KHIZHNYAKOVCashflow berechnen in Excel: Kapitalflussrechnung für kleine Unternehmen
Cashflow-Verwaltung und Cashflow-Bericht in Excel – Vorlage — Zur Vorlage →
Die Auftragslage ist gut, die Rechnungen sind geschrieben, und trotzdem ist das Konto Ende des Monats leer. Das ist kein Widerspruch: Gewinn entsteht, wenn Sie liefern, Geld fließt, wenn der Kunde zahlt. Der Cashflow zeigt diese Differenz. Wer ihn kennt, wird von Engpässen nicht überrascht.
Hier erfahren Sie, was Cashflow ist, wie Sie ihn für ein kleines Unternehmen in Excel berechnen und wie Sie eine einfache monatliche Kapitalflussrechnung aufbauen.
Was ist Cashflow?
Der Cashflow ist der Saldo aller tatsächlichen Geldbewegungen in einem Zeitraum:
Netto-Cashflow = Einzahlungen – Auszahlungen
Es zählt das Datum der Zahlung, nicht das der Rechnung. Eine Kundenrechnung vom 28. März, die am 12. Mai bezahlt wird, taucht im Mai auf. Ebenso die Lieferantenrechnung, die Sie erst im Folgemonat überweisen.
Dazu gehört der Bestand: Anfangsbestand + Netto-Cashflow = Endbestand. Der Endbestand eines Monats ist der Anfangsbestand des nächsten.
Aufbau der Tabelle
Sie brauchen zwei Listen.
Buchungen mit diesen Spalten:
| Datum | Konto | Art | Kategorie | Partner | Betrag | Typ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 12.05. | Girokonto | Einnahme | Verkauf | Kunde A | 4.800 € | Ist |
| 15.05. | Girokonto | Ausgabe | Miete | Vermieter | 1.600 € | Ist |
| 30.06. | Girokonto | Ausgabe | Steuer | Finanzamt | 2.400 € | Plan |
Die Spalte „Typ“ trennt, was schon passiert ist („Ist“), von dem, was erwartet wird („Plan“). Damit sehen Sie auch die Zukunft.
Bericht mit den Kategorien in Zeilen und den Monaten in Spalten. Jede Zelle ist eine Summe:
=SUMMENPRODUKT((Buchungen!$D$2:$D$500=$A5)*(MONAT(Buchungen!$A$2:$A$500)=B$3)*Buchungen!$F$2:$F$500)
Einfacher geht es mit einer Hilfsspalte „Monat“ in den Buchungen und =SUMMEWENNS(Betrag;Kategorie;$A5;Monat;B$3).
Rechenbeispiel
Ein kleines Designbüro, Anfangsbestand 6.000 €:
| Januar | Februar | März | |
|---|---|---|---|
| Einzahlungen | 9.500 € | 7.200 € | 11.000 € |
| Auszahlungen | 8.100 € | 10.400 € | 7.900 € |
| Netto-Cashflow | +1.400 € | –3.200 € | +3.100 € |
| Endbestand | 7.400 € | 4.200 € | 7.300 € |
Im Februar schrumpft der Bestand um 3.200 €, weil Steuern und die Jahresversicherung fällig sind. Ohne Rücklage aus dem Januar wäre das Konto nicht gedeckt. Genau solche Monate will die Rechnung zeigen. Ein Monat, an dessen Ende der Bestand negativ ist, heißt Liquiditätslücke, markieren Sie ihn mit bedingter Formatierung rot.
Mehrere Konten und Überweisungen
Haben Sie mehrere Konten und eine Barkasse, führen Sie für jedes den Anfangsbestand. Überweisungen zwischen eigenen Konten ändern den Gesamtbestand nicht und gehören deshalb nicht in den Bericht. Sie verschieben nur Geld von links nach rechts.
Häufige Fehler
- Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum. Das Ergebnis zeigt Umsatz, nicht Cashflow.
- Privatentnahmen vergessen. Bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften sind sie echte Abflüsse.
- Plan und Ist vermischen. Trennen Sie beides, sonst sehen Sie nie, wie gut Ihre Prognosen sind.
- Steuern und Jahresbeiträge unterschlagen. Sie machen die größten Löcher und lassen sich gut vorhersehen.
- Nur auf den Endbestand schauen. Auch Monate mit starkem Zufluss und Abfluss zeigen Schwankungen, die Sie managen müssen.
Fertige Vorlage: Cashflow-Verwaltung
Die Excel-Vorlage „Cashflow-Verwaltung und Cashflow-Bericht“ (kostenpflichtig) bietet diesen Aufbau fertig:
- Stammdaten: Konten mit Anfangsbeständen zum Jahresbeginn, Einnahme- und Ausgabekategorien sowie Berichtsjahr und -modus.
- Buchungen: bis zu 2500 Buchungen mit Datum, Konto, Art, Kategorie, Geschäftspartner, Betrag und Typ „Ist“ oder „Plan“.
- Cashflow: Einnahmen und Zahlungen nach Kategorien und Monaten, Netto-Cashflow, Bestand am Anfang und Ende sowie Diagramme.
- Konten: Bestand je Konto für heute.
In den Parametern wählen Sie, ob nur „Ist“, nur „Plan“ oder beides zusammen angezeigt wird. Monate mit negativem Endbestand sind rot markiert. Es ist ein Management-Bericht, der keine Buchhaltung ersetzt. Die Vorlage läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch.
FAQ
Worin unterscheiden sich Cashflow und Gewinn?
Der Gewinn rechnet Erträge und Aufwendungen in der Periode, in der sie entstehen. Der Cashflow rechnet Geld in der Periode, in der es fließt. Investitionen und Kredittilgungen beeinflussen den Cashflow, aber nicht den Gewinn in gleicher Weise.
Wie oft sollte ich den Cashflow auswerten?
Monatlich für den Bericht, wöchentlich für die Kurzfristplanung. Ein Blick montags reicht, wenn die Buchungen aktuell sind.
Was gehört in die Cashflow-Rechnung nicht hinein?
Alles, was kein Geld bewegt: Abschreibungen, Rückstellungen, offene Rechnungen. Auch Überweisungen zwischen eigenen Konten bleiben außen vor.
Reicht diese Tabelle für die Bank?
Als Grundlage für ein Gespräch ja. Für Kreditanträge verlangt die Bank meist weitere Unterlagen wie Jahresabschluss oder betriebswirtschaftliche Auswertungen.
