Feuerlöscher-Journal in Excel führen: Prüffristen berechnen und nichts mehr vergessen

Feuerlöscher hängen jahrelang unauffällig an der Wand, und genau das ist das Problem: Ihre Prüfung und gegebenenfalls Neufüllung fällt nicht auf, bis jemand bei einer Kontrolle auf das Datum schaut. Dann ist die Frist oft schon lange abgelaufen. Wer in einem Büro, Lager, Geschäft oder einer kleinen Organisation dafür zuständig ist, braucht keine Spezialsoftware, sondern ein Journal, das erinnert.

In diesem Artikel bauen Sie ein solches Journal in Excel: mit den richtigen Spalten, einer Formel für die nächste Frist je Löschertyp, einer Ampel und einer Liste dessen, was zuerst erledigt werden muss. Wichtiger Hinweis vorab: Die Intervalle in den Beispielen sind Richtwerte. Maßgeblich sind Datenblatt, Herstellerangaben und die örtlichen Vorschriften.

Welche Angaben ins Journal gehören

Jeder Feuerlöscher ist eine Zeile:

Legen Sie die Typen mit ihren Intervallen auf einem eigenen Blatt an, zum Beispiel Typ „Pulver 4 kg“, Prüfintervall in Monaten, Fülllintervall in Monaten. Die Werte tragen Sie aus Datenblatt und Vorschriften ein, nicht aus dem Gedächtnis.

Nächste Fristen per Formel

Das nächste Prüfdatum ergibt sich aus der letzten Prüfung plus Intervall. Mit EDATUM rechnen Sie in Monaten:

=EDATUM(F2;SVERWEIS(B2;Typen!$A$2:$C$20;2;FALSCH))

Dabei ist F2 die letzte Prüfung, B2 der Typ, und die zweite Spalte der Typentabelle enthält das Prüfintervall in Monaten. Analog berechnen Sie die nächste Befüllung aus dem Befüllungsdatum und dem Fülllintervall in Spalte 3. Beispiel: Letzte Prüfung 15.05.2024, Intervall 24 Monate: nächste Prüfung 15.05.2026.

Die maßgebliche Frist ist die frühere von beiden: =MIN(Prüfung_nächste;Befüllung_nächste).

Verbleibende Tage und Ampel

Die verbleibenden Tage sind =G2-HEUTE(). Daraus die Ampel, wobei die 30 Tage Vorwarnzeit in einer Parameterzelle stehen sollten:

=WENN(G2<HEUTE();"Überfällig";WENN(G2-HEUTE()<=Vorwarnung;"Bald fällig";"In Ordnung"))

Rot für „Überfällig“, gelb für „Bald fällig“, grün für „In Ordnung“. Wenn Sie HEUTE() durch eine Stichtagszelle ersetzen, können Sie auch den Stand zu einem anderen Datum prüfen, zum Beispiel für die Planung der nächsten Wartungsrunde.

Die Aufgabenliste: Was zuerst?

Sortiert nach der längsten Überfälligkeit ist die Liste am nützlichsten. Mit KKLEINSTE holen Sie die frühesten Fristen:

=KKLEINSTE(G:G;ZEILE()-1)

und mit INDEX und VERGLEICH die dazugehörige Inventarnummer. Einfacher geht es mit einem Filter und Sortierung: Filtern Sie auf „Überfällig“ und „Bald fällig“ und sortieren Sie nach Datum aufsteigend. Wer das Journal einer Kollegin oder einem Kollegen übergibt, hat damit eine klare Arbeitsliste.

Auswertung für die Leitung

Zählen Sie, wie viele Löscher es je Typ und Raum gibt und wie viele überfällig oder bald fällig sind: =ZÄHLENWENNS(Typ;"Pulver 4 kg";Status;"Überfällig"). So sieht die Leitung auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht, und kann Termine mit dem Fachbetrieb bündeln.

Häufige Fehler

• Fristen im Kopf oder auf Aufklebern verwalten, aber nirgends zentral erfassen.
• Intervalle fest in Formeln schreiben statt in einer Typentabelle zu pflegen.
• Neue Löschertypen nicht anlegen und mit falschen Intervallen rechnen.
• Prüfung und Wartung selbst durchführen, obwohl dafür befugte Fachbetriebe nötig sind.

Fertige Excel-Vorlage für das Feuerlöscher-Journal

Die kostenpflichtige Vorlage „Feuerlöscher-Journal“ rechnet das alles für Sie. Auf dem Blatt „Parameter“ stellen Sie den Stichtag, die Vorwarnzeit in Tagen, die Prüf- und Füllintervalle je Typ (etwa Pulver 4 kg oder CO₂ 3 kg) und die Raumliste ein. Neue Typen tragen Sie in eine freie Zeile der Typentabelle ein, sie erscheinen dann in der Auswahlliste.

Das „Journal“ nimmt bis zu 200 Feuerlöscher auf: Inventarnummer, Typ, Raum, Standort, Verantwortlicher, Befüllungs- und Prüfdatum, Fristen und Ampel. Auf dem Blatt „Handlungsbedarf“ stehen überfällige und bald fällige Löscher der Reihe nach, beginnend mit den am längsten überfälligen. Die „Übersicht“ zeigt die Anzahl nach Typen und Räumen, überfällig, bald fällig und in Ordnung, dazu ein Diagramm.

Das spart Ihnen Formeln, Formatierung und Sortierlogik. Im Lieferumfang sind eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten. Die Datei arbeitet mit gewöhnlichen Formeln, ohne Makros, in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Intervalle sind Richtwerte: Gleichen Sie sie vor der Arbeit mit den örtlichen Vorschriften und den Herstellerangaben ab. Das Journal ist ein Erinnerungsjournal und ersetzt keine Prüfprotokolle.

FAQ

Wer darf Feuerlöscher prüfen und warten?

Das regeln örtliche Vorschriften und die Herstellerangaben. In der Regel sind dafür qualifizierte Fachbetriebe oder befugte Personen zuständig. Excel erinnert Sie an den Termin, die Prüfung selbst ersetzt es nicht.

Wie viele Feuerlöscher brauche ich überhaupt?

Das hängt von Fläche, Brandgefährdung und örtlichen Vorgaben ab. Lassen Sie sich von einer fachkundigen Person oder der zuständigen Stelle beraten, statt eine Faustzahl zu verwenden.

Soll ich Feuerlöscher mit Inventaraufklebern versehen?

Ja, eine eindeutige Inventarnummer am Gerät macht die Zuordnung zum Journal einfach. Der Prüfaufkleber des Fachbetriebs ersetzt sie nicht, sondern ergänzt sie.

Was mache ich mit ausgemusterten Löschern?

Behalten Sie die Zeile, ergänzen Sie ein Ausmusterungsdatum und nehmen Sie das Gerät aus der Ampelrechnung. So bleibt die Historie erhalten.