KHIZHNYAKOVHochzeitsbudget planen: Kosten, Anzahlungen und Gästeliste im Griff
Hochzeitsbudget und Gästeliste mit Sitzordnung — Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Eine Hochzeit besteht aus Dutzenden Entscheidungen, Verträgen und Zahlungen – und aus einer Gästeliste, die sich bis zum letzten Moment ändert. Schnell weiß niemand mehr, welche Anzahlung schon geleistet ist, wann die Restzahlung an den Caterer fällig wird und ob Tante Inge eigentlich zugesagt hat.
Mit einer gut aufgebauten Excel-Tabelle behalten Sie beides im Griff: Budget und Gäste. In diesem Artikel zeige ich, wie Sie ein realistisches Budget aufstellen, mit Plan, Vertrag und Zahlungen arbeiten und die Gästeliste so führen, dass Sitzordnung und Menübestellung fast von allein entstehen.
Schritt 1: Gesamtbudget und Reserve
Legen Sie zuerst fest, wie viel Sie insgesamt ausgeben möchten und können, inklusive eventueller Zuschüsse der Familie. Davon ziehen Sie gleich eine Reserve für Unvorhergesehenes ab, etwa 10 %. Bei 15.000 EUR Gesamtbudget planen Sie also mit 13.500 EUR und halten 1.500 EUR zurück.
Schritt 2: Die Gästezahl bestimmt das Budget
Die Gästezahl ist der größte Kostentreiber. Location, Catering, Getränke, Papeterie und Gastgeschenke hängen direkt daran. Eine einfache Kennzahl hilft bei jeder Diskussion über die Gästeliste:
Kosten pro Gast = gästeabhängige Kosten / Anzahl Gäste
Kostet das Menü inklusive Getränke 95 EUR pro Person, bedeuten zehn zusätzliche Gäste fast 1.000 EUR mehr – plus Papeterie und Gastgeschenke.
Schritt 3: Kategorien mit Plan, Vertrag und Zahlung
Für jeden Posten führen Sie vier Beträge: Plan, tatsächlicher Betrag laut Vertrag, bereits bezahlt und Restbetrag.
| Posten | Plan | Vertrag | bezahlt | Rest | fällig bis |
|---|---|---|---|---|---|
| Location | 2.500 | 2.800 | 1.000 | 1.800 | 01.08. |
| Catering (80 × 95) | 7.600 | 7.600 | 2.000 | 5.600 | 15.08. |
| Fotograf | 1.800 | 1.650 | 500 | 1.150 | 22.08. |
| Band/DJ | 1.000 | 1.200 | 300 | 900 | 22.08. |
| Summe | 12.900 | 13.250 | 3.800 | 9.450 |
Der freie Rest Ihres Budgets ergibt sich so: Gesamtbudget minus Reserve minus Summe der Posten. Liegt für einen Posten noch kein Vertrag vor, nehmen Sie den Planbetrag:
=WENN(C2="";B2;C2)
Im Beispiel: 15.000 − 1.500 − 13.250 = 250 EUR frei für Blumen, Kleid, Ringe und Papeterie. Spätestens jetzt wird klar, dass die Planung nachjustiert werden muss.
Schritt 4: Fristen nicht verpassen
Mit einer Ampelformel sehen Sie, welche Restzahlung ansteht:
=WENN(E2<=0;"Bezahlt";WENN(HEUTE()>F2;"Überfällig";WENN(F2-HEUTE()<=14;"Frist naht";"Offen")))
Mit bedingter Formatierung färben Sie „Überfällig“ rot und „Frist naht“ gelb.
Schritt 5: Die Gästeliste
Führen Sie jede Einladung als eine Zeile: Name, Gruppe (Familie Braut, Freunde Bräutigam …), Anzahl Erwachsene, Anzahl Kinder, Einladung verschickt, Antwort, Tisch, Menü (z. B. Fleisch, Fisch, vegetarisch).
Die Zahl der Zusagen zählt SUMMEWENN:
=SUMMEWENN(F:F;"Kommt";C:C)
Für die Sitzordnung prüfen Sie zweierlei: Hat jeder zugesagte Gast einen Tisch? Und ist kein Tisch überbelegt? Die Belegung eines Tisches berechnen Sie mit SUMMEWENNS über Tischnummer und Antwort „Kommt“ und vergleichen sie mit der Platzzahl.
Die Menübestellung für das Restaurant ergibt sich dann mit derselben Logik: Summe der Personen je Menüart unter allen Zusagen.
Häufige Fehler
- Kleine Posten unterschätzen. Haare und Make-up, Trauringe gravieren, Kinderbetreuung, Übernachtungen – zusammen schnell vierstellig.
- Keine Reserve. Fast jede Hochzeit wird am Ende teurer als geplant.
- Zusagen nicht nachfassen. Setzen Sie eine Antwortfrist und rufen Sie danach gezielt nach.
- Paare und Familien als eine Person zählen. Führen Sie immer die Personenzahl pro Einladung.
Fertige Vorlage: Hochzeitsbudget und Gästeliste mit Sitzordnung
Unsere kostenpflichtige Excel-Vorlage bündelt Budget und Gäste in einer Datei:
- Auf dem Blatt „Parameter“ legen Sie Name und Datum der Feier, Gesamtbudget, Reserve, Tische und Plätze, Ausgabenkategorien, Gästegruppen und Menüarten fest.
- Das Blatt „Ausgaben“ fasst bis zu 300 Posten mit Plan, Ist laut Vertrag, bezahltem Betrag, Frist der Restzahlung, Restbetrag, Abweichung und einer Ampel für den Zahlungsstatus („Frist naht“, „Überfällig“).
- Die „Gäste“ bieten Platz für bis zu 500 Zeilen mit Personen und Kindern, Einladung, Antwort, Tisch und Menü. Die Spalte „Prüfung“ meldet „Tisch benötigt“ und markiert überbelegte Tische.
- Die „Übersicht“ zeigt Budget nach Kategorien, freien Rest, noch offene Zahlungen, Gäste nach Antworten und die Menübestellung für das Restaurant in zwei Diagrammen.
Die Vorlage eignet sich auch für Jubiläen, Firmenfeiern oder Familienfeste. Sie funktioniert ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice.
Häufige Fragen
Wann sollten wir mit der Budgetplanung beginnen?
Vor der ersten Buchung. Location und Gästezahl legen den größten Teil des Budgets fest, und beides wird meist zuerst entschieden.
Wie gehen wir mit Geldgeschenken um?
Planen Sie sie nicht fest ein. Ob und wie viel geschenkt wird, wissen Sie erst nach der Feier. Wer sie trotzdem berücksichtigen möchte, setzt sie vorsichtig an.
Wie teilen wir Kosten mit den Eltern auf?
Ergänzen Sie in der Ausgabenliste eine Spalte „Wer zahlt“. So sehen alle Beteiligten transparent, welche Posten übernommen wurden.
Was tun, wenn Gäste kurzfristig absagen?
Aktualisieren Sie die Antwort sofort und prüfen Sie, bis wann das Catering die finale Personenzahl benötigt. Meist gibt es eine feste Frist, nach der Absagen trotzdem berechnet werden.
