KHIZHNYAKOVJahresarbeitsplan der Abteilung in Excel erstellen und den Erfüllungsbericht automatisieren
Arbeitsplan der Abteilung für das Jahr mit Erfüllungsbericht in Excel – Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Der Jahresarbeitsplan einer Abteilung wird im Januar sorgfältig geschrieben, in der Schublade abgelegt und im Dezember wieder hervorgeholt. Dann beginnt die Rekonstruktion: Was wurde erledigt, was ist liegen geblieben, und wer war eigentlich zuständig? Das kostet Zeit und führt zu Berichten, die mehr auf Erinnerung als auf Daten beruhen.
Mit wenigen Spalten und drei Formeln lässt sich das ändern. Sie lesen hier, wie ein Plan aufgebaut sein sollte, wie der Status jeder Maßnahme automatisch entsteht und wie Sie daraus eine Erfüllungsquote berechnen, die Sie der Leitung zeigen können.
Aufbau des Plans: eine Maßnahme pro Zeile
Jede Maßnahme bekommt eine Zeile. Bewährt haben sich diese Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Nr. | laufende Nummer |
| Abschnitt | z. B. Personal, Qualität, Beschaffung |
| Maßnahme | knapp, mit überprüfbarem Ergebnis |
| Verantwortliche Person | genau eine Person |
| Frist | Datum |
| Erledigt am | Datum, leer solange offen |
| Fertigstellung in % | Zwischenstand |
| Quartal, Status | Formeln |
Formulieren Sie Maßnahmen so, dass man am Ende mit Ja oder Nein antworten kann. „Schulungskonzept verbessern“ ist schwer zu bewerten, „Schulungskonzept bis 30. Juni dem Team vorstellen“ nicht. Und: Eine Maßnahme, die fünf Verantwortliche hat, hat keinen.
Quartal und Status per Formel
Das Quartal ergibt sich aus der Frist. Steht sie in E2:
=AUFRUNDEN(MONAT(E2)/3;0)
Der Status folgt aus Frist (E2), Erledigungsdatum (F2) und Fertigstellung (G2). Eine mögliche Formel:
=WENN(ODER(F2<>"";G2=1);WENN(F2>E2;"Verspätet erledigt";"Erledigt");WENN(E2<HEUTE();"Überfällig";WENN(E2-HEUTE()<=14;"Frist läuft ab";WENN(G2>0;"In Arbeit";"Nicht begonnen"))))
Das sieht lang aus, ist aber nur eine Kette von Fragen: Ist es erledigt? Wenn ja, rechtzeitig? Wenn nein, ist die Frist schon verstrichen, läuft sie bald ab, wurde angefangen? Schreiben Sie die 14 Tage in eine Parameterzelle, damit Sie sie später anpassen können.
Erfüllung in Prozent berechnen
Für den Bericht brauchen Sie eine Zahl. Legen Sie eine Hilfsspalte „Erfüllung“ an: 100 %, wenn ein Erledigungsdatum vorhanden ist, sonst der eingetragene Fertigstellungsgrad. Dann gilt:
=MITTELWERT(H2:H61) für die Gesamtquote,
=MITTELWERTWENN(C2:C61;"Personal";H2:H61) für einen Abschnitt.
Ein kleines Beispiel: Ein Abschnitt hat vier Maßnahmen. Zwei sind erledigt (je 100 %), eine zu 50 % fertig, eine nicht begonnen. Die Erfüllung beträgt (100 + 100 + 50 + 0) / 4 = 62,5 %. Beachten Sie, dass dieser Durchschnitt alle Maßnahmen gleich gewichtet. Wenn eine Maßnahme dreimal so aufwendig ist wie die anderen, sollten Sie das im Bericht erläutern.
Aus dem Plan den Bericht ableiten
Ein guter Bericht beantwortet drei Fragen: Wie viel ist erledigt? Was ist überfällig? Was ist der Grund? Die ersten beiden liefert Excel:
=ZÄHLENWENN(I2:I61;"Überfällig")zählt die Maßnahmen im Verzug.- Mit einem Filter auf den Status erhalten Sie die Liste der überfälligen Maßnahmen samt Verantwortlichen.
- Eine Pivot-Tabelle zeigt die Erfüllung je Quartal und je verantwortlicher Person.
Den Grund für Verzug trägt die verantwortliche Person ein, am besten in einer Bemerkungsspalte. Das verhindert Diskussionen im Bericht.
Typische Fehler
- Frist und Erledigungsdatum in derselben Spalte überschreiben, sodass der Verzug nicht mehr sichtbar ist.
- Pläne nur zum Jahresende prüfen. Besser: monatlich fünf Minuten auf den Status schauen.
- Maßnahmen ohne Verantwortliche oder mit „Abteilung“ als Verantwortlichem.
- Schwellen („läuft ab“) hartcodiert in Formeln.
Fertige Excel-Vorlage für Arbeitsplan und Bericht
Wer die Formeln nicht selbst bauen will, findet die Vorlage „Arbeitsplan der Abteilung für das Jahr mit Erfüllungsbericht“. Sie ist kostenpflichtig. Auf dem Blatt „Verzeichnisse“ tragen Sie Organisation, Jahr, den Vorlauf für „Frist läuft ab“, die Planabschnitte (bis zu 8) und die Verantwortlichen (bis zu 10) ein. Im Blatt „Plan“ erfassen Sie bis zu 500 Maßnahmen mit Abschnitt, Formulierung, Verantwortlichem, Frist und Erledigungsdatum oder Fertigstellungsgrad. Quartal, Status und Verzug berechnet die Datei selbst.
Die „Übersicht“ zeigt Summen, die Erfüllung nach Quartalen und Verantwortlichen, den Status und zwei Diagramme. Das Blatt „Bericht“ fasst die Erfüllung nach Abschnitten zusammen, listet überfällige Maßnahmen auf und enthält Zeilen für die Unterschrift. Das spart Ihnen den Aufbau der Formeln und das Zusammenkopieren des Berichts. Die Datei enthält eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Beispiel mit erfundenen Daten, kommt ohne Makros aus und läuft in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice. Sie ersetzt kein genehmigtes Planformular; Formulierungen und Abläufe gleichen Sie mit den Regeln Ihrer Organisation ab.
FAQ
Wie viele Maßnahmen sollte ein Jahresarbeitsplan haben?
So viele, wie das Team realistisch bewältigt. Als Faustregel hilft: Plant jede Person mehr als eine Handvoll großer Maßnahmen pro Quartal, wird der Plan selten vollständig umgesetzt. Besser weniger, dafür klar formuliert.
Wie gehe ich mit Maßnahmen um, die sich verschieben?
Ändern Sie die Frist nicht stillschweigend. Notieren Sie die alte Frist und den Grund in einer Bemerkung, sonst wird der Verzug im Bericht unsichtbar. Wiederholte Verschiebungen sind ein Hinweis, dass die Maßnahme zu groß oder unklar formuliert ist.
Reicht ein einfacher Prozentwert als Erfüllung?
Für den ersten Überblick ja. Wenn Maßnahmen sehr unterschiedlich aufwendig sind, ergänzen Sie ein Gewicht oder berichten Sie zusätzlich die Zahl erledigter Maßnahmen. Wichtig ist, dass die Methode im Bericht benannt wird.
Wann sollte ich den Plan überprüfen?
Einmal im Monat kurz, einmal im Quartal gründlich: Was ist überfällig, was muss neu priorisiert werden? So wird der Bericht am Jahresende zur Zusammenfassung statt zur Spurensuche.
