinglar va umumiy xonalari bor kompaniyalar uchun mos; ijara uchun kabinetlarni yuritish ham mumkin.

Koʻp beriladigan savollar

Excelda bir vaqtning oʻzida bir necha kishi bron qila oladimi?

Fayl umumiy tarmoq papkasida yoki bulutda saqlansa, bir necha kishi ishlashi mumkin, lekin bitta faylga ikki kishi bir vaqtda yozganda ziddiyat chiqishi ehtimoli bor. Kichik ofisda masʼul shaxs (administrator) bronlarni kiritgani qulayroq.

Takrorlanuvchi bronlarni (har dushanba) qanday yuritish kerak?

Birinchi qatorni nusxalab, sanani keyingi dushanbaga oʻzgartiring. Sanani formula bilan olish mumkin: oldingi sana + 7. Kesishish tekshiruvi har bir qator uchun alohida ishlayveradi.

Bron tasdiqlanmasa nima qilish kerak?

«Holat» ustunini qoʻshing (kutilmoqda, tasdiqlangan, bekor qilingan) va kesishishni faqat tasdiqlangan bronlar boʻyicha hisoblang: COUNTIFS ga yana bitta shart qoʻshiladi.

Xonaning sigʻimini hisobga olish kerakmi?

Ha, agar xonalar har xil boʻlsa. Xonalar roʻyxatiga sigʻim ustunini qoʻshing, bronda ishtirokchilar sonini yozing va sigʻimdan oshsa ogohlantirish chiqaring.