KHIZHNYAKOVKita-Anwesenheitsliste in Excel führen und den Elternbeitrag automatisch berechnen
Anwesenheitsliste einer Kindertagesstätte und Elternbeitrag in Excel – Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Am Monatsende sitzen viele Erzieherinnen und Leitungen vor einer Liste mit Kreuzchen und Strichen und zählen. Wie viele Werktage hatte der Monat, wie viele Tage war das Kind da, wie viele krank, und was bedeutet das für den Beitrag, wenn es eine Ermäßigung gibt? Ein Zählfehler, und Eltern rufen an.
Diese Rechnung lässt sich in Excel komplett automatisieren. Sie lesen hier, wie eine Anwesenheitsliste mit Tagesvermerken aufgebaut ist, wie Werktage ohne Feiertage gezählt werden und wie aus Besuchstagen ein Beitrag wird. Die Beispiele sind bewusst allgemein gehalten: Welche Beitragsregeln bei Ihnen gelten, legt Ihr Träger fest.
Die Anwesenheitsliste aufbauen
Eine Zeile pro Kind, eine Spalte pro Kalendertag (bis zu 31). In die Zelle kommt ein kurzer Vermerk:
| Vermerk | Bedeutung |
|---|---|
| + | anwesend |
| K | krank |
| U | Urlaub |
| F | aus anderem Grund gefehlt |
Legen Sie dafür ein Dropdown an, damit niemand „k“, „Krank“ und „krank“ durcheinander schreibt. Färben Sie Wochenenden und Feiertage grau ein, damit man sie nicht aus Versehen befüllt.
Wochentage und Feiertage berechnen
Ändert sich der Monat, ändern sich auch die Wochentage. Deshalb sollten Sie nur das Datum des ersten Tages eintragen und die übrigen daraus ableiten: =B1+1 für den nächsten Tag. Der Wochentag steht dann in =TEXT(B1;"TTT"). Die Zahl der Werktage im Monat liefert:
=NETTOARBEITSTAGE(B1;MONATSENDE(B1;0);Feiertage)
Dabei ist „Feiertage“ ein benannter Bereich, in den Sie die Feiertage des Monats eintragen. Beispiel: Ein Monat mit 30 Tagen hat 22 Wochentage, einer davon ist ein Feiertag. Es bleiben 21 Werktage.
Besuchstage und Fehltage zählen
Für jedes Kind zählen Sie die Vermerke einzeln:
=ZÄHLENWENN(B5:AF5;"+") für Anwesenheitstage,
=ZÄHLENWENN(B5:AF5;"K") für Krankheitstage,
=ZÄHLENWENN(B5:AF5;"U") für Urlaubstage.
Wenn jemand einen Vermerk an einem Wochenende setzt, zählt er mit, was nicht gewollt ist. Eine Hilfszeile, die Wochenenden und Feiertage mit 0 und alle anderen Tage mit 1 markiert, verhindert das: =SUMMENPRODUKT((B5:AF5="+")*(B$3:AF$3=1)).
Elternbeitrag berechnen
Wie der Beitrag zustande kommt, ist von Träger zu Träger verschieden. Zwei häufige Modelle:
- Nach Besuchstagen: Anwesenheitstage mal Tagessatz, zum Beispiel Verpflegungskosten pro Tag.
- Für alle Werktage: Der Beitrag fällt unabhängig vom Besuch an.
Dazu kommt eine mögliche Ermäßigung, etwa 50 % oder 100 % bei bestimmten Voraussetzungen. Als Formel mit Ermäßigungsfaktor (0 bei voller Ermäßigung, 0,5 bei halber, 1 ohne):
=Besuchstage*Tagessatz*Faktor
Beispiel: Ein Kind war 17 Tage da, der Tagessatz beträgt 4,50 EUR, es gibt 50 % Ermäßigung. Beitrag: 17 × 4,50 EUR × 0,5 = 38,25 EUR. Ohne Ermäßigung wären es 76,50 EUR. Für die Gruppe summieren Sie die Einzelbeiträge mit SUMME.
Übersicht für die Leitung
Die Leitung interessiert meist die durchschnittliche Anwesenheit pro Tag. Zählen Sie je Tag die „+“ in der Spalte (=ZÄHLENWENN(B5:B44;"+")) und bilden Sie darüber den MITTELWERT für den Monat. So erkennen Sie Tage mit auffällig niedriger Anwesenheit, etwa vor Feiertagen.
Häufige Fehler
- Wochenenden und Feiertage von Hand grau färben und die Werktage nicht per Formel zählen.
- Beitragssätze fest in Formeln schreiben statt in Parameterzellen.
- Beim Monatswechsel alte Vermerke stehen lassen. Legen Sie lieber eine Kopie pro Monat an.
- Ermäßigung als Text („50%“) statt als Zahl führen.
Fertige Excel-Vorlage für die Kita-Anwesenheit
Die kostenpflichtige Vorlage „Anwesenheitsliste einer Kindertagesstätte und Elternbeitrag“ nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Auf dem Blatt „Gruppe“ tragen Sie Einrichtung, Gruppe, Erzieher, Monat, Verpflegungskosten, den Berechnungsmodus für den Beitrag und die Feiertage ein. Im Blatt „Kinder“ führen Sie die Liste der Kinder mit Geburtsjahr und Beitragsermäßigung (Nein, 50 %, 100 %).
Das Blatt „Anwesenheit“ fasst bis zu 40 Kinder auf 31 Tage. Sie setzen die Vermerke +, K, U und F, Wochenenden und Feiertage sind eingefärbt, und rechts stehen Summen und Beitrag. Die „Übersicht“ zeigt die Anwesenheit nach Tagen, die durchschnittliche Anwesenheit, die Beitragssumme und ein Diagramm. Beim Monatswechsel ändern Sie das Datum des ersten Tages auf dem Blatt „Gruppe“ und löschen die Vermerke.
So sparen Sie das Nachzählen und die Formelarbeit. Enthalten sind eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Beispiel mit erfundenen Daten. Es ist eine Excel-Tabelle mit gewöhnlichen Formeln, ohne Makros, für Excel 2007 und neuer sowie LibreOffice, auf Deutsch. Beitragssätze, Ermäßigungen und Richtwerte stehen in den Parametern: Gleichen Sie sie vor der Nutzung mit den Regeln Ihrer Einrichtung ab.
FAQ
Wie gehe ich mit Eingewöhnung und halben Tagen um?
Wenn Ihre Einrichtung halbe Tage anders abrechnet, ergänzen Sie einen eigenen Vermerk und einen Faktor in der Formel. Klären Sie das vorher mit Ihrem Träger, damit die Zählweise für alle Eltern gleich ist.
Dürfen Anwesenheitslisten mit Namen in Excel geführt werden?
Das hängt von den Datenschutzregeln Ihres Trägers und Ihres Landes ab. Speichern Sie die Datei nur an dafür vorgesehenen Orten, schützen Sie sie mit einem Passwort und geben Sie sie nicht per ungeschützter E-Mail weiter.
Wie lange sollte ich die Listen aufbewahren?
Die Fristen legen Träger und örtliche Vorschriften fest. Prüfen Sie diese und legen Sie pro Monat oder Jahr eine eigene Datei an, damit Archiv und Arbeitsdatei getrennt bleiben.
Kann ich auch Kurse oder Freizeitgruppen so abrechnen?
Ja, das Prinzip ist dasselbe: Tage oder Termine zählen, einen Satz anwenden, eine Ermäßigung berücksichtigen.
