Zahlungsregister in Excel führen: Zahlungsanträge, Genehmigung und Limits im Griff

Zahlungsanträge kommen per E-Mail, im Chat oder auf einem Zettel. Die Buchhaltung sammelt sie ein, die Geschäftsführung gibt frei, und irgendwo dazwischen geht der dringende Antrag unter, während ein anderer doppelt bezahlt wird. Am Monatsende stellt man fest, dass das Budget für Reisekosten längst aufgebraucht war.

Ein Zahlungsregister in Excel löst genau dieses Problem, wenn es sauber aufgebaut ist. Hier lesen Sie, welche Spalten nötig sind, wie Sie Fristen und Limits per Formel überwachen und wie ein Zahlungskalender für die nächsten zwei Wochen entsteht.

Ein Antrag, eine Zeile

Das Grundprinzip: Jeder Zahlungsantrag ist genau eine Zeile in einer einzigen Tabelle. Folgende Spalten haben sich bewährt:

Wählen Sie Status, Abteilung und Kostenart über Dropdown-Listen aus. Freitext in diesen Spalten ist die häufigste Ursache für falsche Summen.

Doppelzahlungen vermeiden

Eine Rechnung wird oft doppelt bezahlt, weil sie einmal als PDF und einmal per Post ankommt. Prüfen Sie beim Erfassen, ob Geschäftspartner und Betrag schon vorkommen. Mit einer Hilfsspalte geht das automatisch:

=WENN(ZÄHLENWENNS(C:C;C2;F:F;F2)>1;"Prüfen: möglicher Doppelantrag";"")

Das ersetzt keine inhaltliche Prüfung (zwei Rechnungen über denselben Betrag können legitim sein), liefert aber den Hinweis, an dem man hängen bleibt.

Fristen und Ampel

Aus der Zahlungsfrist (G2) und dem Status (I2) lässt sich eine Ampel bauen:

=WENN(I2="Bezahlt";"Erledigt";WENN(G2<HEUTE();"Überfällig";WENN(G2-HEUTE()<=3;"Bald fällig";"Im Zeitplan")))

Färben Sie „Überfällig“ rot und „Bald fällig“ gelb. Wichtig: Abgelehnte Anträge sollten Sie ausnehmen, sonst bleibt die Ampel dauerhaft rot.

Limits je Kostenart überwachen

Legen Sie auf einem eigenen Blatt die Kostenarten mit Monatslimit an, etwa Marketing 4.000 EUR, Reisekosten 2.500 EUR, Büromaterial 600 EUR. Für den Rest brauchen Sie die Summe der bezahlten und der geplanten (genehmigten) Anträge:

=SUMMEWENNS(F:F;E:E;"Marketing";I:I;"Bezahlt")+SUMMEWENNS(F:F;E:E;"Marketing";I:I;"Genehmigt")

Das Limit minus diese Summe ergibt das verbleibende Budget. Beispiel: Limit 4.000 EUR, bezahlt 2.100 EUR, genehmigt 1.850 EUR. Der Rest beträgt 50 EUR. Kommt ein weiterer Antrag über 300 EUR, zeigt der Rest −250 EUR, und die Zelle sollte rot werden. Beschränken Sie die Auswertung auf den laufenden Monat, indem Sie zusätzlich nach dem Zahlungsdatum filtern oder eine Monatsspalte mitführen.

Zahlungskalender für 14 Tage

Für die Liquiditätsplanung ist interessant, was in den nächsten Tagen fällig wird. Legen Sie in einer Spalte die Tage ab heute an (=HEUTE(), =A2+1, …) und summieren Sie daneben:

=SUMMEWENNS(F:F;G:G;A2;I:I;"Genehmigt")

So sehen Sie je Tag, wie viel freigegeben ist und bezahlt werden muss. Überfällige Beträge fassen Sie in einer eigenen Zeile zusammen.

Häufige Fehler

• Mehrere Tabellen für mehrere Abteilungen, die niemand zusammenführt.
• Beträge als Text mit „EUR“ oder Punkt und Komma gemischt eingeben.
• Den Status nicht pflegen. Ein Register ist nur so gut wie sein letzter Eintrag.
• Das Zahlungsdatum überschreiben statt die Zeile als „Bezahlt“ zu markieren.

Fertige Excel-Vorlage für das Zahlungsregister

Die Vorlage „Zahlungsregister und Zahlungsanträge mit Genehmigung“ ist kostenpflichtig und setzt dieses Vorgehen fertig um. Auf dem Blatt „Stammdaten“ pflegen Sie Kostenarten mit Monatslimits, Abteilungen und Genehmigende. Im Blatt „Zahlungsanträge“ erfassen Sie bis zu 1200 Anträge mit Abteilung, Geschäftspartner, Grund, Kostenart, Betrag, Frist, Genehmigendem, Status, Zahlungsdatum, Zahlungs-Nr. und Priorität. Eine Ampel zeigt, was überfällig ist.

Der „Zahlungskalender“ führt für die nächsten 14 Tage pro Tag auf, was zu zahlen ist, und zeigt, was überfällig ist. Die „Übersicht“ liefert Summen nach Status sowie Limits und Ausgaben je Kostenart im Monat samt Diagrammen. Überschreitungen werden rot. Die Status sind fest vorgegeben, den Genehmigungsablauf legen Sie selbst fest; Abteilungen, Kostenarten und Genehmigende sind frei editierbar.

Sie sparen sich den Aufbau von Formeln, Listen und Auswertung. Enthalten sind eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten. Die Datei arbeitet ohne Makros, läuft in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Limits, Fristen und Ablauf passen Sie an die Regeln Ihrer Organisation an.

FAQ

Wie lange sollte ich bezahlte Anträge im Register behalten?

Das hängt von den Aufbewahrungsregeln Ihrer Organisation ab, die Sie vor Ort prüfen sollten. Praktisch: Legen Sie pro Jahr eine eigene Datei an, damit die aktuelle Tabelle schnell bleibt, und archivieren Sie die alte.

Wer sollte das Register pflegen?

Am besten eine Person, meist in der Buchhaltung oder im Büromanagement. Die Abteilungen reichen Anträge ein, tragen sie aber nicht selbst ein. Das verhindert, dass Status und Beträge von mehreren Seiten verändert werden.

Wie gehe ich mit Teilzahlungen um?

Erfassen Sie jede Teilzahlung als eigenen Antrag mit eigener Frist und verweisen Sie im Grund auf die Rechnungsnummer. So bleibt jede Zeile eindeutig und die Summen stimmen.

Ersetzt das Register die Buchhaltung?

Nein. Es ist ein Steuerungsinstrument für Anträge, Fristen und Limits. Die ordnungsgemäße Buchführung bleibt Aufgabe Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrer Steuerberatung.